Karakteristik Penanganan Kas Kecil

Dalam perusahaan, kas kecil bisa digunakan buat pengeluaran rutin atau nan sering digunakan dengan nominal nan nisbi kecil. Pengeluaran ini tentunya tak menggunakan cek sebab jika pengeluaran kecil menggunakan cek membutuhkan waktu nan lama.

Dengan adanya kas kecil, kebutuhan sehari-hari dari perusahaan nan bersangkutan akan terpenuhi. Contohnya di Bank Rakyat Indonesia (BRI), kas kecil dikelola oleh pegawai BRI nan diawasi oleh Supervisor, yaitu berupa data nan harus direkap setiap ada pemasukan dan pengeluaran.

Kas kecil juga bisa berfungsi sebagai peminjaman uang oleh pegawai perusahaan nan bersangkutan, baik itu peminjaman buat kebutuhan perusahaan maupun buat kebutuhan perjalanan dari BRI itu sendiri. Itu merupakan contoh kecil dari Bank Rakyat Indonesia.

Fungsi kas kecil bagi perusahaan besar sekalipun sangatlah penting. Hal ini dilakukan buat menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan sebab jika dibandingkan dengan cek, pengeluaran kecil jika menggunakan cek tak akan berjalan efektif sebab butuh waktu nan tak sedikit. Adapun pengeluaran nan membutuhkan waktu nan singkat, seperti biaya makan minum, biaya perlengkapan, biaya keperluan kantor, serta biaya lainnya nan tak terduga.

Dengan bercermin pada kebutuhan tersebut, perusahaan besar memfasilitasi adanya kas kecil sebagai penunjang kelancaran jalannya perusahaan. Dana nan disediakan pada fasilitas ini juga tak boleh terlalu besar. Aktivitas pada perusahaan tentunya cukup banyak, sehingga dana nan disediakan nisbi cukup. Selain itu, dikhawatirkan juga terjadi kehilangan sebab hanya disimpan pada beberapa individu.

Dalam melakukan pengelolaan terhadap kas kecil ada beberapa metode nan bisa digunakan, antara lain sebagai berikut.

Artinya awalnya diberikan dana secara utuh, dan biasanya jumlahnya tetap. Namun setelah dana menipis, akan mengambil kembali dari kas besar buat persediaan selanjutnya. Untuk pengisian kas kembali, harus melampirkan dokumen pendukung, apa saja nan selama ini telah dikeluarkan. Biasanya banyak perusahaan besar menggunakan metode ini.

Metode ini dianggap bagus sebab bisa dilakukan supervisi dan mendukung kelancaran dalam menjalankan perusahaan, terutama perusahaan besar nan jumlah pekerjaan nan dilakukan cukup padat. Bagi perusahaan pemerintah apalagi, perlu adanya rincian detail, sebab harus adanya tanggung jawab seluruh data keuangan perusahaan pada pemerintah. Selama ada dokumen pendukung tentunya tak akan bermasalah pada pengeluaran dan pemasukan pada dana nan dikelola.

Artinya dana kas kecil tak tetap. Akan ada pemasukan dan pengeluaran. Dana tersebut harus diperlihatkan setiap ada transaksi, baik pengeluaran maupun pembelian. Jadi, dana dengan metode fluktuasi tergantung pada transaksi itu sendiri. Dengan mengedepankan kepada berapa jumlah saldo nan nan disimpan pemegang dana. Harus melihat pemasukan dan pengeluaran nan ada.

Dalam mengelola kas kecil perlu adanya mekanisme dalam mengaturnya. Pengelolaan nan pertama ialah dengan menetapkan berapa jumlah kas kecil nan diperlukan. Dalam menerapa mekanisme ini, tak selalu pada kas kecil, juga harus menyediakan kas besar.

Kedua ialah dalam pengelolaannya perlu ada data buat mengontrol pengeluaran dan pemasukan dari dana nan digunakan. Salah satu bentuk pengontrolan pada metode imprest adanya kas kecil disediakan pada pembayaran nan jumlahnya kecil dan dicatat pada buku kecil dan dilaporkan pada kas besar hanya sekali pada saat pengisian kembali kas kecil.

Kemudian, dana nan ditetapkan buat mengisi bukanlah keputusan invidu nan memegang dana melainkan dengan keputusan perusahaan. Pengeluaran dana tersebut hanya bisa dikeluarkan setelah disetujui dan ditandatangani oleh pejabat nan berwenang, tak sembarangan memberikan pengeluaran. Pengisian kembali bisa dilakukan secara berkala. Pencatatan hanya sekali pada buku besar dengan tak terinci, sebab rincian hanya dicatat pada buku kecil.

Pemberlakuan kas kecil memiliki karakteristik, yaitu jumlahnya dibatasi oleh perusahaan tak lebih dan tak kurang sinkron dengan skala operasional perusahaan. Kegiatan ini digunakan buat pembiayaan rutin perusahaan. Penyimpanan dana ini disimpan dalam sebuah boks atau di amplop.

Penyimpanan dana ini ditangani dan dipegang oleh pemula atau karyawan junior. Dilihat dar segi individu nan memegang dana ini perlu memperhatikan syaratnya, antara lain minimal ada dua petugas nan mengelolanya sebab dengan aktivitas rutin setiap hari satu petugas tidaklah cukup.

Kasir buat dana ini perlu menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil, bisa bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan nan menggunakan spreadsheet sederhana, seperti excel. Sebaiknya, perusahaan melakukan pelatihan (training ) bagi calon pengelola dana ini.

Dalam pengisian kembali kas kecil, setelah ditentukan jumlah saldo nan akan diisi, petugas segera menarik dana dari bank, dan setelah diberikan tanda terima, uang tersebut disimpan ditempat nan telah ditentukan. Jangan lupa juga mendata berapa saldo awal. Apabila saldo nan telah digunakan semakin kecil jumlahnya bahkan di bawah saldo nan rendah harus segera melaporkan, begitu juga jika terjadi kelebihan dana, pada saat pelaporan menyerahkan kembali kelebihan dana tersebut.

Bagian nan membutuhkan dana ini sebelum melakukan pembelian seharusnya sudah mendapatkan persetujuan dari manajer keuangan. Setiap pembelian harus melampirkan tanda bukti pembelian, dan harus diserahkan kepada petugas kas kecil ini.

Dalam penghitungan kas kecil ini, nan harusnya rutin juga dilakukan ialah setiap jam terakhir aktivitas perusahaan dilakukan penghitungan fisik dengan melihat data awal jam kerja sampai selesai jam kerja, dan merekonsiliasi antara data dan saldo nan ada. Jika terjadi disparitas data dan saldo haruslah dilaporkan kepada manajer keuangan buat mendapatkan solusi.

Tips kecil nan bisa diterapkan ialah setiap melakukan transaksi sebaiknya melakukan penghitungan cepat saat itu juga agar saat rekonsiliasi tak terlalu full dalam penghitungan di akhir jam kerja. Bukan saja dalam pengelolaan nan harus dijaga agar dana tak ke mana-mana. Perlu adanya mutasi buat konservasi dana nan sedikit ini.

Mutasi tersebut dengan merinci data dengan saldo awal dijumlahkan dengan dana nan telah diisi kemudian dikurangi dengan pengeluaran dana. Saldo akhir itulah nan harus dilaporkan. Laporan mutasi dana itu mencakup saldo awal, pengeluaran, pengisian kembali dan saldo akhir.

Tidak bisa dipungkiri perusahaan ialah kegiatan bisnis nan selalu mengutamakan laba dan jika ingin melakukan sebuah transaksi tentunya harus dengan tujuan. Dengan dana ini perusahaan juga pastinya memiliki kegunaan di dalamnya. Manfaat dibentuknya ini tak saja hanya alasan buat kebutuhan perusahaan semata, tetapi ada kegunaan dalam persediaan aturan ini.

Manfaatnya ialah salah satu planning dalam mengoperasikan perusahaan sehingga memperoleh hasil. Adanya kemungkinan surplus dan defisit dalam operasi perusahaan. Besarnya dana buat menutup defisit dari perusahaan tersebut. Sebagai pengontrolan dalam kredit nan harus dikembalikan.

Berdasarkan hal tersebut bisa disimpulkan bahwa tujuan dikelolanya dana ini dengan adanya aturan spesifik buat dana nan dibutuhkan dalam waktu nan singkat, perusahaan mendapatkan suatu kegunaan buat menyeimbangkan pemasukan dan pengeluaran dana dalam menjalankan operasi kegiatan perusahaan.

Selain kegunaan tersebut, ada juga kegunaan lainnya, yaitu pengurangan dalam jumlah transaksi. Pengurangan kesalahan bisa diperlihatkan sebab setiap bulannya kepala kasir atau supervisor akan melihat saldo bulan sebelumnya, dengan melihat rincian, akan bisa mengetahui kelebihan dan kekurangannya.

Penghematan waktu dan tenaga kerja, setiap transaksi selalu di up date sebab mudah dilakukan sehingga ada penghematan waktu dan tenaga kerja. Pada saat inspeksi biaya bisa meminimalkan penyalahgunaan. Mengontrol pengeluaran nan terlalu besar sebab ada rincian buat apa penggunaannya. Fasilitas posting di buku kecil dan ada rincian nan bisa memberikan informasi lengkap.

Semua total biaya disimpan dalam buku kecil dan hanya pada akhir saja disimpan di buku besar sehingga pengontrolan ada dua sisi. Dalam kehidupan sehari-hari penggunaan dana ini mungkin bisa ditransaksikan dalam bentuk ATM atau kartu kredit sebab tanpa melibatkan uang tunai. Ini mungkin contoh lain dalam kehidupan sehari-hari nan terlepas dari perusahaan nan melibatkan penggunaan uang tunai buat keperluan mendadak.

Berdasarkan hal tersebut bisa disimpulkan bahwa dana ini memang banyak diperlukan pada perusahaan besar tentunya. Laba dan khasiatnya ternyata juga turut membantu buat kelancaran perusahaan dan buat menyeimbangkan transaksi antara pengeluaran dan pemasukan. Kas kecil cukup bermanfaat bagi Anda.