Contoh-Contoh

Apa nan Anda pikirkan ketika mendengar surat peringatan ? Apakah sesuatu nan berhubungan dengan pelanggaran? Atau sesuatu nan berhubungan dengan teguran? Jika hal itu nan Anda pikirkan, maka pikiran Anda tidaklah salah. Tanpa adanya satu kesalahan fatal, tak akan ada surat nan menyatakan suatu peringatan agar nan menerima surat menyadari bahwa ia telah melakukan satu kesalahan.

Surat tersebut memang berhubungan dengan hal-hal nan bersifat pengingkaran atau teguran. Oleh sebab itu surat ini disebut juga dengan surat teguran. Meskipun demikian, surat teguran tak bisa diberikan begitu saja kepada orang-orang nan melakukan pelanggaran terhadap anggaran dan prosedur.

Ada ketentuan-ketentuan eksklusif kapan dan kepada siapa surat tersebut harus diberikan. Begitu juga dengan anggaran penulisan. Isi surat tak boleh menyinggung apalagi menyakiti perasaan orang nan menerima surat tersebut. Artikel berikut ini akan menguraikannya dengan jelas.

Surat Teguran merupakan surat nan dikeluarkan oleh forum atau instansi baik pemerintah maupun partikelir kepada angota-anggotanya nan melakukan tindakan indisipliner terhadap ketentuan-ketentuan nan telah ditetapkan oleh lembaga-lembaga tersebut. Walaupun ada kalanya surat teguran ini hanya dibuat-buat agar nan bersangkutan mengundurkan diri, hal seperti ini sangat sporadis terjadi.

Semua forum atau instansi baik intasi pemerintah, swasta, perusahaan, maupun pendidikan tentunya mempunyai peraturan-peraturan nan harus dipenuhi oleh semua anggota nan terlibat di dalam forum tersebut. Aturan-aturan tersebut dibuat tentunya tak sebelah pihak tetapi sebelumnya telah mendapat persetujuan kedua belah pihak.

Adapun tujuan dari peraturan-peratuaran tersebut ialah buat memberikan kejelasan tentang mekanisme nan harus dikerjakan, tujuan nan ingin dicapai, pengarahan, dan hukuman nan harus diketahui oleh karyawan maupun anggota nan terlibat di dalam forum tersebut. Jika peraturan-peraturan tersebut tak mampu dipatuhi ataupun dilanggar oleh orang-orang nan telah berkomitmen dengan forum tersebut, maka forum tersebut bisa memberikan teguran.

Adapun teguran-teguran tersebut diberikan dari mulai tindakan nan paling lemah seperti teguran secara lisan nan bersifat persuasif, dialog, maupun pemanggilan. Jika hal-hal tersebut masih belum memberikan hasil nan memuaskan maka orang-orang nan melanggar peraturan tersebut bisa diberikan surat peringatan.

Ada tiga jenis surat teguran, yaitu:

1. Surat teguran taraf satu atau nan sering disebut dengan SP1. SP1 akan diberikan setelah adanya teguran nan berupa peringatan lisan, namun masih diabaikan.

2. Apabila SP1 masih diabaikan, maka pihak forum bisa memberikan SP2. SP2 merupakan teguran dan peringatan nan lebih keras daripada SP1. Oleh sebab itu, seorang karyawan atau orang nan telah mendapatkan SP2, sebaiknya segera melakukan koreksi dan memperbaiki diri agar tak mendapatkan SP3.

3. SP3 tak lagi merupakan surat teguran, namun sudah berisi surat pemecatan. SP3 diberikan kepada orang-orang nan tetap melakukan tindakan indisipliner sekalipun sudah ada teguran-teguran baik teguran lisan, SP1, maupun SP2.

Ada beberapa ketentuan nan harus diperhatikan oleh forum khususnya bagian personalia dalam membuat surat tersebut, diantaranya sebagai berikut:

1. Surat peringatan merupakan surat resmi. Jadi dalam pembuatannya harus menggunakan susunan bahasa nan standar dan resmi sinkron dengan kaidah ejaan nan disempurnakan.

2. Meskipun bersifat peringatan, namun tetap harus memperhatikan kesantunan sehingga tak menyakiti dan menyinggung perasaaan orang nan menerima surat tersebut.

3. Cantumkan alasan-alasan mengapa forum atau perusahaan sampai mengeluarkan surat tersebut.

4. Bersifat tegas, maksudnya dicantumkan hukuman apabila nan bersangkutan masih melanggar dan tak bisa memperbaiki diri terhadap segala peraturan dan mekanisme nan telah ditetapkan oleh forum ataupun perusahaan.

Agar memperoleh citra nan lebih jelas, berikut ini dicantumkan beberapa contoh surat tegruan nan dikeluarkan oleh beberapa forum baik formal maupun nonformal.

1. Contoh surat terguran nan dikeluarkan oleh sekolah kepada siswa nan melanggar peraturan.

SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI (SMAN) 2 POHON JAMBU
Jalan Raya Paduka Raja No. 115 Cianjur
Telepon. 0263-123456 Faximile : 0263-1234456 Website : www.pohonjambu2.net

SURAT PERINGATAN
No. : 013/SP/PJ/II/2013
Yang bertanda tangan di bawah ini, memberikan peringatan pertama kepada siswa nan bernama :
Nama : Maroni Sukukuda
NIS : 2009.123456
Kelas : XII A Jurusan IPA
Surat ini diberikan kepada nan bersangkutan dikarenakan nan bersangkutan terbukti terbukti melakukan tawuran antara pelajar nan terjadi pada:
Hari : Sabtu
Pukul : 16.15 WIB

Tempat kejadian : Lapangan Sepak Bola Bersama-sama
Bukti-bukti keterlibatan nan bersangkutan berdasarkan katerangan dan hasil pemeriksaan beberpa pihak, yaitu:
1. Kapolsek Kecamatan Bersama
2. Keterangan masyarakat
3. Pengakuan teman-teman nan bersangkutan
4. Pembina OSIS

Tawuran merupakan salah satu bentuk pelanggaran terhadap peraturan dan tata tertib di SMAN2 Pohon Jambu.Sebagai seorang warga belajar di SMAN2 seharus mematuhi peraturan dan tata tertib nan telah ditetapkan oleh sekolah. Oleh sebab itu kepada nan bersangkutan dikenakan sanksi scorsingselama satu minggu terhitung mulai tanggal 20-27 Februari 2013. Selama waktu tersebut diharapkan nan bersangkutan bisa melakukan introspeksi dan melakukan pemugaran diri di bawah bimbingan dan supervisi orang tua orang tua nan bersangkutan.
Catatan buat diperhatikan:
Apabila nan bersangkutan terbukti terlibat kembali dalam tawuran antarpelajar, maka nan bersangkutan akan diberhentikan dari SMAN2 Pohon Jambu.

Demikian peringatam ini dibuat dan disampaikan agar menjadi perhatian dari orang tuan nan bersangkutan.
Cianjur, 19 Februari 2013
Kepala SMAN2 Pohon Jambu

M. Robi Mahfud
NIP. : 012345678

2. Contoh surat terguran nan dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawan nan melanggar peraturan.

PT. BERHARAP MAJU TERUS DAN SEJAHTERA
Jalan Raya Paduka Raja No. 115 Cianjur
Telepon. 0263-123456 Faximile : 0263-1234456 Website : www.majuterus.net

SURAT PERINGATAN
No. : 013/SP/PJ/II/2013
Ditujukan kepada
Nama : Maroni Sukukuda
Jabatan : Supervisor Penjualan

Sehubungan dengan adanya beberapa tindakan nan Saudara nan indisipliner seperti mangkir dari pekerjaan tanpa alasan nan jelas, menggunakan beberapa peralatan kantor seperti komputer dan motor buat keperluan pribadi dan menggadaikannya kepada pihak lain, maka bersama dengan ini perusahaan memberikan peringatan kepada Saudara dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

1. Surat ini berlaku buat satu bulan ke depan sejak surat ini ditandatangani oleh pimpinan perusahaan dan kepala kepegawaian.

2. Jika Saudara mampu melakukan pemugaran sikap dan mengembalikan peralatan –peralatan kantor nan menjadi dasar diterbitkannya surat ini, maka Saudara bisa kembali bekerja di perusahaan sebagaimana mestinya.

3. Jika saudara dalam kurun waktu sejak ditandatanganinya surat ini belum dapat dan tak dapat memperbaiki berbagai sikap dan mengembalikan berbagai peralatan kantor nan menjadi dasar diterbitkannya surat ini, maka perusahaan akan melakukan tindakan tegas dengan memberhentikan Saudara dari perusahaan.

4. Selama masa peringatan masih diberlakukan atau belum lewat sebulan setelah ditandatanganinya surat ini, maka Saudara tidak dibenarkan memakai fasilitas perusahaan nan selama ini menjadi inventaris dan digunakan oleh saudara.
Demikian surat ini kami untuk agar dapat diperhatikan dan juga ditaati oleh Saudara dengan sebaik-baiknya.

10 Februari 2013
Pimpinan Perusahaan Kepala Personalia

Yogi Suryogi Wawan Surawan

Semoga artikel ini bisa memberikan wawasan nan lebih luas kepada kita semua. Ditambah dengan dua contoh nan diberikan, diharapkan ada citra tentang bagaimana membuat Surat Teguran tersebut.