Fungsi Surat Bisnis

Surat lamaran pekerjaan merupakan salah satu contoh surat bisnis . Dikatakan sebagai surat bisnis, sebab di dalam surat lamaran pekerjaan tersebut terdapat unsur nan berhubungan dengan transaksi antara dua pihak. Dalam hal ini transaksi antara perusahaan dan pihak pencari kerja.

Itulah mengapa, surat lamaran pekerjaan tersebut harus dibuat berdasarkan kaidah nan berlaku dalam proses pembuatan surat resmi. Sebab, surat lamaran kerja ini memiliki fungsi nan sangat banyak dalam kaitan dengan proses transaksi ketenaga kerjaan.

Melalui surat lamaran kerja inilah sebuah perusahaan akan memiliki evaluasi awal mengenai kualitas dan kualifikasi nan dimiliki seseorang, Sehingga apabila surat lamaran kerja tersebut dapat dinilai baik oleh perusahaan, akan menjadikan perusahaan tersebut memiliki ketertarikan pada sang calon pelamar tersebut.

Selain itu, melalui surat lamaran kerja ini pulalah, perusahaan akan dapat mengetahui kelebihan nan dimiliki seorang pelamar tersebut. Apabila kompetensi nan dimiliki orang tersebut sinkron dengan kebutuhan, maka selanjutnya dapat dilakukan proses seleksi lanjutan. Demikian pula sebaliknya.

Untuk itulah, dalam surat lamaran kerja ini seseorang harus mampu menceritakan dengan baik mengenai segala sesuatu nan terkait dengan potensi nan dimilikinya. Terlebih lagi, apabila potensi tersebut dinilai akan mampu selaras dengan visi dan misi perusahaan atau juga dengan kebutuhan jabatan nan sedang dicari oleh perusahaan. Dengan kata lain, surat lamaran ialah sebuah kunci nan akan digunakan buat membuka pintu perusahaan dimana kita ingin menjadi bagian di dalamnya.

Selain surat lamaran pekerjaan, masih banyak lagi contoh surat bisnis lainnya. diantara contoh surat bisnis nan paling sering dijumpai ialah surat penawaran produk, surat kerjasama, surat pengadaan barang, surat pemberitahuan hutang, surat pemberitahuan gudang dan lain sebaginya.

Meski memiiliki banyak macam, namun dalam berbagai macam contoh surat bisnis akan dijumpai beberapa kesamaan. Hal ini menunjukkan, meskipun surat bisnis memiliki banyak keragaman namun ada kaidah nan sine qua non dalam sebuah surat bisnis.

Beberapa kaidah nan banyak dijumpai dalam beberapa contoh surat bisnis antara lain :

1. Surat bisnis harus memiliki kejelasan identitas. Bukti diri nan dimaksud ialah informasi nan menunjukkan dari siapa surat tersebut dibuat, nama penerima surat atau buat siapa surat dibuat. Selain itu, dicantumkan pula alamat dari pengirim dan penerima surat secara jelas dan lengkap.
2. Surat bisnis nan dibuat harus disusun dengan menggunakan kaidah bahasa nan baik dan sahih dan dimengerti oleh semua pihak. Surat bisnis tak boleh menggunakan bahasa daerah apalagi menggunakan bahasa pergaulan sehari – hari nan tak semua orang akan memahaminya.
3. Dalam sebuah contoh surat bisnis, terdapat bagian-bagian nan menunjukkan fungsi dari surat tersebut. Bagian-bagian tersebut antara lain bukti diri penerima, salam pembukaan, batang tubuh atau isi pokok surat, epilog dan diakhiri dengan bukti diri pengirim surat.
4. Surat bisnis biasanya memiliki masa berlaku. Artinya, isi nan tercantum dalam surat tersebut akan memiliki makna nan berarti baik bagi pengirim maupun penerima surat hanya dalam jangka waktu tertentu. Seperti jika kita mengirimkan surat lamaran pekerjaan, biasanya akan diberikan batas akhir pengiriman surat. Apabila surat tersebut dikirimkan melewati batas waktu pengiriman, maka surat lamaran pekerjaan terebut tak akan dapat diproses dan tak lagi memiliki makna.
5. Surat bisnis akan menggunakan bahasa nan bersifat persuasif. Tujuannya agar maksud nan hendak disampaikan oleh si pengirim surat mampu mempengaruhi pihak penerima surat sehingga pada nantinya dapat mencapai kesepakatan dari kedua belah pihak tersebut.

Seiring dengan kemajuan teknologi, pada saat ini surat bisnis semakin memiliki banyak variasi bentuknya. Dengan adanya internet, surat bisnis pada saat ini dapat disampaikan dalam bentuk surat elektronik ataupun menggunakan brosur dalam format PDF. Hal ini sebagai upaya buat mempersingkat waktu penyampaian surat bisnis tersebut kepada pihak penerima.

Selain itu, ada pula surat bisnis nan dibuat menggunakan format katalog. Di dalam katalog tersebut selain berisi surat penawaran sekaligus juga akan berisi mengenai contoh dari barang nan akan ditawarkan oleh pihak pengirim surat.

Meski demikian ada pula pihak nan masih menggunakan konsep konvensional dalam proses penyampaian surat bisnisnya. Seperti dengan membuat dalam bentuk proposal atau juga dengan menggunakan surat formal. Biasanya, hal ini disampaikan kepada penerima nan dianggap memiliki status lebih tinggi daripada pihak pengirim surat.

Sebagai salah satu jenis surat nan tergolong ke dalam kelompok surat resmi, ada beberapa fungsi nan diemban oleh sebuah surat bisnis. Fungsi ini merupakan citra nan hendak didapatkan oleh pengirim surat dari penerima surat. Namun dapat pula merupakan jawaban atau keputusan nan diberikan oleh pihak pengirim surat, atas pernyataan nan diberikan oleh pihak penerima surat beberapa waktu sebelumnya.

Secara umum, ada beberapa hal nan dapat dikategorikan sebagai fungsi dari sebuah surat bisnis. Beberapa hal tersebut diantaranya ialah :

1. Sebagai media komunikasi resmi antara dua pihak secara tak langsung. Melalui media surat ini, masing-masing pihak dapat menyampaikan keinginan mereka kepada pihak lain secara formal tanpa harus melalui proses tatap muka.
2. Sebagai alat buat menggambarkan figur suatu pihak kepada pihak lain. Sehingga setelah proses sosialisasi ini berjalan dan masing-masing pihak saling mengetahui figur keduanya dapat menjalin suatu interaksi kerjasama atau transaksi.
3. Alat buat menjaga interaksi baik antara dua pihak sehingga tak terputus interaksi komunikasi meski pun antara kedua pihak sedang tak terlibat sebuah jalinan kerjasama bisnis.

Salah satu contoh surat bisnis nan paling banyak berhubungan dengan masyarakat luas ialah surat lamaran kerja. Hal ini sebab surat lamaran kerja ini akan dibutuhkan oleh mereka nan hendak melamar pekerjaan ke sebuah instansi.

Namun demikian, tak semua orang mampu membuat surat lamaran kerja nan baik. Ada beberapa hal nan perlu diketahui dalam proses membuat surat lamaran pekerjaan, antara lain :

1. Surat harus dilengkapi bukti diri nan lengkap. Baik bukti diri pengirim maupun instansi nan dituju beserta jenis pekerjaan nan diinginkan.
2. Surat lamaran harus dibuat dengan rapi. Apabila memungkinkan dapat menggunakan alat bantu komputer atau bila harus ditulis dengan tangan, tulislah dengan tulisan nan mudah dibaca sehingga tak menyulitkan pembacanya.
3. Gunakanlah bahasa nan diminta dengan ejaan nan benar. Ada kalanya, surat lamaran pekerjaan akan diminta buat ditulis menggunakan bahasa asing tertentu. Tujuannya buat mengetahui kemampuan calon pelamar dalam menguasai sebuah bahasa asing eksklusif nan dikaitkan dengan posisi pekerjaan nan mereka inginkan.
4. Lengkapi dengan dokumen nan diminta dan tak perlul mencantumkan dokumen nan kurang memiliki relevansi dengan syarat nan diminta atau jenis pekerjaan nan dilamar.
5. Surat lamaran hendaknya dibuat dengan bahasa nan singkat, padat namun mampu memuat semua maksud dari si pelamar. Biasanya, surat lamaran cukup dibuat satu halaman saja agar memudahkan dalam proses seleksi.