Fungsi Lain Surat Permohonan Maaf

Perihal surat-menyurat tentunya tidak asing lagi dalam kehidupan kita sehari-hari, khususnya bagi Anda nan bekerja di suatu perusahaan atau instansi pemerintahan. Pada masa sekarang ini, definisi surat tak hanya terbatas pada surat di atas kertas namun juga mencakup surat elektronik atau biasa disebut dengan email.

Surat-menyurat dalam perusahaan digunakan buat berbagai macam tujuan mulai dari pemberitahuan, undangan hingga permohonan donasi dana, semuanya bisa disampaikan melalui surat.

Pada artikel kali ini akan dibahas mengenai contoh surat permohonan maaf atau surat nan bertujuan buat meminta maaf atas suatu kesalahan nan dibuat oleh individu atau suatu perusahaan/instansi pemerintah.

Sebelum membahas mengenai surat permohonan maaf, ada baiknya dibahas dulu mengenai komponen isi surat secara umum. Komponen isi dalam surat terdiri dari tiga, yaitu paragraf/kalimat pembuka, inti surat, dan paragraf/kalimat penutup.

Kalimat-kalimat nan digunakan dalam surat sebaiknya tak bertele-tele khususnya bila surat tersebut merupakan surat perusahaan/instansi. Apabila surat tersebut bersifat individu namun buat tujuan resmi, kalimat nan digunakan pun menggunakan kaidah kalimat bahasa Indonesia nan baik dan benar. Berikut ini klarifikasi dari ketiga komponen tersebut.

Paragraf atau kalimat pembuka terletak pada bagian paling awal dari sebuah isi surat. Fungsi dari komponen ini ialah sebagai pengantar atau pendahuluan atas pokok persoalan nan ingin disampaikan oleh pengirim surat. Misalnya bila surat tersebut bertujuan buat memberitahukan sesuatu, maka kalimat pembukanya dapat berupa “Melalui surat ini kami bermaksud memberitahukan…”.

Contoh lainnya bila surat nan dikirimkan bertujuan sebagai pengantar suatu berkas, kalimat pembukanya bisa berupa “Bersama dengan surat ini kami sertakan/antarkan sejumlah berkas …”. Paragraf atau kalimat pembuka ini diharapkan bisa langsung membuka pokok persoalan, sehingga pembacanya akan langsung memahami tujuan surat tersebut.

Setelah kalimat pembuka, selanjutnya ialah paragraf isi atau inti surat. Paragraf ini berisi tentang maksud sebenarnya atau persoalan dari surat nan dikirimkan tersebut. Paragraf isi dapat berisi lebih dari satu buah tergantung dari persoalan nan ingin disampaikan, namun tetap harus singkat, jelas, dan lugas. Kalimat nan digunakan pun haruslah sopan dan tak menyinggung penerimanya.

Bagian ini merupakan bagian terakhir dari isi surat. Paragraf epilog ini berisi simpulan dari isi surat. Di samping itu, dalam paragraf ini juga berisi tentang asa pengirim dan ucapan terima kasih dari pengirim surat. Berikut ini beberapa contoh kalimat epilog surat “Atas kehadiran saudara kami ucapkan terima kasih”, “Demikian surat permohonan ini kami buat. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih”.

Salah satu jenis surat nan berfungsi buat mengajukan permohonan maaf atas suatu kesalahan, keterlambatan, atau kekeliruan ialah surat permohonan maaf. Urutan isi surat ini sama dengan isi surat pada umumnya, mulai dari paragraf pembuka, inti surat, dan kalimat penutup.

Inti surat haruslah dengan gamblang dan lugas menyampaikan permohonan maaf atas kesalahan nan telah dibuat, agar penerima surat bisa memahami bahwa perusahaan/instansi tersebut benar-benar dengan tulus memohon maaf pada penerima surat. Berikut ini contoh surat permohonan maaf nan dibuat oleh sebuah perusahaan atas kesalahan pengiriman barang pada pelanggannya.

Jakarta, 25 Mei 2013

Kepada Yth.
Pimpinan Toko Alat tulis “Pulpen Jaya”
Di Tempat

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami nan bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Syaiful Muhtar
Jabatan : Pimpinan PT. Buku Tulis Makmur

Bermaksud buat menyampaikan permohonan maaf kepada Pimpinan Toko Alat Tulis “Pulpen Jaya” atas kekeliruan pengiriman barang nan terjadi pada tanggal 20 Mei 2013 lalu. Kekeliruan tersebut murni atas kesalahan pihak perusahaan kami dan akan kami pertanggungjawabkan seluruh kekeliruan tersebut. Untuk prosedur pertangungjawaban akan kami sampaikan lebih lanjut melalui email toko saudara.

Demikian surat permohonan maaf ini kami sampaikan. Atas perkenannya kami ucapkan banyak terima kasih.

Hormat saya,
Pimpinan PT. Buku Tulis Makmur

Syaiful Muhtar

Surat permohonan maaf tak hanya dibuat oleh suatu perusahaan atau instansi, tapi dapat juga dibuat oleh individu kepada individu lain. Surat ini biasanya dibuat dalam rangka keperluan permasalahan hukum. Sebagai contoh, seseorang melakukan tindakan kekerasan kepada temannya. Kasus tersebut kemudian dibawa ke ranah hukum , namun sang korban menyatakan mau berdamai asal sang pelaku membuat suatu surat permohonan maaf nan ditujukan buat sang korban.

Berikut ini contoh surat permohonan maaf nan dibuat oleh individu kepada individu lain.

Jakarta, 25 Mei 2013

Kepada Yth.
Saudara Teddy Kurniawan
Di tempat

Dengan hormat,

Melalui surat ini, aku :

Nama : Hendy Susilo
Umur : 28 tahun
Pekerjaan : Wiraswasta
Alamat : Jalan. Bunga Melati, Kebayoran, Jakarta

Bermaksud buat memohon maaf atas segala tindakan kekerasan nan telah aku lakukan pada Saudara Teddy Kurniawan pada tanggal 20 Mei 2013 nan berlokasi di loka parkir Kafe Bunga Mawar, Jakarta Selatan. Saya sadar bahwa tindak kekerasan berupa pemukulan dengan menggunakan tongkat kayu merupakan tindakan di luar batas dan bisa membahayakan nyawa Saudara. Saya akan bertanggung jawab atas segala kerugian nan Anda alami sehubungan dengan tindakan tersebut.

Demikian surat ini aku untuk dengan setulus-tulusnya tanpa paksaan dari pihak mana pun. Atas kesediaan Saudara menerima permohonan maaf ini, aku ucapkan banyak terima kasih.

Hormat saya,

Hendy Susilo

Seperti nan telah dijelaskan di atas bahwa fungsi primer dari surat permohonan maaf ialah meminta maaf atas kekeliruan nan telah dibuat. Selain itu, sebenarnya surat ini secara etika merupakan salah satu bentuk pertanggungjawaban etik dari si pembuat kesalahan.

Melalui surat permohonan maaf, berarti si pengirim surat mengakui adanya kesalahan serta bertanggung jawab atas kesalahan tersebut. Oleh sebab itu, sering kali surat ini dijadikan bukti bagi penerima surat saat penerima surat ingin meminta penyelesaian lebih lanjut dari si pembuat kesalahan.

Surat permohonan maaf bisa berfungsi sebagai bukti sah dalam kaitannya dengan ranah hukum, seperti halnya contoh surat di atas (contoh kedua). Surat tersebut bisa dijadikan bukti sah bahwa si pelaku sudah meminta maaf pada si korban sinkron dengan kesepakatan nan telah dibuat. Apabila nantinya si korban ingin mengadukan si pelaku kembali ke ranah hukum, si pelaku bisa menunjukkan bukti bahwa ia sudah membuat surat tersebut secara resmi.

Sering kali surat ini juga digunakan sebagai bagian dari proses pengembalian nama baik dari seseorang atau suatu perusahaan. Biasanya surat tersebut akan dimuat di sebuah surat kabar atau majalah nan berskala nasional, dapat juga ditunjukkan dalam sebuah konferensi pers .

Melalui surat permohonan maaf, secara tak langsung menunjukkan bahwa si pembuat surat ingin menyampaikan bahwa dirinyalah nan bersalah bukannya orang nan menerima surat, sehingga orang nan menerima surat berhak atas pengembalian nama baiknya.[]