Contoh-contoh SOP Sederhana

Setiap perusahaan niscaya memiliki anggaran standar nan perlu ditaati para karyawannya. Anggaran itu ada nan bersifat dinamis, ada juga nan dapat terjadi perubahan sinkron kebutuhan. Meski dapat berubah, tapi setiap anggaran berlaku dalam tempo lama. Macam-macam aturannya, di berbagai literatur kita dapat melihat contoh mekanisme kerja perusahaan .

Aturan di perusahaan dibuat dan ditaati sebagai sistem guna mencapai keinginan bersama. Sekaligus membuat ritme kerja teratur dengan jenis pekerjaan, tugas, pola, dan sasaran nan jelas. Anggaran tersebut biasa disingkat SOP, standard operating procedure . Ini dimiliki setiap divisi.

Sebagai contoh, pabrik otomotif . Divisi di sana banyak. Bahkan, dalam satu divisi dapat dicacah ke beberapa unit divisi lain. Produksi, misalnya. Ada bagian stamping production, painting, casting, engine, assembly, dan sebagainya. Masing-masing bagian ini punya SOP berbeda.

Aturan kerja di bagian mesin tentu dengan pengecetan dan seterusnya. Jenis pekerjaan dan targetnya juga sudah berbeda, tapi semua saling mendukung proses holistik produksi. Ini dapat dilihat di perusahaan terkait. Meski semua bagian punya SOP berbeda, tapi ada juga anggaran perusahaan nan berlaku bagi seluruh karyawan. Apa pun bagiannya, apa pun divisinya.

Misalnya, anggaran jam kerja, lembur, gaji, proses izin, dan sebagainya. Anggaran itu berlaku generik bagi semua karyawan tanpa terkecuali. Mungkin, sedikit berbeda bila levelannya lebih tinggi seperti level manajer, direktur, direktur utama.

Pertanyaannya: Apa disparitas antara anggaran perusahaan secara generik dan SOP? Anggaran perusahaan umum, diartikan sebagai anggaran buat mengatur segala ‘kehidupan’ di sebuah perusahaan. Lebih luas dan general. Sedangkan definisi SOP dapat diartikan secara sederhana sebagai anggaran buat mengatur alur atau proses kerja sebuah divisi atau bidang di sebuah perusahaan.

Aturan perusahaan secara generik lebih menyangkut interaksi simbiosis mutualisme antara karyawan dan perusahaan. Sedangkan SOP menekankan pada proses produksi atau proses kerja nan harus diikuti karyawan buat mencapai tujuan nan ditetapkan perusahaan. Anggaran perusahaan nan menyangkut interaksi karyawan dan perusahaan telah diatur dalam Undang-undang.

Secara umum, UU telah mewajibkan setiap perusahaan buat memiliki aturan-aturan menyangkut karyawannya soal ketentuan umum, interaksi kerja, disiplin kerja, fasilitas, perizinan, honor atau gaji, dan sebagainya. Hal-hal tersebut telah diterjamahkan dalam UU di sejumlah pasal. Benang merahnya berisi:

1. Aturan Umum

Mengatur hak-kewajiban perusahaan dan karyawan

1. Status atau Interaksi Kerja

Mengatur syarat-syarat dan prosedur soal: penerimaan karyawan, trainning atau kontrak , menggunakan outsourching atau tidak, mengatur penempatan masa orientasi dan permanen karyawan, pengangkatan, mutasi, promosi, pemecatan, dan sebagainya.

1. Disiplin Kerja atau Budaya Kerja

Mengatur jam/waktu dan hari, lembur, jumlah toleransi keterlamabatan per bulan atau periodesasi tertentu, kewajiban dan embargo bagi karyawan baru dan lama, reward and punishment (jika ada).

1. Fasilitas dan Wahana Prasarana Karyawan

Mengatur jenis-jenis fasilitas dari sederhana sampai spesial. Mulai seragam, peralatan kerja, sampai biaya insentif setiap melakukan perjalanan dinas, dan sebagainya.

1. Cuti dan Izin Lain

Mengatur ketentuan perlop tahunan dan perizinan seperti sakit, meninggalkan pekerjaan separuh waktu, dan sebagainya. Anggaran perlop pun umumnya berbeda antara karyawan tetap dan kontrak. Juga berbeda soal ketentuan lain di setiap perusahaan. Kalau karyawan kontrak biasanya belum dapat memperoleh cuti, beda dengan nan sudah tetap.

Umumnya perusahaan menetapkan 12 hari kerja sebagai perlop bagi karyawan. Ada perusahaan nan menetapkan kebijakan bonus. Artinya jika dalam setahun hak perlop tak diambil karyawan, dapat ditukar dengan jumlah uang tertentu. Tapi ada perusahaan nan tak mau memberlakukannya. Hak perlop tak diambil, dianggap hangus.

1. Kesejahteraan

Mengatur sistem gaji, biaya lembur per jam, insentif akhir tahun, THR, honor uang makan, transport, dan biaya lain. Termasuk batas usia pensiun dan agunan hari tua, serta agunan sosial bagi karyawan dan keluarga nan sakit diopname atau sekadar melahirkan .

Ketentuan nan diatur dalam UU ini wajib dimiliki dan dijalankan setiap perusahaan agar memiliki tanggung jawab buat menyejahterakan karyawannya. Faktanya, belum semua menerapkan sinkron nan diharapkan. Di sisi lain, supervisi pemerintah masih mandul. Tak heran bila setiap tahun Indonesia masih sering diwarnai demo buruh.

Nah, ketentuan nan disebut di atas, berbeda dengan SOP. Kalau SOP bersifat anggaran internal nan dibuat perusahaan dan tak diatur secara spesifik dalam UU. Seperti telah disinggung di paragraf-paragraf awal, setiap perusahaan dan divisi memiliki SOP berbeda meski masih dalam satu perusahaan nan sama.

Standard operating procedure atau SOP menjadi acuan buat bekerja dan memastikan kualitas atau hasil kerja. Apa pun jenis usaha dan pekerjaannya memiliki SOP. Jika tidak, perusahaannya itu akan hancur sebab karyawan tak dimodali acuan nan diinginkan perusahaan.

Misalnya divisi painting (pengecetan) dalam pabrik/perusahaan otomotif. Dapat Anda bayangkan, jika divisi itu tak memiliki SOP. Tidak ada baku cat, ketebalan, proses kerja, dan sebagainya. Tentu saja karyawan kebingungan. Bisa-bisa pemilihan rona cat salah, ketebalan kurang, proses kerja menyimpang. Tentu saja hasil produksinya akan hancur dan berimbas pula pada kehancuran perusahaan terkait. Nah, di sinilah peran SOP menjadi sangat penting.

SOP divisi painting dalam satu pabrik mengatur hal-hal tersebut. Contoh, cat sebagai dasar harus putih, ketebalan sekian, proses kerja diawali dari memeriksa body atau objek nan akan dicat. Jika masih kasar harus dihaluskan dengan amplas. Jeda mengecat jangan terlalu dekat, lama pengecetan jangan terlalu lama agar tak tebal dan tumpang tindih, dan lainnya.

Di dalam SOP selalu memuat dan mengatur jenis pekerjaan dan alurnya. Ada pula anjuran dan embargo eksklusif dalam suatu proses kerja tertentu. SOP berisi tulisan sistematis tentang jenis dan alur kerja. Kadang, ada pula nan dilengkapi dengan bagan-bagan spesifik agar karyawan lebih mudah memahami SOP terkait.

Kini, SOP tidak hanya dimiliki perusahaan-perusahaan besar. Wirausaha franchise atau usaha lain nan lebih sederhana pun memiliki SOP. Contoh, SOP usaha masakan kebab. Jajanan ini kini marak ditemui di jalan-jalan. SOP kebab dapat saja berisi:

SOP kemudahan dan pelayanan kebab:

1. Siapkan roti, daging serta bahan-bahan lain

1. Tempatkan di loka nan disediakan

1. Siapkan uang kembalian (receh) buat kembalian sebagai bentuk service tambahan

1. Jika ada pembeli, layani dengan senyum dan keramahan

1. Tanyakan pesananya apa dan berapa

1. Buatkan sinkron pesanan dengan cepat dan tepat

SOP pembuatan kebab matang:

1. Pilih roti dan daging sinkron keinginan pembeli

1. Masukkan daging dalam roti

1. Oleskan bumbu dan saus (jika pembeli ingin pedas)

1. Panggang roti dan daging kira-kira 3 menit

1. Angkat

1. Masukkan bumbu-bumbu tambahan jika diperlukan, seperti mayones dan sebagainya

1. Bungkus

1. Sajikan kebab kepada pembeli dengan senyuman

SOP nan mengatur pelayanan dan alur kerja pembuatan kebab ini akan memudahkan cara kerja karyawan. Para karyawan tinggal mengikuti acuan nan sudah dibakukan. Contoh SOP lain, misalnya SOP di sebuah perusahaan atau agen ekspedisi.

SOP pelayanan TIKI:

1. Ucapkan salam dengan senyum kepada konsumen

1. Tanyakan tujuan pengiriman

1. Layani dengan sepenuh hati

1. Jika sudah sepakat, layani dengan cepat

1. Tawarkan donasi lain jika dibutuhkan. Misalnya, membungkus, dan lainnya.

1. Ucapkan terima kasih saat selesai

Contoh-contoh SOP ini tak harus sama dengan nan di atas. Dapat saja jauh berbeda. Sebab tak ada baku standar khusus, tapi tetap ada acuan umum. Seperti melayani dengan senyum, ramah dan sepenuh hati. Ini jika berkaitan dengan jasa. Tentu berbeda dengan SOP sebuah produksi, seperti SOP painting . Karena tak berhadapan langsung dengan konsumen.

Anda dapat memodifikasi SOP sinkron kebutuhan. Jika dalam perusahaan umum, biasanya ada poin-poin kecenderungan SOP antara divisi HRD perusahaan Anda dengan HRD perusahaan lain. Tapi, biasanya tak ada nan sama persis. Semua tetap dikondisikan sinkron kebutuhan dan perusahaan masing-masing.

Nah, jika Anda pimpinan dalam usaha nan bergerak di bidang kuliner, jasa atau perusahaan lain sendiri. SOP tersebut tergantung Anda. Bebas. Asalkan tak merugikan salah satu pihak. Tidak merugikan Anda sebagai owner dan tak pula merugikan karyawan nan telah membantu membesarkan usaha Anda.

Jika ingin membuat SOP, ada beberapa muatan generik nan perlu diperhatikan:

1. Jenis pekerjaan dan kebutuhan

1. Tugas pekerjaan dirinci detail beserta lagkah-langkahnya

1. Standar pekerjaan

1. Silogisme anggaran dan pekerjaan

1. Jumlah dan skill SDM, fasilitas, alat, dan waktu

1. Untuk memudahkan karyawan, SOP perlu dilengkapi gambar, bagan atau flowchart

1. Aturan langkah-langkah perawatan bila ada material nan membutuhkan perawatan

1. Evaluasi SOP secara berkala: apakah perlu diubah atau tidak

Selain buat mempermudah dan memperjelas pekerjaan, usahakan agar dalam SOP dimuat juga anggaran nan mengarahkan budaya perusahaan. Misalnya dalam pelayanan pada konsumen harus ramah. Kelak ini dapat menjadi budaya perusahaan dan perusahaan Anda akan dikenal ramah dengan pelayanan memuaskan.[]