Mail Merge

Siapa nan tak kenal dengan nama besar Microsoft. Produk perangkat lunak nan diusung perusahaan besar ini telah mendunia, terutama 2 produk primer mereka yaitu Microsoft Windows dan Microsoft Office. Microsoft Windows ialah sistem operasi nan menjadi landasan sebuah komputer dalam menjalankan berbagai operasi. Sedangkan Microsoft Office ialah pelaksanaan buat pengolahan kata dan data nan terdiri dari beberapa aplikasi, salah satunya ialah Microsoft Word .

Tentu Microsoft Word sudah menjadi pelaksanaan nan tak asing lagi bagi sebagian besar orang, terutama mereka nan duduk di global pendidikan dan global kerja. Microsoft Word telah menjadi pelaksanaan primer di dalam mengerjakan tugas baik tugas sekolah maupun tugas dalam pekerjaan di kantor. Berbagai fitur dan kemampuan nan dimiliki pelaksanaan ini sangat membantu dalam menyelesaikan berbagai laporan dan tugas lainnya.

Secara umum, Microsoft Word ialah pelaksanaan pengolah kata. Namun dibalik itu, banyak fitur tambahan nan dibawa oleh pelaksanaan ini. Microsoft Word nan saat ini sudah mencapai versi 2010 memiliki berbagai fitur nan bisa membantu dalam pekerjaan, seperti:

1. Format tulisan. Format tulisan merupakan hal nan sangat fundamental nan dimiliki oleh Microsoft Word. Walaupun mendasar, fitur ini sangat bermanfaat terutama di dalam mempercantik dokumen nan kita buat.
   
   Dengan Adanya fungsi format ini, Anda dapat mengubah tampilan huruf, tampilan paragraf, memberikan garis tepi dan lain sebagainya dalam dokumen sehingga tampak lebih menarik. Anda juga dapat membuat paragraf buat rata kiri, kanan atau terletak di tengah-tengah. Begitu pula dengan teks nan Anda buat, dapat dibuat cetak tebal, garis bawah maupun teks miring.
2. Fungsi insert dan drawing . Fungsi ini memberikan perbedaan makna nan berbeda dalam dokumen nan Anda buat. Dengan fungsi insert , Anda dapat menambahkan berbagai gambar, tabel maupun tulisan latif ke dalam dokumen nan Anda buat.
   
   Dengan fungsi drawing , Anda dapat menambahkan gambar bentuk-bentuk tertentu, kotak, garis, diagram dan lain sebagainya. Tentunya dengan fasilitas ini, dokumen nan Anda untuk akan lebih lengkap dan menarik.
3. Fitur tabel. Selain teks, Anda juga dapat menambahkan tabel ke dalam dokumen nan Anda ketik dengan menggunakan Microsoft Word. Anda dapat memberikan berbagai imbas pada tabel nan dibuat sehingga dokumen akan tampak lebih bagus.

Bahkan dengan tabel, Anda pun dapat membuat kalender. Anda dapat mendesain sendiri jenis kalender nan dibuat. Meski desainnya tak secantik menggunakan corel draw atau adobe photoshop, paling tak buat kepentingan pribadi dan dicetak dengan kertas sederhana maka sudah cukup menggunakan word buat membuat kalender.

Dengan pembuatan kalender menggunakan Microsoft Word, Anda dapat membuat catatan langsung tentang apa nan bakal Anda kerjakan. Bagi para penulis, ia dapat menargetkan tulisan demi tulisan nan mesti disiapkan. Jika dalam bentuk artikel, ia dapat menentukan berapa banyak artikel dan tanggal berapa artikel mesti selesai.

Demikian juga dengan penulis buku. Ia dapat menentukan kapan deadline buku nan ingin ditulisnya dapat selesai. Cara ini tentu saja praktis dan tidak perlu membeli kalender. Manfaatkan saja Microsoft Word, maka kalender dapat siap dengan cepat.

1. Fitur Posting Blog dan Screenshot . Di Microsoft Word versi terbaru (2007 dan 2010) ada fitur buat mempublikasi blog dengan lebih mudah. Selain itu juga sudah terdapat fungsi screenshot buat mengambil tampilan layar dan menempatkannya ke dalam dokumen secara otomatis.

Jika Anda ditugaskan buat membuat surat nan isinya sama kepada, katakanlah lima atau bahkan sepuluh orang. Isi surat tersebut sama. Jika Anda tak menggunakan mail merge maka Anda bakal kesusahan. Anda bakal sibuk mengcopy setiap surat. Padahal, ada cara ringkas nan diberikan Microsoft Word yaitu dengan pemanfaatan fasilitas mail merge.

Menu mail merge memang disiapkan di Microsoft Word dan bisa digunakan secara mandiri, dalam arti Anda bisa menyimpan dulu data tersebut buat digunakan kemudian. Tetapi, jika Anda ingin langsung mempraktikkannya dalam pembuatan surat, maka Anda harus mengetik surat tersebut terlebih dahulu.

Dalam pembuatan surat tersebut Anda perlu memperhatikan:

1. Anda perlu membuat satu kata kunci buat hal nan datanya akan diganti-ganti.
2. Untuk memudahkan Anda, sebaiknya kata kunci tersebut Anda beri tanda kurung ganda.
3. Setelah itu, pilihlah menu Mailings
4. Ketika tanda panah ke bawah pada tombol tool bar Star Mail Merge, lalu klik Step by Step Mail Merge Wizard. Maka kotak obrolan Mail Merge akan ditampilkan di sebelah kanan atas teks nan Anda tulis
5. Pada kotak obrolan tersebut, klik Letters, lalu klik Next: Starting Documen. Maka akan muncullah kotak obrolan nan menjadi langkah kedua nan mesti dilakukan.
6. Klik Use The Current Document pada Select Starting Document, lalu klik Next: Select recipients buat masuk ke langkah ketiga.
7. Klik Type a new list, lalu klik Next: write your letter, maka kotak obrolan New Address list akan ditampilkan.
8. Pada kotak obrolan tersebut, sudah ada format field-field standar, tetapi jika fielad-field tersebut tak sinkron dengan nan Anda inginkan, Anda cukup mengklik tombol Customize Columns, maka kotak obrolan Customize Address List kan ditampilkan.
9. Setelah itu, pada kotak obrolan tersebut hapuslah field-field nan tak Anda butuhkan dengan klik delete.
10. Jika Anda ingin menambahkan field baru, klik Add maka kotak obrolan Add Field akan muncul. Pada kotak obrolan tersebut, ketikkan nama field baru sesuaikan dengan keinginan Anda, lalu klik OK. Kotak obrolan Customize Address List akan ditampilkan kembali.
11. Kliklah Ok di sudut kiri pada kotak obrolan Customize Address List. Kotak obrolan New Address List akan ditampilkan kembali.
12. Pada kotak obrolan tersebut, isikan data-data nan Anda inginkan pada field-field nan tersedia. Anda terlebih dahulu harus menekan New Entry buat menuliskan data berikutnya.
13. Klik Ok, maka kotak obrolan Save Address List akan ditampilkan.
14. Pada kotak obrolan tersebut, tuliskan nama untik data nan baru saja Anda untuk sinkron dengan keinginan Anda, lalu klik Savw kotak obrolan Mail Merge Recipients akan ditampilkan..
15. Jika Anda perlu melakukan perubahan pada data, klik tanda cek buat menambahkan atau membuang data. Jika tak ada perubahan, klik Ok. Teks nan telah Anda tulis akan ditampilkan.
16. Pada teks tersebut, hapus kata-kata nan bertanda kurung, lalu klik tanda panah pada tombol toolbar insert merge field. Selanjutnya, Anda tinggal mengklik data-data nan bernama sama dengan kata-kata nan Anda hapus.
17. Untuk menampilkannya, klik tombol toolbar Prreview Results.
18. Data-data nan tadi Anda masukkan sudah terganti. Anda cukup mengklik tanda panah di toolbar sambil preview results buat melihat surat ketiga, kedua, dan seterusnya.

Masih banyak lagi fitur lain nan ditawarkan oleh Microsoft Word. Namun sayang, harganya nan cukup mahal membuat tak semua orang dapat menikmati pelaksanaan ini. Walau banyak CD bajakan nan dijual, namun menggunakan pelaksanaan orisinil akan terasa berbeda. Dan pastinya hati akan lebih tenang dengan menggunakan pelaksanaan nan asli.

Maka dari itu, jangan pernah sia-siakan keberadaan Microsoft Word. Meski nantinya desain nan dibuat secara sederhana hasilnya, namun tetap saja ia memiliki peran. Bahkan Anda pun dapat membuat cover majalah dan brosur dengan menggunakan Microsoft Word. Karena itu, pelajarilah fasilitas nan disediakan di Microsoft Word.