Contoh Surat Resmi

Dulu surat dikirimkan dengan susah payah. Si kurir harus berkuda selama berhari-hari, berminggu-minggu bahkan berbulan-bulan hanya buat menyampaikan sepucuk surat. Pada perkembangannya surat juga dikirimkan dengan jasa merpati .

Pada awalnya merpati dilatih buat mengirimkan pesan bagi prajurit-prajurit Romawi di medan perang lebih dari 2000 tahun nan lalu. Sekarang pengiriman surat sudah demikian canggih. Jeda nan jauh bukan lagi suatu masalah karena transportasi sudah banyak dan beragam.

Kemajuan internet nan pesat juga memungkinkan surat dikirim hanya dalam hitungan detik. Kita mengenal email sebagai media buat mengirimkan surat melalui internet. Meski begitu surat dalam bentuk print out masih diperlukan mengingat salah satu fungsi surat ialah sebagai file atau dokumentasi.

Selain itu masih ada beberapa fungsi surat nan lain yaitu wahana buah pikiran dan gagasan, pemberitahuan, alat pengingat, permintaan ,bukti historis, dan panduan kerja.

Surat ialah alat komunikasi tertua nan bersifat tertulis. Tujuannya ialah buat menyampaikan pesan, berita, permintaan, perintah, kepada pihak lain. Biasanya surat harus dimasukkan dalam amplop dan dibubuhi perangko supaya dapat dikirimkan.

Pada awal kemunculannya surat dibungkus dengan kulit binatang, beberapa bagian dari sayur, dan kain. Perangko menggantikan tanah liat tipis nan dibakar.

Ada berbagai macam jenis surat yaitu surat niaga, surat pribadi, dan surat resmi. Surat pribadi ialah surat nan bersifat sebagai kepentingan pribadi. Kepentingan ini dapat interaksi antar teman maupun antar keluarga. Surat cinta tentu saja masuk dalam golongan surat pribadi .

Sementara itu buat keperluan industri dan jasa lebih tepat menggunakan surat niaga. Badan usaha ialah pihak nan membuat surat jenis ini. Surat niaga terdiri dari kwitansi, surat jual beli, dan perdagangan.

Kali ini kita akan membahas mengenai surat resmi. Apa surat resmi itu? Surat resmi dapat bersifat perseorangan, organisasi maupun instansi. Tujuannya ialah buat menginformasikan kepentingan nan bersifat resmi. Karena sifatnya nan resmi maka surat ini memiliki banyak aturan.

Dalam kehidupan di masayarakat, sekolah, maupun lingkungan pekerjaan , surat resmi cukup memegang peranan penting. Contoh surat resmi misalnya surat lamaran kerja, undangan, surat pemberitauan, surat edaran, dsb.

Adanya kop surat, nomer surat, perihal, stempel forum resmi merupakan ciri-ciri dari surat resmi. Lalu bagaimana suatu surat resmi dikatakan baik? Surat resmi harus mempergunakan bahasa nan baik dan benar. Bahasa surat juga harus ekonomis kata, logis,wajar, cermat dalam pemilihan kata, menarik , dan sopan.

Kalimatnya tak boleh bertele-tele dan memperhatikan penggunakan pola EYD nan benar. Untuk itu penggunaan ejaan, huruf besar, huruf kecil, tanda baca harus dicermati dengan seksama.

Sebelum kita membuat sebuah surat resmi tentunya kita harus tahu tujuan dari surat tersebut. Tujuan dari surat tentunya memengaruhi isi dari surat. Setelah kita tahu tujuan dari surat resmi tersebut kita harus memerhatikan format surat resmi nan baik. Secara garis besar surat terdiri dari tiga bagian yaitu pendahuluan, isi, dan penutup.

Pendahuluan surat

Dalam surat resmi pendahuluan mencakup adanya kop surat (jika surat itu berasal dari suatu instansi atau organisasi). Kop surat berisi nama, alamat, nomer telepon, dan logo dari instansi tersebut. Setelah kop surat maka terdapat nomor surat, lampiran (bisa berupa berkas-berkas nan mendukung surat misalnya fotokopi KTP, ijazah, piagam, sertifikat, dsb),

Hal (Berisi garis besar surat misalnya pemberitahuan, lamaran, undangan, dsb), tanggal surat, Alamat nan dituju (surat resmi nan sahih tak menggunakan kata kepada), Salam pembuka nan diakhiri tanda koma.

Bagian kedua ialah isi surat. Pada bagian ini kalimat surat nan efektif, baku, dan sahih harus diperhatikan. Isi surat harus menjelaskan secara gamblang maksud surat tersebut. Yang perlu diperhatikan ialah jangan menggunakan kata-kata nan bersifat ambigu agar maksud surat tak kabur.

Pada awal kata tanggal, hari, waktu, loka dsb ditulis dengan huruf kecil.
Bagian terakhir ialah epilog surat nan terdiri dari salam penutup, nama pengirim surat beserta jabatan, tanda tangan, dan stempel surat (jika surat dikeluarkan oleh instansi, organisasi, atau lembaga). Untuk beberapa surat resmi biasanya disertai tembusan.

Untuk lebih jelasnya mari kita simak dua contoh berikut. Contoh pertama ialah contoh nan salah.

TK Bintang Kecil
Jln Soekarno Hatta 6-Ponorogo-JawaTimur
Tel. (0352) 333.777
Ponorogo, 10’Mei’13

Nomor : 767 / TK-BK / ‘13
Lampiran : -
Hal : Undangan

Kepada
Yth. Bapak Kepala Dinas Pendidikan
Kabupaten Ponorogo
Jln. Pramuka no.9
PONOROGO

Dengan hormat

Bersama ini kami mengundang Bapak/ Ibu dalam acara pembukaan TK Bintang Kecil nan akan berlangsung pada
Hari : Senin.
Tanggal : 13 Mei 2013.
Waktu : 09.00-selesai.
Tempat : Aula TK Bintang Kecil.
Acara : Pembukaan TK Bintang Kecil.
Demikian surat ini atas perhatian bapak/ibu kami sampaikan terimakasih.

Hormat kami
Kepala Sekolah TK Bintang Kecil

Drs Marpaung. SH.

Kesalahan contoh surat resmi di atas terletak pada :

a. Kop surat

Pada kop surat itu alamat TK Bintang kecil tak baku. Pada kata jalan tak boleh disingkat. Jln seharusnya Jalan. Begitu juga buat memisahkan nama jalan dengan kota tak ditulis dengan tanda hubung (-) tetapi dengan tanda koma (,). Begitu juga pada penulisan telepon tak boleh dipisahkan dengan tanda titik.

b. Tanggal surat

Kesalahan pada penulisan tanggal surat terletak pada tanda petik di antara tanggal, bulan, dan tahun. Pemisahan hanya dengan menggunakan spasi saja dan penulisan tahun tak disingkat.

c. Nomor surat

Penulisan tanda miring tak boleh diikuti dengan spasi. Penulisan tahun tak boleh disingkat.

d. Alamat nan dituju

Penulisan kepada tak boleh dicantumkan karena penulisan Yth sudah menunjukkan kepada siapa surat itu diberikan. Penulisan kata bapak tak boleh diikuti dengan jabatan, jalan tak boleh disingkat jln, dan kata PONOROGO tak perlu menggunakan huruf modal semua.

e. Salam Pembuka

Penulisan Dengan hormat seharusnya diikuti tanda koma. Kemudian penggunaan Bersama dengan ini tak tepat karena surat itu tak menyertakan lampiran.

f. Isi Surat

Penulisan Hari, Tanggal, Waktu, Tempat, Acara, seharusnya diawali dengan huruf kecil dan tak perlu diberi tanda titik.

g. Penutup

Pada salam epilog seharusnya diberi tanda koma sehingga kalimatnya menjadi seperti berikut: Demikian surat ini, atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terimakasih. Pada penulisan Drs Marpaung. SH. Seharusnya Drs. Marpaung.S.H.

Untuk lebih jelasnya mari kita lihat pada contoh surat resmi nan sahih sebagai berikut

TK Bintang Kecil
Jalan Soekarno Hatta 6, Ponorogo, JawaTimur
Telepon (0352) 333777

Nomor : 767/TK-BK/2013 Ponorogo, 10 Mei 2013
Lampiran : -
Hal : Undangan

Yth. Kepala Dinas Pendidikan
Kabupaten Ponorogo
Jalan Pramuka no.9
Ponorogo

Dengan hormat,

Dengan ini kami mengundang Bapak/ Ibu dalam acara pembukaan TK Bintang Kecil nan akan berlangsung pada,

hari: Senin
tanggal: 13 Mei 2013
waktu: 09.00-selesai
tempat: Aula TK Bintang Kecil
acara: Pembukaan TK Bintang Kecil
Demikian surat ini, atas perhatian Bapak/Ibu, kami sampaikan terimakasih.

Hormat kami,
Kepala Sekolah TK Bintang Kecil

Drs. Marpaung. S.H.

Demikian, bagi Anda nan baru mulai berurusan dengan surat-menyurat semoga artikel ini bisa membantu.