Penerbitan dan Penggunaan Dokumen Ekspor Impor

Dokumen ekspor impormerupakan hal absolut nan harus disiapkan dalam melakukan mekanisme ekspor maupun impor. Pasalnya, dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai "surat jalan" keluar masuknya barang dari negeri satu ke negeri lainnya.Informasi mengenai dokumen ekspor impor tak hanya krusial bagi praktisi perdagangan internasional, tetapi juga bagi para pegawai ekspor impor di bank-bank devisa dan pembelajar teori perdagangan internasional.

Beberapa dokumen ekspor impor harus dipersiapkan buat melakukan kegiatan ekspor impor ini. Namun, ada juga dokumen-dokumen lain nan spesifik disediakan dalam kegiatan ekspor semata atau impor semata. Inilah perinciannya.

1. Dokumen Ekspor

Dokumen ekspor terdiri dari sekurang-kurangnya 6 berkas, yaitu c ommercial invoice, s hipping list atau packing list, b ill of lading, c ertificate of origin, p emberitahuan ekspor barang, dan kontrak penjualan. Commercial invoice adalahdokumen pernyataan ekspor nan dikeluarkan oleh eksportir. Tidak ada format baku dalam pembuatan commercial invoice . Akan tetapi, biasanya commercial invoice yang baik berisi informasi singkat dan khusus seputar pihak-pihak nan terlibat dalam pengiriman (pengapalan) barang, keterangan barang nan dikirim, negara produsen barang tersebut, dan kode barang.

Selain itu, commercial invoice juga biasanya mencantumkan keterangan bahwa commercial invoice tersebut dibuat sebenar-benarnya, dilengkapi tanda tangan pihak eksportir.Dalam kegiatan perdagangan internasional, commercial invoice berguna dalam menentukan tarif, peraturan-peraturan pengiriman dan pembelian barang ekspor, dan lain-lain.

Shipping list biasa disebut pula packing list,packing list, packing slip, waybill, bill of parcel, packaging slip, delivery list, customer receipt, atau unpacking note. Shipping list adalah dokumen pengapalan nan dilampirkan di dalam paket pengiriman barang. Shipping list biasanya berisi informasi detail tiap unit barang nan ada di dalam paket pengiriman, tanpa mencantumkan keterangan harga.

Shipping list berguna buat menginformasikan pihak penyelenggara transportasi, importir, dan pihak berwenang di pelabuhan loka pengiriman mengenai isi paket. Dengan adanya shipping list yang jelas, pihak penyelenggara transportasi bisa memperlakukan paket dengan sahih dan hati-hati.

Bill of lading (BOL atau B/L) ialah dokumen ekspor nan dikeluarkan oleh perusahaan pengangkutan kepada pengangkutnya ( shipper ). Bill of lading berisi informasi bahwa sebuah paket barang telah disimpan di dalam peti kemas, dan barang tersebut harus dikirim ke loka nan diminta, serta dipastikan sampai ke orang atau perusahaan nan namanya tertera di situ.

Certificate of origin (CO atau COO) ialah dokumen ekspor nan berisi pernyataan mengenai negara asal produsen barang nan diekspor. Certificate of origin yang absah dikeluarkan oleh pihak berwenang (pemerintah). Patut diingat, “ origin ” dalam certificate of origin tidak berarti isinya menyangkut negara asal barang tersebut dikirim melainkan negara asal barang tersebut diproduksi. Misalnya, jika sebuah meja kayu jati dibuat di Indonesia tetapi dikapalkan di Malaysia, pada certificate of origin harus dicantumkan nama Indonesia, bukan Malaysia.

Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) merupakan dokumen pabean dalam hal mengekspor barang. Gunanya buat memberitakan aplikasi kegiatan ekspor barang tersebut. PEB ditulis oleh pihak eksportir buat kemudian diajukan ke Kantor Bea Cukai di pelabuhan, sebagai salah satu syarat ekspor barang.

Kontrak penjualan atau contract of sale adalah sebuah kontrak nan absah di mata hukum mengenai penjualan barang dari penjual (eksportir) kepada pembeli (importir). Baik pembayaran dilakukan secara tunai ataupun menggunakan fasilitas L/C, kontrak penjualan merupakan dokumen krusial nan harus disertakan dalam mengekspor barang, agar dalam proses jual beli lintas negara ini tak terjadi kesalahpahaman.

1. Dokumen Impor

Pada dasarnya, dokumen impor tak jauh berbeda dengan dokumen ekspor, hanya fungsinya nan berbeda. Dokumen impor antara lain letter of credit, delivery order(D/O), dan bill of exchange. Dilengkapi pula dengan bill of lading,commercial invoice,dan packing list.

Letter of credit atau L/C merupakan metode pembayaran internasional nan dikeluarkan oleh bank di negara importir, buat dilanjutkan ke bank di negara eksportir dalam melakukan proses pembayaran. Prinsipnya, L/C membantu importir buat membayar barang importir secara kredit dengan donasi bank di kedua negara.

Bill of lading , commercial invoice , dan packing list. Ketiga dokumen ekspor impor ini sudah dijelaskan di atas. Jika bagi eksportir ketiga dokumen ini berfungsi buat melancarkan proses izin pengapalan barang dagangannya. Bagi importir ketiga dokumen ini berguna sebagai berkas-berkas tanda bukti penerimaan barang di pelabuhan dan sebagian di antaranya merupakan syarat agar bank (sebagai penerbit L/C) memulai proses pembayaran kepada eksportir.

Delivery order (D/O) merupakan dokumen impor nan berisi pernyataan penyerahan barang dari pihak pengangkut kepada importir. Delivery order diterima importir setelah importir menyerahkan bill of lading yang ada di dalam paket barangnya kepada pihak pengangkut.

Bill of exchange bisa diibaratkan sebagai cek nan diberikan importir kepada eksportir (melalui bank devisa). Setelah menerima dan mengecek barang nan dibelinya (sudah sinkron pesanan atau belum, dan berkualitas atau tidak), importir dapat langsung meminta bank membuat bill of exchange .

Kesembilan dokumen ekspor impor di atas mengharuskan eksportir dan importir berhubungan dengan pihak lain dalam proses pembuatannya. Pihak-pihak tersebut ialah bank, perusahaan pengangkutan, dan kantor bea cukai. Keterkaitan pihak-pihak tersebut dalam penerbitan dokumen ekspor impor dijelaskan dalam alur mekanisme ekspor impor berikut ini.

Pihak nan pertama terlibat dalam mengurus dokumen ekspor impor ialah bank. Setelah sepakat dan membuat kontrak penjualan dengan pihak eksportir, importir menghubungi bank nan dapat menerbitkan L/C (disebut dengan bank devisa). L/C banyak dipilih oleh eksportir dan importir sebab merupakan metode pembayaran internasional nan paling kondusif (dengan campur tangan bank nan terpercaya).

Untuk membuka L/C, seorang importir harus memiliki angka pengenal impor (API) nan definitif, sementara, ataupun terbatas. Kemudian, surat izin usaha perdagangan (SIUP), dan NPWP. Bank akan menerbitkan L/C sinkron permintaan importir apabila berkas-berkas tersebut sudah lengkap.

Bank penerbit L/C ini akan meneruskan penerbitan L/C kepada bank di negara eksportir. Setelah itu, bank di negara eksportir mengonfirmasi keaslian L/C dan memberitakannya kepada eksportir. Setelah bank di negara eksportir memastikan L/C baik dan asli, eksportir mulai mengemas barangnya sinkron perjanjian dalam kontrak penjualan.

Dari sini, eksportir berhubungan dengan pihak pengangkut atau pengapalan dalam mengirimkan barang dagangannya. Sebelum ke pelabuhan, eksportir memberikan shipping instruction yang telah dibuatnya kepada pihak pengangkut. Kemudian pihak pengangkut memberi eksportir berkas booking confirmation yang berfungsi buat memastikan konfirmasi ketersediaan kontainer dan ruang pengangkutan dalam kapal, juga informasi loka pengambilan kontainer.

Kemudian kontainer kosong dijemput oleh eksportir buat mengangkut barang di pabriknya. Selama proses pengangkutan barang ini eksportir membuat commercial invoice , pemberitahuan ekspor barang (PEE), dan packing list di kantor bea cukai. Setelah proses pemeriksaan, pihak bea cukai memberi persetujuan ekspor barang dalam bentuk nota pelayanan ekspor (NPE). Dengan adanya NPE, barang nan sudah diangkut dalam kontainer diperbolehkan masuk ke dalam pelabuhan dan dikirim ke negara importir. Selama perjalanan, pihak kapal bertugas membuat bill of lading untuk diberikan ke importir.

Dokumen ekspor impor selanjutnya datang dari pihak importir. Setelah barang tiba, importir memeriksa barang dan menyerahkan bill of lading kepada pihak pengangkut buat mendapatkan delivery order . Setelah itu, importir kembali berhubungan dengan bank buat melakukan proses pembayaran. Dengan membawa berkas-berkas nan menyatakan bahwa barang diterima dalam keadaan baik dan sinkron kontrak penjualan, importir membuat bill of exchange dan meminta bank buat mulai melakukan pembayaran pada eksportir.