Hal nan Harus Diperhatikan Saat Membuat Email dalam Bahasa Inggris

Seiring dengan melejitnya karier Anda, maka semakin banyak tuntutan tentunya di dalam kinerja Anda. Salah satunya ialah kemampuan bahasa asing nan harus Anda kuasai. Terutama dalam bahasa Inggris.

Dan biasanya bukan hanya dituntut buat mampu berkomunikasi verbal saja, namun juga dalam bentuk tertulis. Misalnya ketika harus membuat elektronik mail atau nan biasa dikenal dengan email. Meski banyak contoh email nan bisa Anda kutip, namun email protesis sendiri akan lebih baik hasilnya. Dan lebih pas dengan tujuan email Anda.

Bisnis dunia mau tidak mau sudah berada di dalam kandang kehidupan kita. Seni menulis email bisnis dalam bahasa Inggris harus juga dipelajari. Mengapa bahasa Inggris? Karena bahasa Inggris ialah bahasa lingua franca dunia. Lebih dari separuh penduduk bumi ini mempelajari bahasa Inggris.

Karena latar belakang pengguna bahasa Inggris itu dipengaruhi oleh bahasa ibu atau bahasa daerah, kondisi ini membuat bahasa Inggris menjadi banyak ragam. Tapi buat email, harus digunakan bahasa nan sama jenisnya. Karena ini ialah bahasa tulisan, maka format dan pemilihan kata haruslah tepat agar tak salah dimengerti oleh penerima email. Pada artikel berikut ialah mengenai pembahasan tentang contoh email bisnis dalam bahasa Inggris.

Sebuah surat ialah berfungsi buat mewakili seseorang dalam penyampaian maksudnya. Yang dibatasi oleh unsur waktu dan tempat. Sehingga dengan mengirim surat ialah sebagai solusi tepat bagi kedua belah pihak buat berkomunikasi.

Dewasa ini surat tak hanya bisa dikirim dan diterima secara konvensional saja, dengan menggunakan jasa pos. Tapi seiring dengan perkembangan teknologi nan semakin canggih dari waktu ke waktu, maka surat bisa dikirimkan melalui kecanggihan teknologi elektronik atau global maya. Yang biasa Anda kenal dengan electronic mail atau surat elektronik.

Di dalam surat berbahasa Inggris, tentu saja memiliki kaidah nan harus dipatuhi, sama halnya dalam penulisan surat berbahasa Indonesia. Format suratnya cukup jelas dan bisa menjadi acuan bagi Anda pada saat ingin menulis surat tersebut. Apalagi bila surat nan ingin Anda untuk ialah surat bisnis nan tentu saja sifatnya formal.

Adapun format email bisnis pada umumnya ialah sebagai berikut:

1. Kop surat.
2. Nama loka pengirim dan tanggal.
3. Nama perusahaan dan alamat perusahaan penerima email atau nama alamat orang nan akan menerima email tersebut.
4. Attention (att:). Atau juga contact person (CP:). Item nan ini sine qua non bila email ditujukan kepada seseorang di perusahaan tersebut.
5. Subject line. Email tersebut berkaitan dengan hal apa, atau tema apa nan ingin Anda sampaikan dalam isi surat Anda nantinya. Ditulis dengan singkat. Misal: Monthly Report .
6. Pembukaan. Ditulis seperti: Dear Sir/Madam, Dear Mr. X, Dear Ms. Y.
7. Isi atau pesan surat.
8. Penutupan.Ditulis di akhir surat, seperti: Yours truly, Truly yours, Respectfully yours, Sincerely yours, atau Best regards dan Warm regards.
9. Tanda Tangan dan cap perusahaan. Ini absolut harus ada, sebab surat bisnis.
10. Lampiran. Apabila ada.
11. CC (carbon copy). Maksudnya ialah tembusan.

1. Bahasa email dapat formal atau non formal bergantung kepada siapa email akan dikirim tapi tetap harus sopan dan tak terlalu terkesan sangat akrab.
2. Bahasa email dengan satu pengertian. Di dalam email bahasa Inggris harusnya tak terlalu jauh dengan bahasa lisan nan santai, tapi tetap mengena pada sasaran.
3. Menggunakan kalimat sederhana. Bila pun harus menggunakan kalimat kompleks atau majemuk, dibuat dalam kalimat pendek. Semua ini agar pembaca tak harus mengernyitkan kening hanya buat memahami kata-kata dalam email Anda.
4. Business-minded . Maksudnya, isi surat harus singkat, padat, efektif, dan efisien.
5. Tetap menggunakan kata-kata sopan walaupun menanggapi email nan tak menyenangkan.
6. Jangan lupa menuliskan subjek email.

Selain ada hal-hal nan harus diperhatikan, ada pula hal-hal nan harus dihindari dalam penulisan email berbahasa Inggris. Sebagai berikut:

1. Tidak menggunakan kata-kata nan terlalu sulit dipahami.
2. Tidak menggunakan kalimat-kalimat panjang nan bermakna ganda.
3. Tidak memilih kalimat nan membingungkan pembaca.
4. Jangan menggunakan bahasa gurauan, kecuali Anda cukup mengenal baik si penerima surat.

GoodLoving’s Department
0902 BlueMoon, Madrid
Madrid, December, ____

ManlyClothes Agency
4563 Hollywood

Attention : Mr. Great Manner
Subject : Not for a direct selling

Dear Mr. Great Manner,

We have received your order for our new concept of gowns. But, unfortunately, we must return your check.

As a manufacturer, we sell only to dealers, with whom we have very clear wholesale agreements.

However, we really appreciate your interest in our new concept of gowns. We are enclosing a list of retailers in your city who carry a full line of our products. Any of them will be glad to serve you.

Sincerely yours,

Natural Lovers
Marketing Manager

Enclosure : a list of retailers
cc : M r. Milk Nice

b. Lamaran Kerja dengan Email

Mataram, February 13^th 2012

Attention To : Miss Eniya Linda Kinanti

HR Recruitment - PT. Mecca Island

Subject : Job application

Dear Madam,

On this good opportunity, I would like to apply as a Executive Secretary in your company. My name is Sumarni, 25 years old. I am a Manager Secretary in my last Company.

My personality as a hard worker and fast learner. I will be very appreciated if you could give in opportunity to work in your company.

Herewith I enclose my resume, which will give details of my qualification.

Sincerely yours,

Sumarni
Mobile : 08xxxxxxxxxx

Attachment :

Resume of Sumarni

c. Laporan dengan email

Blue Ocean - Denpasar Branch Office

Pasir Putih Street, No.13 Denpasar

Denpasar, November 22^nd 2010

Attention To :

Mr. Nixon HS White

Marketing Manager – Blue Ocean Group

Subject : Monthly Recapitulation Report

Dear Sir,

Hope you are in the good condition and health.

Herewith I send to you the monthly recapitulation report of our product. Such as:

a. GPS Garmin Nuvi 40 LM

b. GPS Mio Moov 300

c. GPS Mio Moov 550

d. GPS Mio Moov 500

e. GPS Tomtom Via 620

f. Several items for the new brand

And also the marketing result graphic for all item with details.

Best regards,

Oneng Sirait
Mobile : 08xxxxxxxxxx

Attachment :

1. Cash flow month of October 2010

2. Cash flow month of September 2010

3. Cash flow month of August 2010

4. GPS Garmin Nuvi 40 LM figures

5. GPS Tomtom Via 620 figures

6. GPS Mio Moov 550 figures

7. GPS Mio Moov 300 figures

8. Customer Information System (CIR) report

Demikian beberapa contoh email nan semoga bermanfaat buat Anda.