Sebelum aku menguraikan beberapa contoh peralatan kantor dan perlengkapan kantor, aku ingin mengajukan sebuah pertanyaan kepada Anda, menurut Anda, apakah pulpen, pensil, dan kertas merupakan peralatan kantor? Jika bukan, termasuk apakah pulpen, pensil, dan kertas? Lalu nan bagaimanakah nan bisa dikatagorikan sebagai peralatan kantor?
Dalam ilmu ekonomi khususnya akuntansi, ternyata peralatan berbeda dengan perlengkapan. Nah, buat lebih jelasnya mari kita simak uraian berikut ini.
1. Pengertian Peralatan dan Perlengkapan Kantor
a. Pengertian Kantor
Sebelum menjelaskan tentang pengertian peralatan dan perlengkapan kantor, ada baiknya jika kitapun memahami pengertian kantor. Beberapa pakar ekonomi mendefiniskan kantor sebagai berikut:
1. Berdasarkan makna etimologis
Kata kantor berasal dari bahasa Belanda nan artinya 'kantoor' artinya ruang loka melakukan kerja, ruangan loka kedudukan pimpinan, jawatan, instansi, dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris, kantor diistilahkan dengan 'office' artinya suatu loka buat memberikan pelayanan atau service, posisi, atau ruangan loka bekerja.
2. Kantor dalam arti dinamis
Dalam pengertian dinamis, kantor bisa diartikan sebagai suatu loka diselenggarakannya suatu kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, dan penyampaian data-data atau informasi.
3. Kantor dalam arti statis
Dalam pengertian tidak aktif kantor diartikan sebagai suatu ruangan, kamar kerja, markas, biro, lembaga, instansi, jawatan, dan lain-lain buat melakukan suatu kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, dan penyampaian data-data atau informasi.
4. Moekijat
Moekijat mendefinisikan kantor sebagai setiap loka nan biasanya dipergunakan buat melakukan kegiatan usaha, dengan nama, atau loka apapun nan mungkin diberikan.
5. Prajudi Atmosudirjo
Prajudi Atmosudirjo mendefinisikan kantor sebagai suatu unit organisasi nan terdiri atas tempat, staf personalia, dan operasi kegiatan ketatausahaan buat membantu tugas pimpinan.
6. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI)
Definisi kantor bisa kita jumpai dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI) ialah balai atau gedung, rumah, ruang loka mengurus suatu pekerjaan atau disebut juga loka bekerja.
7. Konklusi penulis
Berdasarkan beberapa pengertian kantor tersebut, penulis bisa menyimpulkan pengertian kantor sebagai berikut: kantor merupakan suatu loka atau ruangan nan digunakan oleh orang atau badan buat melakukan kegiatan usaha atau administrasi.
b. Pengertian Peralatan Kantor
Peralatan kantor bisa didefinisikan sebagai barang-barang nan bisa digunakan dalam jangka waktu nan nisbi lama dan mengalami penyusutan. Peralatan sangat identik dengan benda-benda nan besar dan berat, memerlukan perawatan nan khusus, serta berharga mahal. Meskipun tak semua peralatan kantor berharga mahal, namun secara generik harga-harga peralatan kantor memang mahal.
Setiap kantor bisa memiliki peralatan kantor nan berbeda disesuaikan dengan jenis usaha masing-masing, meskipun ada beberapa peralatan kantor nan harus absolut dimiliki oleh perkantoran. Beberapa contoh peralatan kantor nan harus dimiliki oleh perkantoran diantaranya meja, kursi, lemari arsip, komputer, mesin printer, mesin tik, dan lain-lain. Sedangkan beberapa beberapa peralatan kantor nan tak absolut dimiliki tetapi sangat diperlukan di antaranya mesin fotokopi, scanner, dan lain-lain.
Mengapa ada beberapa peralatan kantor nan memang sine qua non pada sebuah perkantoran? Anda bisa membayangkan sendiri apa jadinya apabila sebuah perkantoran tak mempunyai meja, kursi, atau lemari arsip? Terbayangkan repotnya. Berikut ini akan diuraikan beberapa manfaat contoh peralatan kantor.
1. Meja dan kursi
Yang dimaksud meja dan kursi di sini ialah meja dan kursi nan digunakan oleh pemimpin dan para karyawan buat melakukan operasional perkantoran. Meja dan kursi sangat diperlukan oleh para karyawan nan secara generik beraktivitas di dalam ruangan, seperti sekretaris, bendahara, bagian personalia, dan pemimpin perusahaan.
Kantor nan baik, selain mempunyai meja dan kursi buat kegiatan operasional alangkah baiknya jika menyediakan kursi dan meja buat tamu. Meja dan kursi tamu akan memberikan kenyamanan kepada para tamu nan datang ke kantor dan memberikan kesan nan baik kepada mereka.
2. Lemari arsip
Setiap perkantoran tentunya mempunyai file walaupun dalam kapasitas nan tak terlalu banyak. Setidaknya surat-surat masuk dan keluar. Tentunya kita tak bisa membayangkan apabila surat-surat tersebut hanya disimpan di dalam map di atas meja atau di dalam laci. Kertas merupakan benda nan tak tahan lama mudah rusak dan lapuk. Jadi alangkah sangat baik jika setiap perkantoran mempunyai lemari file buat menyimpan arsip-arsip krusial nan sangat berharga bagi suatu perusahaan.
3. Komputer dan Printer
Seiring dengan kemajuan zaman, di mana berbagai peralatan teknologi canggih ditemukan. Sinkron dengan tujuannya, berbagai peralatan canggih diciptakan dengan tujuan buat memudahkan pekerjaan manusia. Salah satu peralatan canggih tersebut ialah komputer.
Komputer merupakan peralatan elektronik nan tak hanya mempunyai kemampuan buat mengolah kata seperti pengetikan, mengolah data seperti perhitungan, membuat tabel dan grafik, membuat gambar, design, dan lain-lain. Komputer juga mempunyai fungsi pengarsipan buat mengamankan berbagai dokumen-dokumen penting. Sehingga dengan adanya komputer, bisa dilakukan penghematan dan pengefisienan berbagai aktivitas perkantoran.
Bagi sebuah perkantoran, mempunyai komputer saja tidaklah cukup apabila tak disertai dengan printer. Printer merupakan alat nan diperlukan buat mencetak berbagai dokumen atau beberapa hasil pekerjaan kita nan dibuat dengan menggunakan komputer. Sebuah perkantoran nan hanya tak mempunyai printer akan mendapat kesulitan ketika harus mencetak beberapa dokumen krusial dengan cepat dan mendesak. Oleh sebab itu kebutuhan terhadap printer merupakan kebutuhan nan sangat krusial buat dimiliki.
4. Mesin tik
Keperluan terhadap mesin tik berhubungan erat dengan kegiatan administrasi atau surat-menyurat. Kantor-kantor nan sudah modern umumnya sudah tak lagi menggunakan mesin tik sebab fungsinya sudah digantikan oleh komputer. Meskipun demikian, bagi kantor-kantor nan ruang lingkup kerjanya belum begitu besar serta terdapat di daerah umumnya kebutuhan terhadap mesin tik masih sangat diperlukan.
2. Pengertian Perlengkapan Kantor
Perlengkapan kantor bisa diartikan sebagai segala sesuatu nan dibutuhkan buat melengkapi peralatan. Perlengkapan kantor identik dengan barang-barang nan berukuran kecil, cepat habis, sering digunakan, harganya tak terlalu mahal, dan mudah diperbaiki jika ada kerusakan. Beberapa contoh perlengkapan kantor diantaranya kertas, pulpen, pensil, penjepit kertas, tinta printer, map, taplak meja, kalender, dan lain-lain.
Umumnya, setiap perkantoran hampir mempunyai kecenderungan dalam hal kebutuhan terhadap perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor, walaupun bentuknya kecil, namun memiliki fungsi nan sangat penting. Untuk lebih jelasnya, mari kita simak uraian berikut.
Seorang sekretaris akan sangat memerlukan kertas buat melakukan kegiatan surat-menyurat atau mencetak dokumen-dokumen krusial lainnya. Berbagai dokumen nan telah diinput ke dalam komputer tak akan ada gunanya apabila harus segera dicetak tanpa adanya kertas. Begitu juga dengan ketersediaan tinta printer. Apabila tinta printernya kosong atau habis maka dokumen-dokumen nan siap cetakpun tak akan jadi dicetak sehingga menyebabkan terbengkalainya tugas-tugas perkantoran.
Begitu juga dengan map, map bisa digunakan buat menyimpan dokumen-dokumen krusial dalam bentuk kertas, atau pun buat mengajukan proposal. Seseorang nan mengajukan proposal tanpa dimasukan ke dalam map, akan memberi kesan kurang sopan.
Begitu juga dengan pengarsipan, meskipun sudah ada komputer nan bisa digunakan buat menyimpan data-data penting, namun kebutuhan dokumen dalam bukti fisik seperti surat-surat perjanjian nan ditandatangai dan bermaterai tentunya tak dapat diarsip dalam bentuk elektronik.
Agar surat-surat tersebut awet dan aman, maka akan sangat baik jika sebelum disimpan ke dalam lemari file ada baiknya dimasukkan terlebih dahulu ke dalam map. Penyimpanan surat-surat ke dalam map juga bertujuan buat merapikan susunan berbagai dokumen krusial agar tak berceceran.
Sebenarnya masih banyak contoh peralatan kantor dan perlengkapan kantor lainnya, namun setidaknya dengan adanya artikel ini, diharapkan kita memahami dan mengerti adanya disparitas antara peralatan dan perlengkapan. Amin.