Pedoman Berkomunikasi Lancar

Tujuan primer manajemen ialah merencanakan sebuah program dengan matang. Tanpa perencanaan nan matang, dikhawatirkan akan terjadi sesuatu nan tak diinginkan, misalnya hasilnya tak sinkron dengan sasaran seperti nan diinginkan, atau tak mempunyai tolok ukur nan jelas terhadap programnya. Hal nan paling vital salah satunya ialah komunikasi dalam manajemen .

Sematang apa pun perencanaannya, tanpa adanya komunikasi nan intens antara sesama eksekutor program, hasilnya juga dapat berseberangan dengan planning nan sudah disusun sebelumnya. Bahkan dapat dikatakan, tiada manajemen tanpa adanya komunikasi.

Tanpa adanya komunikasi nan baik, memformulasikan sebuah peran dan tujuan dalam organisasi tak akan berjalan dengan mudah. Dalam manajemen, seringkali mempunyai masalah tak efektifnya proses komunikasi. Untuk itulah, dalam manajamen biasanya ada posisi nan disebut sebagai Communication Tehnician . Tugasnya ialah mengimplementasikan program.

Communication Tehnician memang tak dilibatkan dalam pengambilan keputusan. Sebab, fungsinya hanya sebagai controlling, apakah pesan nan disampaikan sang pengirim pesan dapat diterima dan dipahami sang penerima pesan. Posisi ini sering dijuluki sebagai " the last to know." Selain posisi Communication Tehnician , dalam manajemen juga terdapat posisi Communication Facilitator , yaitu orang nan bertugas sebagai pendengar setia dan broker informasi.

Tugas C ommunication Facilitator ialah sebagai penghubung, interpreter , dan perantara antara pihak dalam (perusahaan) dengan pihak luar (publik atau konsumen). Seorang Communication Facilitator harus mahir berkomunikasi dua arah, dapat mengatasi setiap rintangan nan ada antara dua pihak. Seorang nan menduduki posisi ini harus kaya informasi tentang dua belah pihak. Sebab, dia harus dapat memberikan informasi nan dibutuhkan masing-masing pihak tentang koleganya. Kerja dari Communication Facilitator dapat berimbas pada hasil akhir kesepakatan nan dicapai.

Ada beberapa hal fundamental dalam manajemen nan harus dikuasai agar komunikasi berjalan dengan baik. Hal-hal fundamental itu antara lain: sosialisasi situasi, penetapan tujuan, mendefinisikan audience (objek kegiatan/ konsumen), memilih media, dan merencanakan anggaran.

Untuk dapat berkomunikasi dengan baik, seorang manager harus paham dengan kondisi lingkungan (baik perusahaan ataupun organisasi) nan dikelolanya. Ia harus paham titik pijak perusahaan atau organisasi itu. Ia harus dapat menggali informasi sedalam mungkin agar lebih mengerti situasi.

Jika perlu, ia dapat mengadakan penelitian-penelitian kecil dan mewawancarai pekerja-pekerja nan ada di lingkungannya. Tanyakan apa nan mereka inginkan dan cita-citakan dari perusahaan ini. Ia juga harus paham pendapat orang dalam tentang perusahaan . Evaluasi itu dapat diketahui dari sikap-sikap para pekerja.

Menetapkan tujuan dari sebuah kegiatan nan telah dirancang juga merupakan hal krusial dalam manajemen agar komunikasi dapat berjalan lancar. Sebelum menetapkan tujuan, nan perlu dipersiapkan dalam sebuah rancangan kegiatan antara lain ialah menghitung dana dan sumber daya (baik manusia ataupun mesin) sebagai penggerak kegiatan.

Setelah dana dan daya dipersiapkan dengan matang, barulah merancang tujuan bersama dari sebuah kegiatan. Seorang manager harus menjalin interaksi nan baik dengan para pekerja dan selalu menyadarkan tujuan nan telah disepakati agar kegiatan dapat berjalan dengan lancar.

Mendefinisikan audience dari sebuah kegiatan (dalam global usaha disebut konsumen) merupakan hal nan tidak kalah vital dalam manajemen. Sebab, sebuah organisasi atau perusahaan tak akan mempu mencakup dan menjangkau semua orang atau semua golongan. Sasaran audience harus dipastikan sebelum mengerjakan sebuah kegiatan atau membuat sebuah produk.

Pastikan audience itu sinkron dengan produk nan dihasilkan. Misalnya, membuka usaha di lingkungan universitas, maka audience utamanya ialah mahasiswa. Pelajarilah kesamaan audience agar rancangan kerja dapat berjalan dengan sukses. Dengan demikian, cakupan pekerjaan dapat lebih efisien.

Memilih media juga merupakan usnsur nan tidak kalah pentingnya dalam perencanaan program. Ada begitu banyak media nan dapat dimanfaatkan seiring perkembangan zaman. Namun, tak semua media cocok dengan rancangan kerja. Sehingga, kita harus memilih media nan tepat. Sebagai contoh, media audio tak terlalu cocok buat mempromosikan produk kecantikan, lebih cocok jika menggunakan media visual.

Merencanakan aturan juga krusial buat dilakukan agar tak terjadi devisit aturan selama proses aplikasi rancangan kerja. Jika aturan tak direncanakan sebelumnya, dikhawatirkan akan terjadi kerugian secara finansial dan bahkan program nan dirancang dapat gagal.

Unsur-unsur nan telah dijabarkan di atas perlu diketahui agar ia dapat mengerti bagaimana gaya komunikasi dan keinginan setiap individu nan berada di lingkungannya terhadap perusahaan atau kegiatan nan dikelolanya.

Ada banyak model komunikasi nan dapat dipilih buat melancarkan program. Tiga unsur primer dalam komunikasi ialah adanya pengirim pesan ( seller ), warta pesan nan dikirim ( message ), dan adanya penerima ( receiver ). Tanpa adanya tiga unsur tersebut, mustahil terjalin sebuah komunikasi. Tahapan-tahapan nan dilakukan dalam proses komunikasi nan melibatkan tiga unsur tersebut ialah sebagai berikut.

1. Sang pengirim pesan memiliki gagasan, pemikiran, atau kesan nan ingin disampaikan kepada penerima pesan.
2. Gagasan atau pemikiran sang pengirim pesan harus dituangkan, baik ke bentuk kata-kata, gambar, atau simbol nan dapat dipahami oleh si penerima pesan.
3. Gagasan atau pemikiran nan sudah dituangkan itu dikirimkan kepada si calon penerima pesan.
4. Si penerima pesan menangkap kata-kata, gambar, atau simbol nan dimaksudkan oleh sang pengirim pesang.
5. Si penerima pesan menafsirkan atau menterjemahkan kembali pesan nan diterimanya ke dalam sebuah bentuk gagasan.
6. Si penerima pesan mengirimkan balasan atau umpan balik kepada si pengirim pesan buat memastikan pesan nan dia terima sinkron dengan pesan nan dimaksud sang pengirim pesan.

Ada beberapa panduan agar komunikasi dapat berjalan dengan lancar dan masing-masing pihak saling mengerti pesan apa nan diinginkan dan disampaikan oleh koleganya. Anjuran komunikasi nan baikdi antaranya sebagai berikut.

1. Semua pihak harus mempelajari apa tujuan sebenarnya dalam sebuah komunikasi.
2. Setiap pihak harus mempertimpangkan kondisi versus komunikasinya agar tak terjadi salah paham ketika komunikasi sedang berlangsung.
3. Seorang manager harus menjabarkan dan mengonsultasikan ulang langkah-langkah managerial nan ia tempuh dengan para koleganya, mulai dari termin perencanaan hingga termin akhir.
4. Seorang komunikator juga harus mengatur mimik aktualisasi diri paras serta intonasi bicara ketika sedang berkomunikasi.
5. Pastikan pula gaya bicara dan mimik komunikator sinkron dengan pesan nan ingin disampaikannya.
6. Komunikator harus konsisten dengan apa nan disampaikannya. Komunikator juga harus dapat menjadi pendengar nan baik agar tak mendominasi proses komunikasi.

Tidak semua komunikasi dapat berjalan sinkron dengan apa nan diinginkan. Terkadang, banyak halangan dan rintangan dalam sebuah komunikasi. Kesalahan terbesar dalam sebuah proses komunikasi ialah penggunaan dan pemilihan bahasa. Seorang komunikator harus memahami gaya bahasa nan disenangi versus bicaranya. Seorang nan biasa berkomunikasi dengan formal harus ditanggapi dengan gaya nan formal pula jika sedang berkomunikasi.

Selain bahasa, antara komunikator dengan versus bicara juga harus selaras dalam persepsi. Seperti contoh, kata “cepat” dapat ditafsirkan macam-macam. “Cepat” dapat saja berarti hanya dalam waktu beberapa menit, dapat pula berarti beberapa jam, bahkan dapat pula ditafsirkan beberapa hari. Maka dalam hal ini, kedua belah pihak harus saling menyamakan persepsi “cepat” dalam lingkup kerja mereka. Salah persepsi kerapkali melahirkan salah paham nan berujung dengan pertikaian.

Komunikasi nan baik memang sangat diperlukan dalam manajemen . Kemampuan berkomunikasi akan menentukan hasil akhir berhasil atau tidaknya sebuah rancangan kerja nan telah disepakati.