Ilmu Administrasi

Orang seringkali meremehkan pekerjaan dan tugas seorang administrasi sebab dianggap membosankan, tak menantang, tak heroik, tak keren, dan tidak-tidak lainnya. Mungkin, mirip dengan asumsi sebagian orang tentang pekerjaan menjadi ibu rumah tangga. Kelihatannya remeh, tetapi cobalah sekali-sekali Anda lakukan dengan benar, tak asal-asalan. Ditanggung pusing, stres, dan pegal-pegal.

Seperti halnya orang-orang frontline nan bekerja pada sektor jasa atau service nan harus memiliki jiwa melayani, begitu pun kriteria orang nan bekerja di bidang administrasi. Mereka membutuhkan kemampuan-kemampuan tertentu. Pekerjaan administrasi memerlukan orang nan memiliki ketekunan, kerapian, ketelitian, kemampuan metodis, dan perhatian nan tinggi.

Seorang pegawai administrasi harus mampu melakukan pekerjaan nan multitask pada saat bersamaan. Memilih orang nan salah buat suatu posisi dapat menuai bencana. Anda tak mungkin mempekerjakan seorang waiter (pramusaji) nan judes, susah senyum, pandangan matanya tak ramah, dan pilihan kata-katanya dapat membuat orang mengerutkan alis.

Jika mempekerjakan karyawan seperti itu, bisa-bisa bisnis Anda rusak dan Anda kehilangan banyak pelanggan. Begitu juga ketika Anda mencari personil administrasi. Pastikan Anda mendapatkan orang nan fast learning , berdedikasi, serta memenuhi kriteria buat posisinya.

Meskipun kelihatannya remeh, administrasi absolut diperlukan dalam pengelolaan segala bidang nan memiliki dan menuju suatu tujuan atau sasaran. Sebuah tujuan memerlukan serangkaian proses buat mencapainya, mulai perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, kontrol, hingga evaluasi. Di sinilah, administrasi diwujudkan dalam setiap proses manajemen.

Dalam arti sempit, administrasi sering diartikan sebagai clerical works, yaitu kegiatan-kegiatan seperti mencatat, mengetik, memperbanyak, surat menyurat, dan sebagainya. Dalam arti nan lebih luas, administrasi diartikan sebagai proses kolaborasi antara dua orang atau lebih buat mencapai tujuan bersama.

Bila kedua definisi tersebut disatukan, administrasi berarti penyelenggaraan kerja atau kegiatan nan dilakukan bersama-sama oleh dua orang atau lebih buat mencapai tujuan nan sudah ditetapkan bersama.

Drs. Ibrahim Lubis mengelompokkan ilmu administrasi ke dalam tiga bagian.

1. Ilmu administrasi negara. Mengatur administrasi ketatanegaraan. Bagian ini terbagi dua, yaitu administrasi sipil nan dilakukan oleh pemerintahan taraf kecamatan, kelurahan, departemen, maupun perusahaan jawatan. Kedua ialah administrasi militer nan diterapkan oleh angkatan bersenjata dan kepolisian.
2. Imu administrasi niaga. Mengatur administrasi niaga swasta. Bagian ini terbagi dua, yaitu administrasi perusahaan atau administrasi perkantoran nan dilakukan oleh perusahaan jasa dan barang. Kedua, administrasi sosial nan dilakukan oleh usaha sosial dalam rangka melayani masyarakat, seperti yayasan atau rumah sakit.
3. Ilmu administrasi internasional. Mengatur urusan data organisasi atau forum internasional, seperti UNESCO, UNICEF, dan ASEAN.

Tugas primer dari administrator dalam organisasi eksklusif ialah buat memastikan bahwa operasi kantor berjalan lancar. Administrator sebab itu, dengan caranya sendiri, menjadi tulang punggung organisasi. Saat ini, dibutuhkan mereka nan dapat tampil baik entah buat terampil dan dari sisi mental, sebagai administrator nan berpengalaman dan baik di semua jenis industri, baik itu kesehatan atau teknologi informasi atau pendidikan.

Administrator bekerja di berbagai departemen dari suatu organisasi seperti departemen personalia, rekening, sumber daya manusia, penjualan, dll Jadi, Anda bisa melihat, sebagai administrator bekerja di berbagai jenis industri di departemen nan berbeda, profil pekerjaan mereka sangat bervariasi.

Namun, bagi mereka nan tertarik buat memasuki profesi ini, pengetahuan tentang berbagai peran nan mereka mainkan serta keterampilan nan dibutuhkan buat menjadi berhasil dalam profesi ini, akan menjadi donasi besar.

Keterampilan dalam organisasi dengan demikian harus memiliki kemampuan buat menjadikan semuanya profesional dan berkarir jelas. Seseorang harus baik dalam manajemen waktu dan harus memiliki kemampuan buat multitask.

Maka dari itulah pekerjaan administrasi mengharuskan seseorang buat mengelola dan mengurus banyak tanggung jawab secara bersamaan, mereka merenungkan buat menjadi administrator harus memiliki kemampuan buat menyulap banyak tugas dan menyelesaikannya dalam tenggat waktu singkat, cepat. Namun rapih.

Pemeliharaan catatan kantor, pengajuan, melakukan dan memelihara dokumen kantor, menjamin ketersediaan perlengkapan kantor, menghadap pemeliharaan rutin mesin kantor dan peralatan ialah beberapa pekerjaan nan administrator lakukan secara teratur.

Faktor lain nan harus masuk dalam daftar keterampilan administrasi saat ini ialah keterampilan berteknologi. Seperti semua organisasi saat ini nan melakukan sebagian besar pekerjaan mereka bergantung pada komputer, administrator harus fasih dalam penggunaannya. Pengetahuan tentang software spesifik nan membantu mereka merencanakan dan mengelola operasi kantor dan memelihara catatan kantor serta keterampilan internet merupakan prasyarat khusus.

Sebagian besar pekerjaan administrasi mengharuskan Anda buat menjadi sangat baik dalam komunikasi, baik tertulis maupun lisan. Dalam beberapa organisasi, entah itu menghadiri panggilan, mengatur rendezvous dan janji, berinteraksi dengan klien dan pemasok, menjaga kantor dan korespondensi bisnis, mengirim email, semua ialah bagian dari pekerjaan administrator. Hal ini memerlukan bahasa nan baik, tata bahasa, dan keterampilan komunikasi lisan.

Selain nan disebutkan di atas, ada beberapa keterampilan administrasi nan spesifik di dalam pekerjaan. Misalnya, beberapa pekerjaan memerlukan seseorang buat berpartisipasi dalam seleksi dan perekrutan orang.

Jadi, buat menangani pekerjaan seperti, seseorang harus memiliki keterampilan interpersonal dan wawancara nan baik. Keterampilan mengetik cepat, kemampuan buat merencanakan dan melaksanakan proyek, kemampuan buat mengambil sesi pelatihan bagi karyawan tentang keselamatan kerja ialah beberapa pekerjaan-keterampilan spesifik lain nan diperlukan dalam profesi ini.

Sebagaimana seseorang menjadi seorang administrator senior, ia mungkin diperlukan buat berpartisipasi dalam evaluasi kinerja karyawan. Mengembangkan kebijakan kantor dan perencanaan mekanisme kantor bisa jatuh di bawah lingkup pekerjaannya.

Adapun persyaratan pendidikan buat memasuki bidang ini, ini juga bervariasi dari satu pekerjaan ke pekerjaan. Untuk mendapatkan beberapa pekerjaan asisten administrasi dasar, Anda hanya perlu menjadi lulusan SMA dan jurusan sosial diutamkan.

Sementara pekerjaan lain mungkin mengharuskan Anda buat menjadi seorang pemegang gelar dalam bidang-bidang seperti teknologi sistem administrasi, bisnis atau kantor semisal ikut belajar di STAN Sekolah Tinggi Administrasi Negara. Belajar pada pekerjaan dan pengalaman dalam industri mendapatkan seseorang nan dipilih ialah cara nan bagus buat belajar keterampilan administrasi bagi orang-orang nan ingin membuat karir di bidang ini.

Lebih dari sekedar pendidikan formal, seseorang perlu belajar dan memperoleh pengalaman dalam pekerjaan, buat menjadi fasih dalam semua keterampilan ini. Bahkan ketika seseorang telah memasuki profesi ini, menghadiri lokakarya dan sesi pelatihan buat meningkatkan keterampilan administrasi, nan akan memimpin seseorang buat berhasil dalam karir ini.

Apabila Anda akan belajar tentang teori dasar dan prinsip-prinsip manajemen juga. Jika Anda masuk ke sebuah sekolah bisnis nan baik, akan ada ceramah oleh beberapa high-profile profesional dari global usaha, nan dengan sendirinya merupakan pengalaman belajar nan besar.

Menyelesaikan studi kasus, memberikan presentasi, berpartisipasi dalam tugas kelompok, bekerja paruh waktu di sebuah perusahaan atau melakukan magang, ialah beberapa hal lain nan bisa diharapkan dapat mematangkan sisi bisnis.

Setelah Anda lulus dari sekolah, Anda akan memiliki pengetahuan nan lengkap dari proses manajemen dalam administrasi bisnis. Sebuah sekolah manajemen juga akan membekali Anda dalam semua keterampilan tugas seorang administrasi nan dibutuhkan, sebagaimana daftar nan diberikan di bawah ini:

1. Perencanaan
2. pengorganisasian
3. pengambilan Keputusan
4. Solving problem
5. komunikasi
6. mempekerjakan
7. mengontrol
8. Relationship Management Keterampilan Pelanggan
9. kepemimpinan
10. Team Building
11. Keterampilan negosiasi