Tahap-Tahap Administrasi Usaha dalam Sebuah Perusahaan

Apa nan ada di benak Anda saat mendengar kata “ administrasi usaha ”? Mungkin akan membayangkan kerumitan sebuah perusahaan dalam hal menata kegiatan ketatausahaan demi memenuhi persyaratan nan sudah dibakukan oleh undang-undang.

Ya, administrasi usaha merupakan salah satu hal nan sangat penting bagi sebuah perusahaan . Itulah sebabnya tak bisa diabaikan begitu saja. Para pemilik perusahaan harus mengetahui dengan detail apa saja nan harus dilakukan sehubungan dengan masalah administrasi ini.

Administrasi Usaha Secara Etimologis

Sebelum lebih jauh membicarakan tentang masalah ini, ada baiknya jika kita sedikit mengulas tentang makna dari administrasi. Berasal dari bahasa Belanda, administrasi terdiri dari dua kata, ad dan ministrate . Jika diartikan secara bebas, kedua kata itu membentuk makna melakukan kegiatan pencatatan, pembukuan, korespondensi, dan hal lain nan berhubungan dengan data dan angka.

Sementara “usaha” sendiri merujuk pada perusahaan. Jadi, administrasi usaha ini memegang peranan nan sangat krusial bagi kelangsungan suatu perusahaan, sejak awal didirikan hingga kelak dapat berjalan dengan baik. Tiap perusahaan nan dibangun di global ini harus memiliki administrasi nan teratur demi mendukung kelangsungan operasional nan ideal.

Tanpa administrasi nan teratur dan tepat, bisa dipastikan akan timbul banyak sekali masalah nan tak sederhana dan pada akhirnya dapat mengancam perusahaan. Itulah sebabnya perusahaan biasanya mengatur urusan administrasinya secara spesifik demi mencegah hal-hal nan tak diinginkan.

Tahap-Tahap Administrasi Usaha dalam Sebuah Perusahaan

Administrasi sendiri memiliki beberapa karakteristik khas nan tidak dapat dihilangkan begitu saja. Yaitu adanya sekelompok orang nan akan bekerja sama, adanya tujuan nan akan dicapai, serta adanya proses buat memulai usaha tersebut. Administrasi dalam global usaha ini tidak dapat diabaikan begitu saja sebab memiliki kegunaan nan sangat penting. Tanpanya, pihak pengusaha akan mengalami kesulitan besar dalam rangka pengembangan usahanya.

A. Administrasi sebelum pendirian perusahaan

Sebelum mendirikan sebuah perusahaan, ada hal-hal krusial nan harus diurus administrasinya sebagai salah satu syarat buat mendapatkan izin operasional sinkron undang-undang nan berlaku di tanah air.

Yang pertama ialah memilih bentuk perusahaan nan akan didirikan. Pilihannya ada beragam, tergantung kesepakatan nan Anda lakukan dengan rekan usaha (jika ada). Atau pilihan pribadi nan dirasa menguntungkan. Apakah Anda memilih buat mendirikan PT, CV, atau Firma, semua sudah diatur oleh undang-undang dengan lengkap.

Perusahaan juga harus memiliki dasar hukum pendiriannya. Dan sampai saat ini nan sudah memiliki dasar hukum secara spesifik baru PT. Sementara CV dan Firma sebaliknya. Lalu harus diuraikan pula pendiri perusahaan nan akan dibangun ini. Lengkap dengan data pribadi.

Selanjutnya, silakan pilih nama perusahaan nan akan dipilih dan juga keterangan mengenai besar kapital nan sudah disiapkan. Juga maksud, tujuan serta kegiatan usaha nan dilakukan perusahaan Anda. Jangan lupa buat mencantumkan nama pendiri dan pengurus perusahaan, orang nan kelak akan bertanggung jawab secara hukum terhadap kegiatan perusahaan.

Untuk CV dan Firma, pendiri perusahaan cukup mendaftarkan akte pendirian dari notaris ke pengadilan negeri setempat. Sementara spesifik buat PT, akte pendiriannya diharuskan buat mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Menteri Hukum dan HAM Republik Indonesia. Jadi, harus menunggu terlebih dahulu hingga mendapat lampu hijau dari pemerintah.

Jika ingin melakukan perubahan aturan dasar perusahaan, CV dan Firma tak perlu melakukan pengubahan terhadap dokumen awal. Sebaliknya jika perusahaan berbentuk PT, maka harus dilaporkan dan mendapat persetujuan dari Menteri Hukum dan HAM pemerintah Republik Indonesia.

Setelah urusan administrasi ini beres, barulah sebuah perusahaan bisa mulai beroperasi sinkron bidang pekerjaannya. Dokumen nan ada merupakan salah satu hal nan sangat krusial dan harus dijaga jangan sampai hilang. Agar tak bisa dimanfaatkan oleh orang-orang nan tak berkepentingan dan kelak bisa merugikan perusahaan.

Dari sini dapat terlihat bagaimana pentingnya masalah administrasi ini. Sehingga sangat wajar jika umumnya perusahaan mendirikan divisi spesifik buat mengurusi bagian ini.

Pendirian divisi berbeda dengan pekerjaan nan juga berbeda memiliki arti nan sangat krusial dalam kegiatan operasional perusahaan. Hal ini mencegah terjadinya tumpang tindih pekerjaan nan dapat berakibat fatal terhadap kelangsungan hayati perusahaan.

B. Administrasi setelah pendirian perusahaan

Setelah masalah administrasi pendirian perusahaan beres, barulah pemilik dapat bernapas lega. Kini saatnya masuk ke fase selanjutnya, memulai tindakan operasional perusahaan.

Pada titik ini, semua aktivitas perusahaan harus dicatat dengan rapi dan terperinci demi keperluan administrasi. Dengan sistem pencatatan nan rapi dan teratur, tak akan sulit bagi pengelola perusahaan jika ingin mendapatkan keterangan tentang bagian tertentu.

Surat-menyurat ialah salah satu bagian nan harus dicatat dengan rapi dan lengkap. Pencatatan meliputi antara lain : surat masuk, surat keluar, isi surat, sifat surat, tanggal surat, serta proses surat.

Dalam perusahaan, surat nan biasa dikelola antara lain surat pesanan, surat penawaran, atau surat pengiriman barang. Dengan pencatatan administrasi nan rapi, akan sangat mudah menemukan jejak dokumen andai suatu saat ada masalah di dalam pesanan barang, misalnya.

Selanjutnya, dilakukan pencatatan terhadap setiap transaksi barang dan jasa nan sudah dan akan dilakukan. Administrasi seputar transaksi ini tak boleh dilakukan dengan sembrono. Pencatatan harus dibedakan antara transaksi pembelian barang, penjualan, penerimaan tagihan, atau pembayaran utang.

Lalu masih ada bagian nan spesifik mencatat transaski keuangan secara rinci, dari penerimaan uang tunai hingga pembayaran beban atau kewajiban. Jangan lupakan bukti transaksi nan harus disertakan dalam setiap catatan keuangan. Contohnya cek, kuitansi, nota kotan, faktur, atau bilyet giro.

Selanjutnya, perusahaan juga harus mencatat transaksi keuangan secara rinci. Biasanya bagian akuntansi nan akan mengerjakan bagian ini. Hal nan serupa dilakukan buat mencatat pajak nan berhubungan dengan perusahaan.

Yang tidak kalah krusial ialah mencatat perjanjian dagang nan sudah dibuat dengan pihak ketiga. Perjanjian itu harus mampu merinci tentang isi perjanjian, waktunya, dan dengan siapa perjanjian itu dibuat. Demikian juga dengan data distribusi perusahaan.

Sangat krusial buat merinci siapa saja distributor nan diserahi tugas buat mendistribusikan produk perusahaan. Bukti diri lengkap distributor sangat dibutuhkan dan menjadi keharusan. Hal serupa juga berlaku buat bagian persediaan barang. Administrasi harus mencantumkan tentang arus keluar masuk barang dan jenis-jenisnya.

Satu hal lagi nan harus dilengkapi administrasinya ialah catatan tentang karyawan. Tiap perusahaan biasanya menyimpan dengan rinci siapa saja orang nan bekerja di dalamnya. Lengkap dengan jabatan dan bukti diri si karyawan selengkap mungkin. Keterangan tentang gaji, mutasi, prestasi, dan promosi tiap karyawan pun wajib dicantumkan dengan detail.

Pada akhirnya, administrasi usaha ini memegang peranan vital nan akan dijadikan pegangan oleh perusahaan dalam mengambil keputusan. Entah itu berhubungan dengan tujuan, kebijakan, pengembangan, hingga pengendalian perusahaan di masa depan.

Seluruh informasi administrasi lengkap inilah nan akan dijadikan sebagai acuan. Dari sini kita dapat memahami mengapa masalah administrasi harus mendapatkan perhatian sekaligus penanganan nan serius. Alasannya hanya satu, demi kamajuan perusahaan.