Macam-Macam Surat Bisnis

Bisnis nan semakin marak saat ini harus ditopang dengan kemampuan ber komunikasi dengan baik. Salah satu komunikasi nan dijalin ialah melalui surat bisnis bahasa Inggris . Cara membuat surat bisnis berbahasa Inggris ini menyesuaikan dengan konteks dan kebutuhan. Panjang pendeknya pun sinkron dengan keperluan. Yang harus dipelajari ialah pilihan kata dan bagaimana menyampaikannya.

Untuk semua jenis surat dalam bahasa Inggris, pembukaannya dimulai dengan kata ‘Dear’. Setelah itu sebutkan nama orang nan menerima surat itu. Misalnya, ‘Dear Mr. Gun’ atau ‘Dear Ms. Mariam’. Selanjutnya, isi surat nan singkat, padat, dan lugas. Kalau surat nan lengkap semisal surat pemberitahuan dari sebuah bank kepada konsumennya, biasanya ada kop surat, tanggal, alamat pengirim, dan alamat nan dikirimi surat.

Surat bisnis dalam bahasa Inggris ini biasanya dikirim melalui surat elektronik. Isinya dapat mengenai segala sesuatu nan menyangkut urusan bisnis. Misalnya, surat bisnis nan dikirim oleh sebuah perusahaan pemegang merek nan meminta dukungan pihak produsen produk.

Dear Mr. Lee,

We would like to ask for your support. PT. Menara Miring will have a contract of some products for 6 months. Would you give us prices of those products. Names of products are attached.

We need it as soon as possible. Next week we will discuss the contract. Thank you for your attention.

Regards,

Budi

Contoh surat bisnis tersebut cukup sederhana dan terlihat kalau antara Mr. Lee dan Budi telah terjalin komunikasi nan cukup lama. Budi menggunakan kata-kata nan sangat lugas dan konfiden kalau Mr. Lee sudah paham apa nan ia pinta. Kata penutupnya pun tak menggunakan kata nan sangat resmi seperti ‘Yours Faithfully’ atau ‘Yours Sincerely’.

Budi cukup hannya menggunakan kata ‘Regards’. Kata ini dianggap sangat tak formal tetapi tak menjadi masalah jika hanya buat orang nan telah dikenal. Terkadang malah disingkat dengan ‘Rgds’. Singkatan tersebut tak menjadi masalah. Sekali lagi nan terpenting ialah isi surat nan cukup jelas dan padat. Berikut contoh lain. Sebuah surat nan isinya tentang keluhan seorang manajer pabrik kepada perusahaan penyedia barang.

Dear Ms. Ina,

We have used a machine from your company for a month. But so far the machine has not shown the best performance. Could you send Mr. Amir to our factory to check the machine?

Thank you for your attention.

Regards,

Handi

Dari dua contoh tersebut, terlihat bahwa buat surat bisnis itu memang tak harus panjang. Bahkan prinsipnya ialah surat tersebut seharusnya hanya satu halaman saja. Sedangkan keterangan lainnya ditautkan saja. Kalau terlalu panjang, dikhawatirkan akan ada kesalahpahaman nan mengakibatkan terhambatnya bisnis nan telah dijalin.
Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja termasuk salah satu surat bisnis. Bagi para pekerja nan sudah cukup berpengalaman, surat lamaran itu tak harus panjang. Yang biasanya lebih diperhatikan oleh penerima surat ialah curriculum vitae atau CV. Dalam CV inilah akan terlihat kompetensi nan dimiliki oleh sang pelamar pekerjaan. Selanjutnya, kalau perusahaan memang membutuhkan kompetensi sang pelamar, mereka akan memanggil pelamar dan mengadakan wawancara.

Contoh surat lamaran pekerjaan bagi nan telah berpengalaman.

Talang Jambe, Palembang

May 12, 2013

Ms. Cantik
PT. Berkah Hidup
Palembang Square
Palembang

Dear Ms. Cantik,

I got the information about a vacancy as a Sales Manager in this company from my friend and I am interested in the post.

I believe that I can be the right for the position. I have been a Sales Manager in my current company for 2 years. I have got some achievements. I know that probably you are wondering why I want the same position. As you know, the company I am working now is not as big as your company. I need more challenges and higher income.

I send my resume and some important documents for you to see who I am. I hope that we can meet to discuss my application.

Thank your for your kind attention. I am looking forward to meeting you every day at 1-4 PM. But it is very important, I am willing to meet you on weekends.

Yours Faithfully,

Iwan Bakir.

Dalam pembuatan sebuah surat lamaran pekerjaan, nan paling krusial ialah kejujuran. Jangan sesekali memberikan keterangan nan tak benar. Kalau pun ingin memberikan keterangan nan bersifat prestasi, jangan lupa buat menunjukan bukti prestasi itu. Jika tidak, akan sangat sulit bagi orang lain buat percaya. Bila perlu, mintakan surat keterangan dari orang nan tahu siapa Anda nan sebenarnya secara profesional.

Isi surat lamaran juga tak boleh terlalu menyembah sehingga merendahkan diri dan terlalu memuji perusahaan nan akan dimasuki. Biasa saja dan sewajarnya saja. Belum tentu perusahaan itu memang sangat bagus seperti nan dibayangkan. Harga diri tetap harus dijaga agar tak dianggap menjadi seorang penjilat. Bahkan seorang kandidat nan sangat kompeten tak diterima kalau cara penyampaian diri dalam surat lamaran dinilai terlalu menyombongkan diri.

Kalau pun sudah berpengalaman, ada baiknya tak menyebutkan nilai gaji nan diinginkan. Cukup katakan menginginkan pendapatan nan lebih. Nanti dalam wawancara akan didiskusikan berapa nilai nan disepakati. Ada perusahaan nan memperlakukan sistem percobaan. Misalnya, buat masa percobaan 3 bulan, gaji nan diterima hanya 5 juta rupiah.

Perjanjiannya ialah kalau menunjukan kinerja nan baik, setelah masa percobaan, akan langsung diangkat menjadi pegawai tetap. Setelah diangkat menjadi pegawai tetap, akan memperoleh berbagai fasilitas seperti asuransi kesehatan, asuransi agunan masa tua, dan fasilitas lainnya. Gaji pun akan dinaikan secara berkala sinkron dengan prestasi kerja.

Membuat surat lamaran kerja ini memang terkadang terasa sangat sulit. Ada beberapa hal nan harus dipikirkan terutama nan berkenaan dengan pilihan kata. Paragraf pertama biasanya berisi tentang dari mana mendapatkan informasi tentang lowongan pekerjaan tersebut.

Paragraf kedua berisi tentang keterangan singkat si pelamar. Sedangkan paragraf nan terakhir mengenai ungakapan terima kasih dan kesediaan buat diwawancarai. Jangan membuat surat lamaran lebih dari satu lembar. Buatlah beberapa tautan agar surat lamaran tetap satu halaman.

Surat bisnis dalam bahasa Inggris ini banyak jenisnya. Selain surat pemberitahuan tentang pembayaran, tagihan, penyampaian keluhan, dan permintaan harga barang, ada juga nan berupa undangan. Yang terpenting ada bahasa nan digunakan memang tak boleh nan terlalu sulit dimengerti. Bila perlu gunakan saja kata-kata nan biasa dipakai dalam percakapan sehari-hari.

Apalagi kalau nan menerima surat tersebut bukan orang penutur orisinil bahasa Inggris . Misalnya, orang tersebut berasal dari Malaysia, Singapura, Italia, dan negara-negara lain nan bahasa utamanya bukan bahasa Inggris.