Berbagai Tugas Staff Administrasi
Apa saja tugas staff administrasi ? Mungkin itu ialah pertanyaan nan akan diajukan oleh para calon pegawai ketika mulai memasuki global kerja. Apalagi, banyak sekali perusahaan nan menwarkan pekerjaan tersebut pada masyarakat lewat berbagai media.
Saat mencari lowongan pekerjaan, banyak pencari kerja berlomba-lomba berebut lapangan kerja nan sangat terbatas jumlahnya. Bahkan, ada nan akhirnya menerima pekerjaan di luar bidang nan selama ini dipelajarinya di bangku sekolah atau bangku kuliah.
Banyak dari masyarakat Indonesia nan kemudian menerima atau melamar pekerjaan di luar bidang nan dulu dipelajari semasa bangku sekolah atau pada saat kuliah. Misalnya saja, ada nan kuliah di jurusan seni, namun bekerja di bidang perbankan atau perekonomian.
Ada pula nan belajar di bidang eksak, namun masuk ke dalam global kerja nan di dalamnya ia mendapatkan tugas staff administrasi. Lantas, apa nan seharusnya diketahui seseorang ketika hendak melamar pekerjaan? Tentu saja tugas dan fungsinya dalam sebuah perusahaan.
Apa nan Dimaksud dengan Administrasi?
Jika mendengar istilah administrasi, pikiran kita mungkin langsung menuju pada anggapan mengenai keuangan dan berbagai hal nan berhubungan dengan uang. Apalagi, dalam kegiatan perekonomian kita sering mendengar istilah biaya administrasi.
Baik di bidang ekonomi itu sendiri, seperti bank dan hal nan berbau perbankan, maupun di bidang lain di luar ekonomi perbankan. Misalnya saja, saat hendak masuk ke sekolah, orang tua diminta buat membayar keperluan administrasi buat masa orientasi siswa bagi putera puteri mereka.
Namun, sebenarnya administrasi bukan hanya meliputi keuangan dan hal-hal nan berhubungan dengan uang saja. Administrasi ialah berbagai kegiatan dan usaha dalam mencapai tujuan suatu instansi atau lembaga.
Tugas staff administrasi bukan hanya mencatat pemasukan dan pengeluaran saja, tapi juga mencatat segala hal nan berhubungan dengan kepentingan perusahaan, seperti pembukuan ringan, pencatatan agenda perusahaan, pencatatan surat masuk dan surat keluar, serta kegiatan lain nan mencangkup keperluan perusahaan secara teknis.
Dalam hal ini, tugas staff administrasi tak hanya dilakukan oleh sekertaris atau pegawai tata usaha. Seluruh anggota perusahaan sebenarnya memiliki peranan krusial dalam mewujudkan kegiatan administrasi nan baik.
Artinya, suatu perusahaan nan baik akan dinilai melalui tata usaha dan kegiatan administrasi nan baik pula. Oleh sebab itulah suatu perusahaan seringkali melakukan berbagai penyeleksian buat mendapatkan staff administrasi nan sinkron dengan kinerja pegawai perusahaan nan lain.
Hal itu disebabkan oleh proses kolaborasi nan memang semestinya menjadi satu tiang primer dalam melakukan kegiatan tata usaha dalam sebuah perusahaan sehingga menghasilkan transparasi dana dan kegiatan nan dapat dipertanggungjawabkan oleh seluruh anggota perusahaan.
Beberapa jenis administrasi nan dikenal di Negara kita ialah administrasi publik, administrasi Negara, administrasi niaga, administrasi lingkungan hidup, administrasi kependudukan, administrasi keuangan, administrasi pembangunan, dan administrasi pendidikan.
Administrasi publik ialah segala kegiatan administrasi nan mencakup kebutuhan publik atau masyarakat di Indonesia. Administrasi Negara ialah segala kegiatan administrasi nan berhubungan dengan kegiatan dan program nan diselenggarakan oleh Negara.
Administrasi niaga ialah segala kegiatan administrasi nan berhubungan dengan tata niaga atau perdagangan. Administrasi lingkungan hayati ialah segala kegiatan administrasi nan berhubungan dengan lingkungan hayati dan permasalahannya.
Administrasi kependudukan ialah segala kegiatan administrasi nan berhubungan dengan penduduk dan sektor kependudukan. Administrasi keuangan tentu saja kegiatan administrasi nan berhubungan dengan pendanaan suatu kegiatan.
Administrasi pembangunan ialah administrasi nan berhubungan dengan pembangunan. Dan administrasi keuangan ialah segala kegiatan administrasi nan berhubungan dengan sektor pendidikan.
Prinsip Administrasi Suatu Lembaga
Untuk mendapatkan kinerja nan baik, maka tugas staff administrasi tak hanya didasarkan pada konteks catat mencatat, surat menyurat, dan kegiatan pembukuan saja.
Staff administrasi juga harus mematuhi beberapa prinsip nan diciptakan dengan maksud buat mencapai tujuan perusahaan secara bersama-sama. Prinsip-prinsip tersebut ialah sebagai berikut.
1. Administrasi terdiri atas dua orang atau lebih.
Kegiatan nan berhubungan dengan administrasi wajib dilakukan oleh dua orang atau lebih. Hal itu disebabkan oleh harus adanya transparasi nan membuat perusahaan mengetahui dengan sahih berbagai pembukuan dan kegiatan nan masuk dan keluar di dalam ruang lingkup perusahaan.
Dengan dua orang atau lebih, kegiatan administrasi juga akan lebih terorganisasi sebab adanya tindakan nan memuat visi dan misi nan sama antara orang-orang dalam kelompok administrasi tersebut.
2. Kerjasama
Prinsip kerjasama mungkin tak hanya ada dalam kegiatan administrasi saja. Hampir seluruh kegiatan nan dilakukan secara berkelompok dan terorganisasi membutuhkan prinsip tersebut buat mencapai tujuan nan diharapkan sebelumnya.
Dengan demikian, kelompok nan memiliki tugas staff administrasi diharuskan mematuhi prinsip tersebut agar terhindar dari berbagai penyelewengan nan dapat merusakkan planning dan tujuan kebijakan perusahaan.
3. Proses Usaha
Adanya proses dalam melakukan usaha dituntut buat dipatuhi oleh para pegawai administrasi. Dengan kegiatan nan terperinci, perusahaan juga akan lebih mudah melakukan kebijakan lainnya nan bertendensi dalam memajukan perusahaan.
4. Bimbingan
Prinsip bimbingan ini diperlukan buat menjaga agar tak ada gap antara pegawai senior dengan pegawai junior. Para pegawai akan bekerja sama melakukan tugas staff administrasi dengan baik apabila disertai dengan bimbingan nan baik pula dari atasa perusahaan.
Bimbingan ini juga mampu meningkatkan kinerja pegawai dan mempererat persaudaraan antarpegawai perusahaan sehingga bekerja akan terasa lebih mudah dan menyenangkan sehingga hasil nan didapatkannya pun lebih maksimal.
5. Tujuan
Tujuan merupakan prinsip krusial nan harus ditaati oleh seluruh pegawai perusahaan. Dengan kata lain, hal nan membuat keempat prinsip lain berjalan dengan baik ialah sebab adanya tujuan nan sama dari seluruh pegawai perusahaan.
Berbagai Tugas Staff Administrasi
Di masa Sekolah Menengah Atas, mungkin ada seorang siswa nan terdaftar sebagai salah satu siswa jurusan IPA. Karena ketidakadaan biaya, akhirnya siswa tersebut memutuskan langsung terjun saja ke global kerja.
Setelah berjuang dan bersaing dengan para pencari kerja lainnya, siswa itu diterima sebagai staff administrasi di sebuah perusahaan swasta.
Ia nan selama 3 tahun belajar di SMA dan 2 tahun terakhir berada di jurusan IPA, jelas menjadi takut dan bingung pada awalnya. Kesenangan telah mendapat pekerjaan akhirnya tertutupi oleh rasa cemas sebab ia tak mengetahui apa sebenarnya tugas staff administrasi.
Sedikitnya, buku-buku surat keterangan nan mampu menjelaskan apa sebenarnya nan menjadi tugas seorang staff administrasi akhirnya membuat siswa tersebut bertekad buat mencari tahu sendiri.
Dengan bermodal nekat dan bertekad buat belajar tugas staff administrasi, akhirnya siswa tersebut dapat menyimpulkan bahwa tugas staff administrasi meliputi hal-hal berikut ini.
- Staff administrasi bertanggung jawab pada para senior atau supervisor atau manajer nan berada di atas mereka.
- Staff administrasi bertugas mengawasi aplikasi kebersihan dan kenyamanan setiap ruangan nan ada di perusahaan itu. Untuk itu, seorang staff administrasi bertugas mengontrol hasil kerja para petugas kebersihan.
- Mengawasi keluar masuknya surat di dalam perusahaan, baik surat utang, surat piutang, surat pemberitahuan maupun semua surat nan berhubungan dengan perusahaan. Tugas staff administrasi juga termasuk membuat surat keluar buat membalas surat-surat nan perlu di balas.
- Memperhatikan dan menyiapkan segala kebutuhan dan pengadaan alat-alat tulis kantor bagi setiap departemen nan ada di perusahaan itu serta pengadaan alat-alat kebersihan beserta kelengkapannya bagi petugas kebersihan.
- Membuat laporan persedian barang.
- Membuat layanan administrasi nan dilaporkan pada seniornya atau supervisor atau manajernya.
- Membuat estimasi biaya tahunan nan berkaitan dengan kegiatan administrasi perusahaan buat menjadi bahan acuan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil suatu keputusan keuangan perusahaan dan membuat aturan departemen umum.
- Membuat daftar rapat, mencatat seluruh janji temu pimpinan perusahaan serta mempersiapkan bahan-bahan rapat.
- Memeriksa absensi seluruh karyawan nan ada di perusahaan tersebut nan setiap akhir bulan akan diserahkan ke bagian keuangan buat penentuan besarnya gaji nan harus dibagi.
- Menjaga dan melakukan pembaharuan informasi administrasi sehingga saat diperlukan oleh pimpinan perusahaan, laporan administrasi terbarulah nan akan diinformasikan kepada pimpinan.
Nah, setelah menjalani dan mengetahui tugas staff administrasi, ternyata menjadi petugas administrasi tidaklah sesulit nan kita bayangkan. Intinya, bagaimana kita mengatur waktu dan prioritas pekerjaan saja agar semua pekerjaa nan ditugaskan kepada kita bisa kita selesaikan dengan baik.
Kita mungkin sudah tak terlalu takut dan cemas lagi buat mengambil tugas seorang staff administrasi. Anda juga tidak, kan?
Selamat bekerja!