Membuat Surat Peringatan

Contoh surat peringatan SP berbeda bentuknya bergantung pada pembuatan dan penerapannya. Dalam contoh surat peringatan SP buat bidang niaga, pastinya akan berbeda dengan contoh surat peringatan SP jabatan. Umumnya, pembuatan surat peringatan dalam bidang niaga akan menyertakan komplain produk pada pihak penjual.

Dalam suatu organisasi dinas pemerintahan, tidak sporadis ada beberapa pegawai nan kurang disiplin dalam menjalankan tugasnya sehingga merugikan pihak kantor dan juga masyarakat. Jika terjadi hal seperti itu, biasanya atasan atau kepala kantor perlu mengambil tindakan buat memberikan teguran atau peringatan kepada pegawai tersebut.

Membuat contoh surat peringatan SP memang merupakan tugas bagian administrasi. Seorang administrasi kantor niscaya memahami bagaimana membuat surat peringatan bidang niaga pada produsen. Pada instansi pun, pembuatan surat peringatan akan dilakukan oleh bagian administrasi. Namun pada umumnya, isi dari surat peringatan jabatan dibuat oleh sang atasan pegawai.

Seorang pegawai administrasi nan cakap dan terampil diwajibkan memahami dan mengerti serta lancar dalam pembuatan surat menyurat, termasuk pembuatan contoh surat peringatan SP. Jadi, ketika ada karyawan nan melakukan kesalahan dapat diingatkan melalui sebuah surat peringatan. Begitu pula jika terjadi complain mengenai produk nan dibeli oleh perusahaan dapat melalui pengiriman sebuah surat peringatan niaga.

Sebelum mengetahui contoh surat peringatan SP, akan dibahas mengenai macam-macam surat peringatan. Surat peringatan dibedakan menjadi dua (dilihat dari sudut pengirimanya), yaitu surat peringatan jabatan dan surat peringatan niaga.

Surat peringatan jabatan ialah surat peringatan nan dikeluarkan atau dibuat oleh suatu instansi, baik oleh pemerintah maupun partikelir berisi teguran, nasihat, atau peringatan kepada pegawai atau pihak lain dengan tujuan agar kewajiban dan tangung jawabnya diselesaikan sebagaimana mestinya.

Surat peringatan niaga biasanya digunakan dalam global perdagangan. Apabila terjadi pelanggaran atas kesepakatan bersama nan telah terjadi. Misalnya, contoh surat peringatan SP niaga diberikan oleh suatu bank pada nasabahnya nan lalai membayar angsuran atas kredit nan diberikan oleh bank, atau surat peringatan nan dibuat oleh perusahaan buat perusahaan lain nan memasok barang dengan kualitas lebih rendah dari nan telah disetujui.

Dalam pengiriman surat peringatan niaga, harus dilakukan secara bijaksana dan hati-hati sebab buat menjaga interaksi baik antara rekanan dengan pihak lain.

Cara pengiriman surat peringatan niaga memang harus dilakukan dengan bijaksana. Langkah pertama pengiriman surat peringatan niaga dapat dengan menyertakan faktur nan belum terselesaikan dengan asa pihak terkait akan teringat akan utangnya dan segera melunasinya.

Cara kedua dapat dengan mengirimkan kartu peringatan nan berisi rekening pihak terkait dan terdapat barisan kata seperti, "kami menunggu pelunasan rekening Anda." Langkah selanjutnya dapat dengan mengirimkan surat peringatan resmi. Gunakan bahasa nan bijak serta mendorong pihak debitur buat segera menyelesaikan kewajibannya.

Contoh surat peringatan SP dapat Anda pelajari pada artikel ini, baik contoh surat peringatan SP jabatan maupun niaga. Namun sebelum itu, harus diketahui manfaat dari sebuah surat peringatan. Pada umumnya, surat peringatan jabatan dan surat peringatan niaga mempunyai maksud dan tujuan nan sama, yaitu supaya pihak lain melaksanakan sesuatu nan telah disepakati atau melakukan ketentuan nan ada.

Kegunaan surat peringatan di antaranya:

1. Sebagai media dan wahana buat mengingatkan pihak lain nan terkait buat melaksanakan sesuatu nan sudah disepakati secara disiplin dan benar.
2. Sebagai contoh atau bukti dan memberitahukan bahwa setiap pegawai nan melakukan indisipliner (tidak disiplin) akan mendapatkan teguran, bahkan mendapat hukuman sinkron dengan taraf pelanggarannya.
3. Untuk mengingatkan bahwa pihak terkait masih mempunyai kewajiban atau residu hutang nan harus dilunasi.
4. Menjaga nama baik antara pihak debitur dan kreditur.
5. Untuk mengatasi suatu masalah nan dihadapi oleh pihak-pihak nan berkepentingan sehingga nan bersangkutan tak akan melalaikan kewajiban atau tugasnya.

Contoh surat peringatan SP biasanya banyak ditemui di beberapa buku-buku tentang surat menyurat. Dalam penyusunan surat peringatan jabatan harus diperhatikan beberapa hal berikut sebelum Anda akan membuat contoh surat peringatan SP jabatan.

1. Nama dan alamat lengkap instansi atau forum nan mengeluarkan surat peringatan.
2. Tempat dan tanggal dibuatnya surat peringatan.
3. Harus menyertakan keterangan nomor surat, lampiran, dan hal surat.
4. Menyertakan nama karyawan nan mendapat peringatan.
5. Isi peringatan harus menyebut secara rinci dan jelas kesalahan atau pelanggaran nan dibuat oleh pegawai dan jika dimungkinkan sertakan bukti dan data.
6. Menuliskan sanksi-sanksi.
7. Jabatan dan penanggung jawab surat.
8. Tanda tangan, nama jelas, dan NIP penanggung jawab.

Contoh surat peringatan SP niaga dapat Anda lihat berikut ini.

CV MATA SEJAHTERAJln. Boulevard Raya Blok B 8 No. 11TangerangTelp. 021 345678

Tangerang, 20 Mei 2012

No. : 29/P/MS/1-12Lamp. : 1 lembar daftar harga barangHal : Penawaran

Kepada Yth. Bapak Muji AnshoriPT Buana Tungga DewiDi tempat

Dengan hormat,

Dengan ini kami memberitahukan kepada Saudara bahwa pada akhir Februari 2012 perusahaan kami telah mendatangkan barang-barang buat keperluan kantor, yaitu kursi kerja, lemari arsip, meja meeting, meja pegawai, dan sebagainya.

Berhubung Saudara ialah salah satu rekanan kami nan sudah sering mengadakan transaksi, maka kami menawarkan barang-barang tersebut dengan harga bersaing dan diskon produk. Rincian barang dan daftar harga dapat Saudara lihat pada daftar harga terlampir.

Selain itu, kami juga ingin mengingatkan bahwa Saudara masih mempunyai kekurangan pembayaran dari faktur nomor 24/MS/1-12 sebesar Rp. 3.750.000 (tiga juta tujuh ratus lima puluh ribu rupiah). Kami berharap kekurangan tersebut bisa diselesaikan hingga akhir bulan ini.

Demikian pemberitahuan ini dan atas pesanan Anda nan akan datang, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

CV Mata Sejahtera

Niyu Arrival JihadiKepala Pemasaran

(pada contoh surat tersebut, peringatan disisipkan dalam surat penawaran barang)

Contoh surat peringatan SP niaga lainnya.

PT NUANSA ALAM RAYA
Jln. Teluk Mandar No. 11 Kompl. TNI AL Pasar Kemis
Jakarta Selatan
Telp. 021 76855588 Fax. 021 768484848

Jakarta, 16 Mei 2012

No. : 453/NA/IV/2012
Lamp. : -
Hal : Peringatan Terakhir

Kepada
Yth. Sdr. Samurai Gilang
Direktur CV Bestari Buana
Jalan Kencana Ungu 34
Jakarta

Dengan hormat,

Perlu kami sampaikan bahwa kami telah mengirim surat pemberitahuan mengenai beberapa kewajiban Saudara nan hingga sekarang belum terselesaikan, yaitu pada tanggal 16 April 2012.

Namun, hingga sekarang kami belum menerima tanggapan dari Saudara. Mengingat cara-cara pendekatan nan telah kami lakukan kurang mendapat tanggapan, maka dengan berat hati terpaksa kami mengirimkan surat peringatan ini. Apabila sampai dengan tanggal 30 Mei 2012 Saudara tak mengindahkan surat kami, maka permasalahan ini akan kami selesaikan secara hukum.

Atas segala perhatian dan kolaborasi Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Elleta Brigeta

Manager Keuangan

Itulah klarifikasi mengenai contoh surat peringatan SP. Jadi, apakah Anda sudah dapat membuatnya? Silakan mencoba membuat contoh surat peringatan SP!