Ada beberapa contoh referensi pegawai nan dapat dijadikan patokan dalam menulis surat formal. Keberadaan surat menyurat di instansi pemerintah maupun perusahaan sampai sekarang masih berlaku. Walaupun sekarang sudah ada surat elektronik nan lebih praktis dan efesien, tapi korespondensi konvensional masih berjalan.
Surat- menyurat merupakan kegiatan komunikasi nan sudah berlangsung sejak ribuan tahun, dimana sejarah manusia mulai mengenal huruf. Sejarah korespondensi terus mengalami penyempurnaan dan menunjukan masa jayanya ketika ditemukan jasa layanan pos.
1. Pengertian Surat Dinas
Sebelum membahas lebih lanjut tentang contoh referensi pegawai, ada baiknya mari sedikit mengulas tentang apa itu arti dari korespondensi. Korespondensi merupakan bentuk lain dari saluran komunikasi. Lebih tepatnya surat ialah media buat menyampaikan sebuah informasi dari pihak satu ke pihak kedua, dengan format bahasa tulisan.
Sedangkan surat dinas ialah surat nan dibuat oleh instansi pemerintah maupun perusahaan partikelir nan isi suratnya ialah berkaitan dengan kedinasan dan pekerjaan.
Bahasa tulis dengan bahasa lisan karakternya sangat berbeda, maka dari itu sebaiknya sebelum menulis surat terutama surat resmi, penulis harus memperhatikan kaidah bahasa tulis nan baik dan benar. Selama menulis surat, dihilangkan kata-kata dari bahasa tutur.
2. Tips Membuat Surat Resmi
Menulis surat resmi itu harus hati-hati, terutama pada pemilihan kalimat harus sahih agar tidak terkesan bertele-tele. Berikut ini ialah tips bagaimana menulis surat resmi kedinasan.
- Membuat Draft
Langkah awal ialah menulis draft surat terlebih dahulu. Setelah draft ini selesai disusun baru langkah selanjutnya ialah diperiksa kembali apakah sudah sahih atau belum, jika ada nan belum paripurna pada isinya dapat langsung direvisi. Setelah draft selesai diperiksa, dan mendapatkan persetujuan dari manager atau pejabat nan bersangkutan baru langkah selanjutnya ialah diketik.
- Bahasa
Surat keterangan pegawai maupun surat dinas wajib ditulis dengan bahasa tulis nan baku. Jangan ada kata atau sisipan kata dialeg atau bahasa ucapan dalam surat resmi. Maka dari itu pembuat surat harus menguasai tata bahasa Indonesia, termasuk memiliki banyak kasanah kosa kata. Ketika membaca surat dinas, dengan bahasa nan bertele-tele hanya berdampak membingungkan saja bagi penerimanya.
3. Beberapa Contoh Surat Keterangan Pegawai
Ada banyak contoh referensi pegawai nan dapat Anda pelajari, berikut ini sekilas tentang surat dinas resmi:
a. Surat Panggilan Technical Meeting
PT Amari Swadaya
Jalan Menteri Supeno no. 102
Yogyakarta
Yogyakarta, 25 April 2013
No: 023/IV/2013
Hal: Undangan Meeting
Lampiran: 2 ( dua ) lembar
Yth. Bpk. Doni Judian
Jl. Sorosutan UH. VI / No. 706, Yogyakarta, Indonesia
Dengan hormat
Kami PT Amari Swadaya selaku penyelenggara Beyond News Media Meeting & Expo 2013, mengundang kehadiran Saudara pada technical meeting:
Hari: Rabu, 1 Mei 2013
Jam: 10:00 – 13:00
Tempat: Bivac Hotel, Jln. Veteran no. 34 Umbulharjo, Yogyakarta
Acara: technical meeting, persiapan dan konsulidasi Beyond News Media Meeting & Expo 2013.
Karena begitu pentingnya meeting ini, diharapkan setiap peserta datang pada tepat waktu. Jika ada peserta nan tidak dapat hadir, dimohon setiap perusahaan ada nan mewakilinya dan syarat membawa referensi dari perusahaan atau surat kuasa.
Atas perhatian dan kolaborasi dari Anda, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami
Nur Abdin, MA
Direktur PT Amari Swadaya
Ketua Panitia
b. Surat Keterangan Kerja
Salah satu contoh surat resmi ialah referensi pegawai. Surat ini dibuat oleh perusahaan nan isinya menerangkan bahwa orang ada dalam surat itu ialah salah satu pegawainya.
NO.010/PT.Cloud News Media /OKTOBER/2011
Yang bertandatangan di bawah ini:
Nama: Sutrano
Jabatan: Chief Operating Officercom PT. Cloud News Media
Alamat: Jl. Sorosutan UH. VI / No. 706, Yogyakarta, Indonesia
Dengan ini menerangkan bahwa:
Nama: DONI JUDIAN
Jabatan: staff redaksi
Email: doni@Jmail.com
Adalah sahih bekerja sebagai karyawan resmi di PT Cloud News Media sejak 24 Oktober 2011 s/d waktu nan belum ditentukan.
Demikianlah surat ini ditulis sinkron dengan kenyataan, semoga dapat digunakan dengan semestinya.
Jakarta, 21Oktober 2011
Sutarno
COO PT. Cloud News media
4. Contoh Surat Resmi dari Karyawan kepada Perusahaan
Surat lain resmi lain diluar surat nan dibuat perusahaan kepada pihak kedua. Ada juga surat dari pihak pegawai nan diperuntukan kepada perusahaan dimana dia bekerja. Walaupun nan membuat itu ialah individu, tapi termasuk dalam kategori surat resmi, sebab isi beritanya bersifat resmi dan menggunakan bahasa tulis nan resmi pula.
Contoh surat resmi dari pegawai ke perusahaan antara lain surat izin tak masuk kerja, surat pengunduran diri.
a. Surat Izin
Setiap karyawan nan berhalangan tidak dapat bekerja sebab sakit atau keperluan keluarga nan mendesak, harus minta izin tertulis dahulu kepada direktur atau bagian personalia. Jika tidak dapat kerja tanpa ada izin atau pemberitahuan, masuk dalam ketegori pelanggaran atau mangkir. Hal ini dapat menyebabkan Anda mendapatkan sanksi atau bahkan dapat dipecat jika terlalu banyak mangkir kerja. Berikut ini merupakan contoh surat izin:
Yogyakarta, 24 April 2013
Kepada Yth:
Kepala Personalia
PT. Cloud News Media
Di Tempat
Dengan hormat
Saya nan bertanda tangan berikut ini:
Nama: Doni Judian
Jabatan: Staff redaksi PT Cloud News Media
No. Induk Pegawai: 09273
Alamat: Jln. Sosrodinatan no. 543 Yogyakarta
Mengajukan izin kerja selama 2 (dua) hari, sebab sakit demam. Izin kerja kerja ini didasari pada saran dokter buat istirahat total selama dua hari, agar sakit nan diderita aku lekas sembuh. Berikut ini aku lampirkan bukti dari referensi sakit dari dokter nan memeriksa saya.
Atas ketidak hadiran aku selama dua hari, aku mohon maaf sebesar-besarnya. Saya harap dua hari kemudian aku dapat pulih dan bekerja kembali.
Demikianlah surat izin ini aku tulis dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya aku ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Doni Judian
Pemohon izin cuti
b. Surat Pengunduran Diri
Ketika Anda masuk perusahaan niscaya diawali dari pemanggilan lewat surat. Demikian juga ketika Anda terpaksa ingin berhenti kerja, juga sebaiknya menggunakan surat pengunduran diri nan ditulis dengan bahasa sopan, termasuk alasan nan jelas mengapa Anda mengundurkan diri.
Berikut ini ialah contoh referensi mengundurkan diri:
Yogyakarta, 24 April 2013
Kepada Yth:
Direktur PT Hijau Persada
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini aku nan bernama Doni Judian, bekerja sebagai staff keuangan pada PT Hijau Persada. Mengajukan permohonan pengunduran diri sebagai karyawan di perusahaan bapak. Terhitung mulai hari ini aku tidak lagi bekerja di perusahaan ini, sebab aku memutuskan ingin berwirausaha menjadi pedagang peralatan medis.
Selama aku bekerja di perusahaan bapak, aku mendapatkan hal-hal nan positif, tidak lupa aku juga minta maaf sebesar-besarnya, apabila selama bekerja ada kesalahan nan aku perbuat. Asa aku semoga PT Hijau Persada, tetap terus maju berinovasi dalam hal bisnis dan kemanusiaan. Kiranya demikian surat pengunduran diri saya, atas perhatiannya aku ucapkan terima kasih.
Hormat saya
Doni judian
Demikianlah sedikit tentang contoh referensi pegawai, semoga dapat menjadi pelajaran bagi Anda.