Pengontrolan Barang Masuk
Di dalam suatu perusahaan, tentu dibutuhkan banyak sistem agar perusahaan dapat berjalan. Contohnya saja sistem marketing atau pemasaran dari perusahaan tersebut, atau juga sistem kerja karyawan nan menjelaskan kedudukan dan fungsi masing-masing karyawan di dalam perusahaan. Dan nan tidak kalah krusial dalam sistem perusahaan ialah sistem administrasi perusahaan.
Administrasi generik ialah suatu sistem nan melakukan tata kerja, tata laksana, serta invertarisasi secara holistik terkait sebuah aktivitas perusahaan ataupun instansi tertentu. Administrasi generik sangat dibutuhkan buat memperlancar semua tujuan nan telah ditetapkan pihak perusahaan.
Bila tak ada administrasi umum, akan ada kekacauan dalam tata laksana program sebab tak adanya pendokumentasian, pengarahan, dan pengendalian program tersebut. Di sebuah perusahaan menengah, administrasi generik ini mencakup:
- aktivitas keluar masuk barang,
- sistem pengontrolan kualitas barang masuk dan keluar,
- aktivitas proses di internal perusahaan,
- aktivitas kepegawaian,
- aktivitas keuangan,
- aktivitas quality control,
- aktivitas product rencana control,
- aktivitas penyimpanan,
- aktivitas interaksi masyarakat,
- aktivitas perawatan, dan
- struktur organisasi.
Aktivitas Keluar Masuk Barang
Ini ialah sebuah aktivitas pelayanan dan pengontrolan jika ada barang nan masuk dan keluar. Barang masuk harus dicocokkan antara jumlah, nama atau spesifikasi barang, dan surat jalan dengan barang. Secara bersamaan, sebaiknya aktivitas pengontrolan nan menjadi tugas quality incoming juga berjalan.
Hal tersebut dilakukan jika terjadi ketidaksesuaian bisa segera diambil tindakan. Jika semua dinyatakan OK, proses validasi di surat jalan dengan membubuhkan tanda tangan dilakukan dan pihak ekspedisi serta pihak perusaan sama-sama mendapatkan copy nya.
Aktivitas ini harus diawasi dengan ketat dan bila perlu melibatkan pihak keamanan perusahaan. Apalagi jika perusahaan bergerak di bidang jual beli perhiasan. Tentulah ini akan sangat rawan dengan kecurangan. Bukannya tak percaya kepada karyawan, tetapi kehati-hatian dalam menjalankan usaha sangat dibutuhkan agar usaha dapat terus berjalan. Jangan sampai gara-gara merasa tak enak buat mengawasi karyawan, terjadi tindakan penggelapan barang-barang perusahaan oleh karyawan nan seharusnya bertanggung jawab atas barang tersebut.
Aktivitas Keluar Barang Barang keluar harus berdasarkan surat jalan nan dibuat perusahaan. Pastikan jumlah barang, spesifikasi barang sinkron dengan surat jalan tersebut. Jangan lupa pastikan bahwa semua kemasan dalam kondisi baik.
Untuk validasi, jika semua tak ada penyimpangan, bubuhkan tanda tangan di surat jalan tersebut dan cocokkan nama pengirim (ekspedisi), nomor angkutan, dan nama sopir harus tercantum dengan jelas. Untuk memastikan kualitas, nomor LOT mesti diinventarisasi. Terakhir, jangan lupa semua nan terlibat mendapatkan copy nya.
Pengontrolan Barang Masuk Pengontrolan barang masuk bertujuan buat memastikan secara sahih bahwa dari sisi baku kualitas produk, spesifikasi produk, dan jumlah produk sinkron dengan baku nan ada. Barang-barang nan masuk ke dalam perusahaan haruslah benar-benar barang nan sinkron dengan baku dan jangan sekali-kali memasukkan barang-barang di bawah standar. Apalagi jika barang-barang di bawah baku tersebut masuk sebab adanya kecurangan di bagian nan bertanggung jawab buat urusan tersebut. Aktivitas internal perusahaan ialah anggaran main nan menjadi kesepakatan antarbagian dalam organisasi perusahaan itu. Ini akan lebih baik dibuat bagan hubungan antarbagian sehingga bisa menjadi pedoman generik dalam melakukan aktivitas dan tak ada saling lempar tanggung jawab jika terjadi suatu kesalahan. Karena masing-masing bagian mempunyai tanggung jawab atas bagiannya jadi tak akan ada saling lempar tanggung jawab.
Aktivitas Kepegawaian Ini ialah kegiatan nan melakukan pencatatan, penghitungan dan kalkulasi pegawai, mulai presensi, kontrak kerja, presmi, perizinan keryawan, kesejahteraan karyawan, data karyawan gaji karyawan, dan tunjangan karyawan serta keluarga. Aktivitas kepegawaian ini sangat berguna buat mengetahui data-data para karyawan. Misalnya saja karyawan nan sudah bekerja sepuluh tahun, sudah tentu harus diberikan kesejahteraan nan lebih dari perusahaan. Atau dapat juga diberikan penghargaan berupa barang berharga ataupun berupa insentif dalam bentuk uang. Dengan data karyawan ini juga dapat digunakan buat menjalin interaksi kekeluargaan antara karyawan dengan perusahaan. Misalnya saja dengan data nan ada digunakan buat memberikan hadiah kepada karyawan nan sedang merayakan ulang tahun ataupun ulang tahun pernikahan. Penghargaan terhadap karyawan seperti ini juga akan menambah semangat karyawan buat bekerja lebih keras buat perusahaan. Dan tentu saja ini merupakan laba bagi perusahaan ketika para karyawannya bekerja dengan sungguh-sungguh.
Aktivitas Keuangan
Bagian ini melakukan aktivitas, mulai pembiayaan operasional perusahaan, pembelanjaan, pembayaran gaji, pembayaran supplier, penagihan ke pelanggan, dan pajak.
Aktivitas keuangan ini sangat krusial di dalam perusahaan sebab dengan melihat data pada aktivitas ini dapat dilihat keuntungan maupun kerugian nan diderita oleh perusahaan pada suatu waktu. Juga dapat digunakan sebagai wahana buat melihat kemajuan ataupun kemunduran dari perusahaan itu sendiri.
Quality Control
Bidang ini sebaiknya dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu quality control incoming buat barang masuk. Quality control ini bertujuan buat memastikan bahwa barang nan masuk sinkron standar. Jika ada barang nan masuk di luar baku perusahaan maka bagian inilah nan bertanggung jawab atas kelalaian tersebut. Qulity control out going yang mengontrol dan memastikan bahwa barang nan dikirim sinkron kualitas baku dan sinkron surat jalan nan diminta. Tentu saja semua kelalaian nan terjadi pada saat pengiriman barang, menjadi tanggung jawab bagian ini.
Produk Planing Control Bagian ini bekerja buat mengatur sebuah aktivitas proses berdasarkan permintaan pelanggan lewat marketing. Pengaturan ini, meliputi spesifikasi, jumlah barang nan akan diproses, keterlibatan tenaga kerja, mesin mana nan akan dipakai buat sebuah proses produksi. Aktivitas ini sangat berguna agar tak terjadi produksi nan salah. Apalagi jika perusahaan bergerak dalam produksi barang sinkron dengan pesanan. Jangan sampai konsumen nan harusnya mendapat barang pertama, menjadi konsumen nan mendapat barang paling akhir. Aktivitas ini juga berfungsi buat mengatur agar tak terjadi penumpukan produksi.
Aktivitas Penyimpanan
Bagian ini juga memegang peran penting, asas FIFO ( First In First Out ) mesti dijalankan serta pengecekan berkala terhadap kualitas barang nan disimpan terjamin. Penyimpanan juga mesti mendata jumlah, spesifikasi, dan letak barang nan disimpan. Aktivitas penyimpanan ini juga membuat planning dalam menentukan jumlah proses produksi nan akan dilakukan.
Humas Humas mempunyai tugas buat pengenalan dengan masyarakat dan pemerintah agar terjamin komunikasi nan baik dan seimbang.
Aktivitas Perawatan
Bidang ini ialah tugas bagian teknik maintenance untuk memastikan semua fasilitas dan mesin dapat dipakai proses produksi. Maintenance sebaiknya mempunyai scheduling nan niscaya dan secara konsisten dijalankan dengan baik dan benar.
Struktur organisasi ini akan menjadi ajuan dalam melakukan hubungan antarbagian. Dalam struktur organisasi, kita dapat melihat interaksi koordinasi dan interaksi komando dalam sebuah perusahaan. Semoga artikel ini dapat berguna bagi Anda nan ingin membangun sistem administrasi generik nan handal di perusahaan Anda.