1. Mengenal Surat Dinas
Sebelum menulis sebuah surat dinas kita perlu mengenal terlebih dahulu apa itu surat dinas. Surat dinas ialah surat nan dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau perusahaan swasta. Surat dinas digunakan buat keperluan komunikasi antarkantor dan biasanya dibuat oleh seseorang nan berkedudukan sebagai pejabat pada sebuah instansi pemerintah. Surat dinas ini dapat juah dikatakan sebagai surat perintah. Sebuah surat dinas dapat saja menjadi cukup panjang sebab memuat sebuah Jutlak atau Petunjuk Pelaksanaan.
Membuat surat dinas sangat berbeda dengan menulis surat pribadi dan surat niaga. Ada anggaran mengenai estetika, isi dan bahasa surat nan harus dipatuhi. Hal ini sudah menjadi satu anggaran nan tak dapat diganggu gugat sebab menjadi satu karakteristik khas nan harus dimiliki oleh sebuah surat.
Ciri-ciri Surat Dinas
Sebelum membuat surat dinas kita perlu mengenal ciri-ciri generik surat dinas. Adapun ciri-ciri generik surat dinas di antaranya yaitu;
* Format resmi (sudah baku), tak dapat semaunya.
* Isi singkat, padat dan langsung pada maksud dan tujuan
* Menggunakan bahasa standar (sesuai EYD), jelas, padat dan komunikatif.
Fungsi Surat Dinas
Surat dinas memiliki fungsi dan kedudukan nan sangat krusial dalam administrasi sebuah instansi pemerintah, di antaranya yaitu:
1. Dokumen tertulis
2. Panduan kerja, serta pedoman dalam membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
3. Reminder (pengingat) atau file jika suatu saat diperlukan
4. Bukti historis, sebagai citra perkembangan instansi nan dapat dilihat suatu saat nanti.
Ketika seseorang mendapatkan surat dinas, artinya ia harus mengemban amanat nan tertulis pada surat dinas itu. Orang nan bersangkutan menjadi penanggung jawab terhadap apa nan diperintahkan dan tak dapat memberikan tanggung jawab tersebut kepada orang lain. Kalau ia merasa tak sanggup, maka ia harus mengkomunikasikan hal tersebut. Jika ia menolak dan atau digantikan dengan oarng lain, maka surat dinas pun harus diganti. Hal ini sudah menjadi satu anggaran nan baku.
Seorang pejabat atau seseorang nan memasuki global birokrasi, harus tahu bagaimanan memahami sebuah surat dinas. Bahkan ada satu pelatihan atu pelajaran spesifik buat mengetahui tentang pengertian sebuah surat dinas ini. Tanpa adanya suatu pelatihan atau pengetahuan tentang surat dinas, maka seseorang tak dapat memasuki global birokrasi nan cukup kompleks tersebut.
2. Macam-macam Surat Dinas
Berikut beberapa contoh surat nan termasuk surat dinas.
1. Surat Permohonan
Hal-hal nan harus dicantumkan dalam sebuah permohonan adalah:
1. Bukti diri pemohon.
2. Tujuan dan alasan permohonan
3. Isi permohonan
4. Batasan waktu buat menjawab permohonan
5. Pernyataan kesungguhan dalam bermohon.
2. Surat Pemberitahuan
Sesuai dengan namanya surat pemberitahuan memuat informasi tentang pengumuman atau pengenalan tentang sesuatu nan perlu diketahui oleh pihak terkait. Jadi surat ini sifatnya hanya sebagai penyampai kabar atau informasi. Sehingga tanggapan dalam bentuk surat tak diperlukan.
Adapun sitematika surat pemberitahuan ialah sebagai berikut:
1. Bagian pembuka; memuat masalah pokok surat.
2. Bagian isi; memuat rincian, uraian atau klarifikasi dari masalah pokok nan diinformasikan
3. Bagian penutup; memuat asa agar pihak nan dimaksud memaklumi hal-hal nan disampaikan.
3. Surat Keterangan
Surat keterangan ialah surat nan memuat informasi dan keterangan resmi mengenai status atau kondisi seseorang/barang nan dikeluarkan oleh pejabat berwenang. Contohnya referensi berkelakuan baik, referensi domisili, referensi tak mampu, referensi bebas dari narkoba dan lain sebagainya.
Surat ini biasanya dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan instansi eksklusif atas permintaan dari nan berkepentingan. Hal-hal nan harus disebutkan dalam referensi diantaranya yaitu:
1. Data pribadi dan jabatan pihak nan menerangkan.
2. Data pribadi pihak nan diterangkan
3. Isi keterangan
4. Tanggal berlakunya surat.
5. Pernyataan tentang kebenaran isi keterangan tersebut.
4. Memo dan Nota Dinas
Memo (memorandum) berasal dari kata memory nan artinya ingatan atau pengingat. Nota berasal dari kata note (bahasa inggris) nan berarti catatan. Memo dan nota dinas merupakan surat spesifik nan dipakai sebagai wahana menyampaikan pesan atau pengingat antar pejabat dalam lingkungan instansi atau lembaga.
3. Memahami Surat Dinas
Tidak sulit buat memahami sebuah surat dinas. Yang sulit itu terkadang ialah menjalankan apa nan tertulis dalam surat dinas. Kalau dahulu orang memahami kalau surat dinas ini hanya berasal dari instansi pemerintah. Tetapi sebenarnya tak demikian. Pihak partikelir pun mengenal surat dinas atau surat penugasan. Surat dinas ini pun menjadi satu istilah lumrah bagi sebuah surat nan berisi perintah dari atasan buat bawahannya. Istilahnya mungkin saja bhineka sinkron dengan kesepakatan sendiri. Namun, intinya sama.
Surat dinas ini dapat dikatakan sebagai surat resmi nan dikeluarkan oleh suatu forum atau instansi. Ada kop atau nama lembaga, nomor surat, tujuan, dan sebagainya. Misalnya, surat undangan nan dikeluarkan oleh sebuah sekolah nan mengundang para orangtua atau wali murid buat menghadiri sebuah kedap antara guru dan orangtua buat membahas tentang anak-anak nan akan menghadapi ujian nasional.
Bunyi surat tersebut biasanya, pertama tentang maksud dan tujuan akan diadakannya sebuah pertemuan. Kalau surat tersebut dikeluarkan oleh forum nan bernapaskan Islam, ada kata-kata, ‘Segala puji kita panjatkan kepada Allah Swt. Sholawat dan salam kita haturkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad saw. Semoga Allah Swt senantiasa memberikan kesehatan dan limbahan rahmat-Nya kepada kita semua.’ Selanjutnya baru mengenai latar belakang diadakannya pertemuan.
Tanggal dan waktu rendezvous serta tempatnya. Setelah itu diutarakan tujuan diadakannya pertemuan. Biasanya surat undangan ini hanya terdiri dari satu lembar. Berbeda kalau surat dinas itu mengenai satu acara nan memakan waktu cukup lama dan diselenggarakan dalam beberapa hari. Biasanya ada anggaran acara dan waktu acara dilakukan per programnya.
Sebuah forum pendidikan luar sekolah nan mengeluarkan satu surat dinas berupa surat izin kepada sekolah loka seorang anak nan mewakili kegiatan dari forum tersebut. Isi surat tersebut tentu saja ialah nama sang anak, alasan mengapa tak memgikuti pelajaran di sekolah. Surat seperti ini cukup singkat dan padat tetapi sine qua non cap dari forum pendidikan tersebut dan juga tanda tangan dari penanggung jawab kegiatan.
Surat dinas seperti ini memang merupakan surat resmi. Apalagi kalau menyangkut sejumlah uang nan harus dikeluarkan. Misalnya, sebuah perusahaan mengirimkan beberapa orang tenaga kerjanya buat mengikuti sebuah pelatihan. Setiap orang tentu saja harus membayar sejumlah uang. Untuk mengeluarkan uang tersebut, pihak Keuangan akan mengeluarkan sejumlah nan diminta sinkron dengan jumlah pekerja nan dikirim. Kalau nama pekerja nan tak tercantum dalam surat resmi, maka ia tak berhal mendapatkan bayaran.
Surat resmi inilah nan akan memberikan akibat kepada pekerja nan namanya tercantum di surat tersebut. Surat ini akan menjadi satu dokumen resmi nan dapat menjadi sebuah bukti kalau pekerja nan bersangkutan telah mengikuti satu pelatihan nan nantinya akan memberikan kenaikan gaji atau jabatan kepada mereka. Kalau tak ada bukti, maka dapat saja satu orang akan dikirim berkali-kali ke banyak pelatihan. Hal ini tentu saja bukan sesuatu nan menyenangkan bagi karyawan lain nan belum mendapatkan pelatihan.
Surat penugasan nan juga merupakan surat dinas berisi nama pekerja nan akan menjalankan tugas. Di surat tersebut tertulis jabatan dan wewenang dari pekerja nan bersangkutan terhadap apa nan harus dilakukan. Tidak boleh melebihi wewenang. Kalau hal ini terjadi, artinya akan ada tumpang tindih pekerjaan. Sine qua non cara lain nan dapat membuat pekerjaan itu cepat selesai dan artinya tugas telah dilakukan dengan baik dan tak ada celanya.
Jadi menulis surat dinas tak terlalu sulit. Kita hanya perlu mematuhi anggaran standar dan format nan berlaku. Pemahaman ialah sesuatu nan sangat penting. Selamat membuat surat dinas.