Pembuatan Format Laporan

Sistematika penulisan laporan memang sangat krusial karena dengan mengikuti sistematika ini, maka kita bisa memberikan laporan nan sinkron dengan ketentuannya. Sebagaimana telah kita uraikan tentang pengertian dasar laporan, maka jika laporan tersebut disusun secara sistematis, maka nan menerima laporan bisa memahami isi laporan dengan sebaik-baiknya. Untuk membuat semua orang memahami isi laporan itu, biasanya setiap perusahaan mempunyai kebijakan sendiri.

Bahkan tiap bidang atau tiap departemen mempunyai sistem sendiri sehingga memudahkan pengecekan, pengawasan, pengendalian secara terpadu. Dengan adanya prosedur ini, sebuah perusahaan dapat berkembang dengan baik. Dengan tertibnya tata cara pelaporan, maka bila akan mengadakan perluasan atau membuat kebijakan nan mungkin akan berpengaruh pada orang banyak, hal ini dapat diputuskan atas dasar fakta dan bukan sebab adanya rasa suka atau tak suka dari pimpinan.

Berdasarkan pengalaman nan telah ada, penyusunan laporan nan menerapkan sistematika penulisan laporan seringkali memberikan banyak kemudahan dalam mempelajari isinya. Seperti kita ketahui, laporan kita susun sebagai bentuk pertanggungjawaban kita atas kegiatan nan sudah kita lakukan. Dan, sebagai bentuk pertanggungjawaban, sudah seharusnya kita memberikan laporan atau citra atas aplikasi kegiatan tersebut.

Terkadang ada juga pelaporan nan tak membutuhkan waktu nan lama dalam pembuatannya. Misalnya, seorang manajer pemasaran akan mengadakan perjalanan dinas ke suatu tempat. Peraturan perusahaan tempatnya bekerja hanya mewajibkan sang manajer buat membuat surel ke atasannya. Isinya ialah mohon persetujuan buat mengadakan kunjungan ke pabrik atau perkebunan aatu perusahaan tertentu. Periciannya ialah apa tujuannya (monitor, servis, atau nan lainnya), berapa lama, biaya hotel, biaya bahan bakar, dan uang saku.

Setelah atasan menyetujui, lalu pihak keuangan akan memberikan sejumlah dana nan diminta. Selanjutnya, setelah perjalanan dinas selesai, nan dilakukan oleh sang menajer ialah membuat laporan berapa dana nan telah terpakai berikut buktinya. Misalnya, buat bahan bakar, ada bukti dari SPBU. Begitu juga buat hotel dan biaya lainnya. Sedangkan buat laporan jumlah penjualan, stok opname barang, barang apa saja nan belum terjual dan berapa sisanya, dan juga jumlah tagihan ke perusahaan nan membeli, semua itu dibuat oleh bagian administrasi pemasaran.

Pemisahan tanggung jawab ini memudahkan pekerjaan dan tak merepotkan seorang manajer pemasaran nan tugasnya lebih banyak bersama dengan para konsumen terutama konsumen dengan pembelian nan cukup banyak. Dengan demikian, sebenarnya pembuatan laporan ini tak sulit asalkan semua telah tertata dengan rapi dengan format nan jelas, semua orang diharapkan mampu melakukan tugas masing-masing.

Misalnya, seorang guru di sebuah kursus bahasa Inggris, harus membuat laporan tentang kemajuan bejalar siswa setiap bulannya. Selain itu, setiap tiga bulan, setiap guru juga merangkum perkembangan setiap siswa dan memberikan rapor kepada orangtua siswa. Laporan ini cukup sederhana juga. Sedangkan pihak administrasi forum pendidikan itu membuat pelaporan dalam bentuk nan berbeda.

Misalnya, perkembangan jumlah siswa per tiga bulan, perkembangan siswa nan melanjutkan pendidikan ke jenjang berikutnya, perkembangan jumlah calon siswa nan mendaftar, dan lain-lain. Bila bekerja pada perusahaan nan telah mapan, biasanya semuanya menjadi lebih mudah dan lebih terprogram. Bagan dan bentuk format pelaporan pun dapat dipakai secara berulang kali hanya mengganti angkanya saja.

Memang ada laporan nan terlihat cukup rumit. Tetapi kerumitan itu tergantung pada siapa nan melihatnya. Pada awal bekerja, seorang pekerja mungkin merasa keberatan atau merasa sangat sulit membuat laporan. Tetapi setelah terbiasa, semuanya menjadi lebih mudah. Yang harus dilakukan memang membiasakan diri dengan berbagai istilah, warna, dan bentuk-bentuk nan mewakili jumlah suatu objek. Tidak sporadis suatu pelaporan itu menggunakan istilah dan bentuk tertentu.

Dalam proses penulisan laporan, sistematikanya terdiri atas: pagina judul, daftar isi, pengantar, ringkasan, batang tubuh, epilog dan lampiran. Untuk lebih jelasnya mengenai sistematikas penulisan sebuah laporan managemen ini, bisa kita uraikan sebagai berikut:

Halaman Judul
Pagina judul atau halaman judul ialah halaman pertama pelaporan nan memuat judul laporan dengan dilengkapi nama penyusun laporan dan tanggal penyusunan laporan. Pada dasarnya, halaman ini bisa sama dengan halaman sampul, tetapi buat halaman sampul ditulis di kertas karton nan lebih tebal dan keras.

Daftar Isi
Menunjukkan isi laporan beserta halaman loka isi laporan tersebut berada. Halaman ini berfungsi untuk:

* Memberikan citra menyeluruh dan lengkap mengenai susunan, pola dan rincian hal nan dilaporkan
* Memudahkan pencarian bagian nan dibutuhkan
* Menentukan pilihan bagian laporan nan dirasakan krusial secara cepat dan tepat

Pengantar
Adalah bagian pembuka buat memasuki materi laporan buat menuntun pembaca laporan agar segera mengerti dan memahami hal-hal nan dilaporkan dalam batang tubuh laporan.

Ringkasan
Bagian ini memuat hasil inovasi nan bisa diperoleh atau konklusi nan didapat dari data nan diperoleh serta saran-saran serta rekomendasi nan diajukan kepada pimpinan. Kompendium laoran ini harus dibuat ringkas dan jelas.

Batang Tubuh
Batang tubuh ialah bagian laporan nan memuat seluruh data mengenai hal nan dilaporkan. Data disusun secara logis dan disajikan secara sistematis dengan satuan pembaagian nan terinci, misalnya menjadi bab-bab, paragraph, sub paragraf dan alenia sinkron banyaknya aspek nan dilaporkan.

Penutup
Bagian ini ialah pengunci dari semua isi batang tubuh laporan. Bagian ini bisa diisi dengan kompendium seluruh data, menunjukkan pula alasan-alasan nan mendukung kesamaan pendapat. Bisa juga bagian ini sebagai konklusi isi laporan dan juga sebagai wahana buat menyampaikan saran-saran nan bertalian dengan hal-hal nan disimpulkan dan dilaporkan.

Lampiran
Bagian ini berisi berbagai data nan bersifat sangat teknis dan terlampau banyak jika dimasukkan di dalam batang tubuh laporan. Umumnya lampiran ini berupa tabel-tabel statistik, data personal, data kegiatan, daftar hadir rapat, resume-resume kedap dan sebagainya.

Di lampiran inilah kita melengkapi isi laporan sehingga penerima laporan secara jelas bisa melihat bukti-bukti tambahan nan mendukung kebenaran dari isi laporan. Lampiran memang merupakan data pendukung dari laporan nan merupakan bukti perlaksanaan kegiatan.

Sistematika penulisan sebuah laporan memang cukup simpel jika semua data sudah kita miliki secara konkrit. Dengan data nan kita miliki tersebut, maka laporan nan kita susun diharapkan bisa menjadi satu citra jelas segala hal nan kita lakukan dalam kegiatan nan dipercayakan kepada kita, misalnya managemen perusahaan dan sebagainya.

Silahkan, Anda menyusun pelaporan sebagaimana sistematika nan sudah kita susun tersebut di atas dan yakinlah laporan kita ialah sesuatu nan benar. Kalaupun suatu saat akan mendirikan sebuah perusahaan dan akan membuat konsep laporan nan diberikan oleh pekerja, maka hal-hal nan harus dipikirkan nan sine qua non di sebuah laporan, antara lain ialah Nama Kegiatan, Tanggal Pelaksanaan, Tanggal selesai kegiatan, Siapa nan melaksanakan, Dana nan terpakai, keterangan lainnya.

Bentuk laporan itu cukup sederhana. Selanjutnya buat membuat pelaporan nan lebih terperinci, biasanya masing-masing bidang akan memberikan laporan sendiri-sendiri. Misalnya, bagian kebersihan. Pengecekan kamar mandi dapat menggunakan tabel dengan beberapa pertanyaan nan dapat langsung dicek. Apakah air selalu tersedia, apakah lantai kamar mandi licin atau berair, apakah kloset kotor, apakah kaca berembun dan berair, apakah dinding kamar mandi lumutan, apakah tisu tersedia, apakah kamar mandi berbau, dan sebagainya.

Para supervisor dapat membuat laporan per hari, per minggu, per bulan, dan per tahun. Bentuk pelaporan dapat berupa tabel peningkatan kerja atau tabel nan menunjukan apa nan harus diperbaiki. Model pelaporan itu memang sine qua non dan dapat saja diperbaiki setiap saat. Dengan adanya sistem pelaporan nan terpadu ini, maka pimpinan dapat memberikan pengarahan kepada semua pengawas atau orang nan berada dibawah pimpinannya buat lebih meningkatkan kinerja. Kalau terjadi sesuatu nan tak diinginkan, semua itu menjadi lebih mudah diperbaiki.