Bagaimana Penulisan Laporan nan Efektif

Penulisan laporan sudah ditengarai sebagai kegiatan tambahan nan tak perlu eksis di global ini, bagi sebagian orang nan doyan aksi, menulis laporan sudah dimasukan ke dalam tugas juru ketik. “saya detektif, bukan juru ketik” protes orang-orang nan bahagia aksi. Mereka super keliru.

Penulisan laporan (apalagi nan telah pandai sebab terbiasa), merupakan kunci ditemukannya banyak hal tersembunyi. Bila ada seorang detektif nan sesumbar bahwa laporan tak penting, Anda dapat sangsi, sebenarnya mana nan penjahat dan mana nan polisi?

Menulis laporan ialah pekerjaan mendeteksi, pekerjaan seorang detektif sejati, nan selalu dapat memecahkan kasus demi kasus bila laporan lengkap. Di Indonesia, studi file dan pendidikan tentang bagaimana pentingnya sebuah laporan memang lumayan jadi cerita sedih. Orang cenderung berpikir bahwa menuliskan laporan hanya pekerjaan sekretaris.

Tidak heran bila kasus kekerasan, kasus hukum, kasus bisnis, nan sudah berantakan dan semakin berantakan, sebab orang-orang mengabaikan laporan nan lengkap dan baik. Karena di dalam laporan, Anda bukan saja menuliskan tentang identitas, namun juga muatan cerita, kronologis, perjalanan kerja, dan hal-hal nan krusial dijadikan catatan, termasuk catatan kaki.

Menulis laporan termasuk kegiatan jurnalistik. Dengan demikian, menulis laporan memang dapat dimasukan ke dalam kegiatan reportase, walau itu bermakna informal. Untuk itulah, penulis tertarik buat memberikan kepada Anda, tips dan faq dalam penulisan laporan.

Sebuah laporan bisa didefinisikan sebagai sebuah kesaksian atas terjadinya beberapa hal nan dapat diperhitungkan. Hal ini murni berdasarkan pengamatan dan analisis. Sebuah penulisan laporan memberikan klarifikasi tentang situasi apapun.

Dalam global bisnis saat ini, laporan memainkan peran penting. Karena pelaporan ialah dasar nan kuat buat perencanaan dan kontrol dalam sebuah organisasi. Dengan laporan akan ada informasi nan bisa dimanfaatkan oleh tim manajemen, dalam sebuah organisasi buat membuat perencanaan nan memecahkan masalah kompleks dalam organisasi.

Sebuah laporan membahas masalah eksklusif secara rinci. Laporan membawa informasi krusial nan bisa diandalkan buat menjadi perhatian top manajemen dalam suatu organisasi. Oleh sebab itu, atas dasar informasi tersebut, manajemen bisa membuat keputusan kuat. Laporan diperlukan buat menilai kinerja dari berbagai departemen dalam suatu organisasi.

Anda pastinya pernah merasa kesal atau putus asa, sebab mendadak harus menulis laporan? Apakah menulis ialah tugas membosankan nan terpaksa harus Anda lakukan sebab regulasi birokrasi? Tentu saja setiap orang akan lebih suka melakukan tindakan "nyata", dari pekerjaan lapangan rutin, pertemuan, pengorganisasian. Daripada duduk di belakang meja buat membuat laporan.

Lalu, dengan sesuka hati, Anda membuat sebuah laporan. Apakah Anda benar-benar serius ingin membuat hasil karya terbaik? Sementara penulisan laporannya berantakan? Penulisan laporan bukanlah sesuatu nan terpisah dari karya "nyata". Ini ialah bagian krusial dan integral dari pekerjaan, dan juga "nyata" seperti bentuk pekerjaan lain. Tidak ada karya terbaik nan dibuat oleh laporan nan asal-asalan, Anda harus camkan itu!

Menulis laporan akan efektif terutama bila dilakukan dengan sahih dan efektif. Sebuah laporan nan efektif bisa ditulis melalui langkah berikut :

1. Tentukan tujuan dari laporan tersebut, yaitu, mengidentifikasi masalah.

1. Mengumpulkan bahan nan diperlukan atau data, fakta buat laporan.

1. Memelajari dan memeriksa fakta-fakta nan dikumpulkan.

1. Rencanakan fakta buat laporan.

1. Siapkan garis besar buat laporan, yaitu, tema penyusunan laporan.

1. Mengedit laporan nan disusun.

1. Mendistribusikan draft laporan ke tim penasehat dan meminta umpan balik serta rekomendasi.

Tujuh langkah di atas, kiranya dapat membantu Anda membuat laporan nan efektif.

Hal inti, atau hal esensi harus terdapat dalam penulisan laporan , sebab laporan harus fokus, dan isinya tak berlebihan, oleh sebab itu, kenali esensi laporan sebagai berikut :

1. Tahu tujuan Anda, yaitu tujuan nan difokuskan.

1. Menganalisis audiens , yaitu melakukan analisis sasaran kepada audiens atau repsonden nan ditujukan.
   

1. Tentukan panjang laporan.

1. Informasikan hal nan faktawi dan sahih dalam sebuah laporan. Sertakan semua fakta nan relevan dalam sebuah laporan.

1. Diskusikan semua sisi dari masalah dengan tak memihak.
   

1. Berkonsentrasi pada struktur laporan dan materi. Putuskan dengan segera gaya penulisan laporan. Gunakan struktur kalimat nan hidup.

1. Laporan harus rapi dan disajikan dengan hati-hati dalam pendokumentasian.

1. Soroti, marking , dan rekap pesan primer dalam sebuah laporan.

1. Upayakan penulisan laporan nan mendorong umpan balik atas laporan tersebut. Sekalipun umpan balik itu negatif, percaya saja bahwa hal itu akan ada gunanya. Seperti, laporan bisa dimodifikasi berdasarkan masukan para kritikus tersebut.

1. Gunakan grafik, pie-chart buat menunjukkan catatan data numerik selama bertahun-tahun.

1. Tentukan margin pada laporan. Idealnya, bagian atas dan margin sisi harus sama (minimal 1 inci), tapi margin bawah lebih rendah.

1. Mencoba buat membangkitkan minat pembaca dengan membuat paragraf nan sesuai, memberikan judul nan berani buat setiap paragraf, menggunakan kalimat ‘menembak’ di bagian-bagian nan memang perlu.

Sebelum memutuskan siapa nan harus menerima laporan, akan bermanfaat buat lebih dulu meninjau siapa nan akan mendapatkan laba dari laporan tersebut, apakah:

1. Para penulis laporan;

1. Masyarakat nan terlibat dalam proyek;

1. Setiap elemen masyarakat;

1. Donor dan kontributor (termasuk anggota masyarakat);

1. Peneliti, dan akhirnya

1. Pemerintah: pusat, kabupaten, lokal.

Manfaat bagi siapapun nan "bersedia" melakukan penulisan laporan adalah:

1. Mampu mengatur dan melakukan simpan-lepas informasi nan tersedia;

1. Menghindarkan Informasi nan hanya tersimpan di dalam kepala, dan akhirnya tak teratur;

1. Setiap informasi nan kurang bisa diidentifikasi;

1. Penulis dapat mendapatkan totalitas dan lebih netral;

1. Membuat analisis dan evaluasi lebih mudah;

1. Ada kemampuan menjelaskan interaksi antara kegiatan (input) dan (output) dari hasil;

1. Membantu penulis dalam membuat evaluasi diri, agar tak berat sebelah;

1. Menyediakan informasi buat membuat rekomendasi, dan

1. Hal ini bisa menyebabkan perubahan dalam tujuan, strategi, atau kegiatan di masa depan dengan lebih baik.

Manfaat lainnya ialah umpan balik (saran, pengalaman, rekomendasi, tentang laporan, penulis, dan lainnya). Umpan balik akan membuat Anda tajam.

Setelah beberapa elemen krusial di atas, ada lima jenis penulisan laporan dan krusial dipelajari :

1. Laporan Kemajuan Bulanan;

1. Laporan Proyek Komunitas (proposal);

1. Laporan Rutin Manajemen;

1. Laporan perjalanan dan Lapangan,

1. Laporan Rapat

Dengan topik penulisan laporan Antara lain :

1. Latar Belakang, pendahuluan.

1. Pemberitahuan berhasil proyek (dan faktor penyebabnya).

1. Kegagalan proyek (dalam mencapai tujuan), dan mengapa?

1. Partisipasi masyarakat (pengambilan keputusan).

1. Kontribusi masyarakat (sumbangan, input misalnya tenaga kerja, pasir, tunai.).

1. Perubahan nan dibutuhkan (misalnya perubahan dalam strategi).

1. Anggaran nan tak terduga.

1. Pelajaran

1. Rekomendasi kepada orang per orang.

Begitulah kiranya penulisan laporan. Selamat berkerja! Semoga mulai sekarang, Anda tak lagi memandang sebelah mata sebuah laporan. Karene sekali lagi, laporan ialah fakta baik dan jelek tentang hal nan Anda kerjakan. Laporan akan memberi Anda manfaat. Laporan dapat menjadi acuan bagi Anda buat bisa bekerja lebih baik.