Cara Memelihara Mesin Perkantoran

Bukanlah sebuah perusahaan namanya, apabila di dalamnya tak terdapat wahana peralatan kantor, seperti mesin kantor salah satunya. Keberadaan mesin perkantoran pada umumnya tak hanya sebagai simbol modernitas sebuah kantor ataupun pelengkap peralatan kantor saja, tetapi juga alat vital dan wahana penunjang buat kelancaran kegiatan usaha.

Bayangkan bila dalam suatu transaksi Anda diminta klien buat kirim email dan invoice penawaran secepatnya, tetapi kantor Anda belum memiliki seperangkat komputer dan mesin fax nan pada umumnya dimiliki oleh sebuah perusahaan kecil sekalipun. Apa nan terjadi? Di jamin klien Anda akan memandang sebelah mata usaha Anda dan dapat jadi membatalkan kontrak kerjasamanya.

Sangat bermasalah bukan? Untuk di zaman serba canggih ini, sebuah perusahaan harus memiliki mesin sebagai bentuk kepuasan dalam melayani pelanggan atau klien.

Apa sebenarnya nan di maksud mesin-mesin perkantoran ? Mesin perkantoran ialah peralatan teknologi sebagai penunjang kegiatan perkantoran nan mampu mengolah tugas-tugas kantor secara efisien, tepat dan cepat, seperti mencatat, mengirim, menggandakan ataupun menyatukan bahan-bahan keterangan nan dibutuhkan oleh masing-masing pihak atau perusahaan nan menjalin kerja sama, sehingga membuat usaha lancar.

Pada umumnya mesin memiliki klasifikasi sebagai berikut, yaitu bersifat elektris, magnetis, elektronis, dan berbahan kimiawi dengan berbagai jenis dan karakteristik khas variasi bentuk serta kapasitas nan beragam. Berdasarkan cara kerjanya, mesin dibedakan, sebagai berikut.

Mesin menurut tenaga geraknya, terbagi ke dalam dua jenis, yaitu

1. Secara manual, yaitu mesin-mesin nan cara beroperasinya masih memakai tenaga manusia.

1. Secara elektris atau mesin listrik, yaitu mesin-mesin nan cara beroperasinya sudah menggunakan daya listrik.

Mesin diperlukan sebab mempuyai fungsi tersendiri dari nan sederhana hingga canggih serta menunjang tugas-tugas administrasi perkantoran , antara lain sebagai berikut.

1. Untuk menghimpun, yaitu menyatukan data atau informasi, seperti binder dan strapples.

1. Untuk memisahkan, yaitu mesin-mesin nan digunakan buat membuka surat, bisa memotong kertas, bisa melubangi kertas surat atau data (punch), dan bisa menghancurkan dokumen-dokumen nan sudah tak diperlukan.

1. Untuk mencatat, yaitu mesin tersebut mempunyai kemampuan sebagai pencatat data atau informasi nan masuk, seperti mesin tik (manual atau elektrik), mesin absensi karyawan, dan mesin pencatat uang kas masuk maupun keluar.

1. Untuk mengolah data atau informasi, misalnya komputer

1. Untuk menggandakan data, yaitu mesin nan dapat memperbanyak data. Misalnya, mesin fotokopi, printer, dan mesin perekam (Scanner).

1. Untuk mengirim data atau informasi, yaitu mesin-mesin berupa alat telekomunikasi pada umumnya, seperti telefon, telex, faximilie, dan modem internet.

1. Untuk mengamankan, misalnya mesin pengaman data atau uang (brankas), alarm keamanan, antene anti petir.

1. Untuk mengontrol, sebuah kantor bisa juga membutuhkan mesin kontrol selain buat keamanan juga memantau kegiatan kantor, misalnya CCTV.

1. Untuk mengamankan. Kipas angin atau Air Conditioner (AC) ialah mesin-mesin elektrik nan dibutuhkan buat kenyamanan penghuni kantor dan tamu-tamu nan berkunjung.

Berdasarkan fungsi di atas, tentu setiap kantor memiliki perlengkapan mesin perkantoran nan berbeda. Hal ini disesuaikan dengan besar kecilnya perusahaan, bidang usahanya, kemampuan biaya operasional perusahaan, jumlah karyawan perusahaan, keuntungan atau laba higienis perusahaan, dan manajemen perusahaan itu sendiri.

Terkadang perusahaan nan memakai banyak mesin elektrik biasanya tak memerlukan banyak tenaga manusia sebagai karyawan buat pengoperasiannya. Cukup di tangani beberapa orang sebagai pengontrolnya.

Selain itu, mesin elektrik biasanya bersifat otomatis dan magnetis, tetapi mesin nan digunakan merupakan mesin secara manual, biasanya membutuhkan banyak tenaga manusia atau karyawan buat mengoperasikan mesin nan bersifat mekanik.

Di bawah ini mesin-mesin perkantoran nan sudah generik dimiliki oleh sebuah perusahaan, bahkan beberapa perusahaan wajib memiliki mesin-mesin ini, antara lain sebagai berikut.

1. Seperangkat komputer

1. Printer

1. Telephone

1. Mesin fax

1. Mesin photo copy

1. Mesin absensi karyawan (berupa sidik jari atau kartu absen)

1. Alat pemotong kertas (manual atau elektrik)

1. Kalkulator

1. Pembolong kertas besar maupun kecil (punch)

1. Alat pendeteksi uang (untuk menyelidiki keaslian uang)

1. Mesin penghitung uang

1. Kipas angin atau Air Conditioner (AC)

Contoh-contoh di atas hanyalah sebagian mesin perkantoran nan pada umumnya banyak dimiliki sebuah perusahaan. Tetapi, mesin nan diwajibkan buat dimiliki oleh perusahaan ialah cukup peralatan komputer, telepon, dan mesin fax . Tanpa ke tiga mesin tersebut tentunya kegiatan usaha tak berjalan lancar dan sempurna.

Mesin perkantoran apabila dipelihara dengan baik, maka akan memiliki daya tahan dan waktu guna nan cukup lama atau awet. Bila kebersihan dan pemakaiannya diperhatikan sinkron prosedur, maka mesin-mesin tersebut tak memerlukan banyak dana buat perawatannya.

Seperti biaya service apabila ada mesin nan rusak ataupun pembelian mesin-mesin baru buat mengganti mesin-mesin nan sudah usang atau tidak terpakai. Banyak cara nan mudah buat memelihara mesin agar tetap berguna dengan baik dan awet jangka waktunya, antara lain sebagai berikut.

1. Letakkan mesin pada ruang nan bebas dari kelembaban. Hal ini agar terhindar dari jamur dan binatang nan bisa bersarang pada bagian-bagian mesin.

1. Bersihkan secara berkala mesin dari debu atau kotoran nan menempel. Banyak alat-alat pembersih debu dan kotoran nan sudah tersedia dan di jual bebas.

1. Periksa secara berkala perangkat komputer, apabila terdapat virus pada perangkat lunaknya, maka segera dibersihkan atau beri antivirus.

1. Ganti secara berkala tinta pada printer atau mesin fax, jangan tunggu sampai habis.

1. Hindari memakan makanan di dekat peralatan mesin-mesin sebab dapat jadi ada remah atau residu makanan nan tertinggal, sehingga bisa mengundang binatang nan masuk, seperti semut, kecoa, atau tikus.

1. Matikan mesin-mesin bila jam pulang tiba atau sedang tak digunakan.

Mesin-mesin nan dimiliki perusahaan tentu sangat besar sekali dampaknya bagi perusahaan dan karyawan nan bekerja di dalamnya. Selain sebagai wahana penunjang operasional kantor, tentu saja bisa membuat lancarnya kegiatan usaha perusahaan. Akibat menggunakan mesin perkantoran lainnya ialah sebagai berikut.

1. Laba atau laba perusahaan bisa meningkat dengan adanya mesin-mesin perkantoran nan bersifat canggih dan modern.

1. Bagi perusahaan mesin perkantoran bisa menghemat tenaga kerja manusia. Dan, karyawan nan ada bisa di fungsikan buat divisi baru atau melakukan tugas-tugas secara manual lainnya.

1. Bagi karyawan, mesin perkantoran bisa membantu menjalankan tugasnya, sehingga waktu nan ada menjadi efisien dan hasil kerjapun cepat dan tepat.

1. Menimbulkan kedisplinan dan gairah kerja karyawan.

1. Menghemat biaya operasional nan tidak terduga.

1. Meminimalisasikan kesalahan tugas atau mencegah kesalahan fatal nan dilakukan karyawan.

1. Meningkatkan mutu dan kualitas perusahaan.

1. Menjaga dan memperbaiki gambaran perusahaan atas pelayanan kepuasan pelanggan.

Itulah dampak-dampak sebagian kecil ataupun generik nan timbul dari penggunaan mesin-mesin kantor nan dirasakan sangat bermanfaat oleh semua pihak, baik dari manajemen perusahaan , karyawan, juga kawan perusahaan. Semoga bermanfaat.