Bentuk Surat atau Gaya Penulisan Surat

Meskipun global komunikasi sudah begitu bergerak maju hingga berubah bentuk komunikasi, keterampilan menulis surat nan baik tetap diperlukan sebagai bagian dari kelengkapan korespondensi, terutama nan bersifat formal. Sering terjadi kesalahan dalam penulisan surat membuat masalah dalam pemahaman maksud pesan nan disampaikan.

Surat mulai diperkenalkan di negara China sekitar tahun 1122-1121 SM pada zaman Dinasti Chou, sedangkan di negara Mesir dan Persia sekitar tahun 2000 SM. Surat nan dibuat waktu itu berfungsi sebagai surat dinas nan berisi dokumen pemerintah dan waktu itu belum ada materai buat menjadikan surat itu absah atau tidak. Akan tetapi, waktu itu nan berlaku ialah cap dari negara atau kerajaan tersebut.

Sistem nan dipakai buat mengirimkan surat tersebut masih kuno, yaitu pengirimannya estapet nan melibatkan beberapa orang. Dari orang nan satu ke orang nan satunya lagi, bergantian menyampaikan surat tersebut dengan jeda tempuh nan sangat jauh, sampai puluhan kilometer.

Akan tetapi, seiring dengan perkembangan zaman, pengiriman surat pun caranya berkembang. Dengan jeda nan jauh, surat bisa sampai di loka tujuan dengan hitungan hari saja. Tidak sampai berbulan-bulan, seperti zaman dulu.

Korespondensi melalui surat ialah bentuk komunikasi satu arah dan tak langsung dengan tujuan buat menyampaikan dan menerima informasi. Tidak setiap komunikasi bisa dilakukan secara langsung, sehingga diperlukan suatu bentuk komunikasi nan bisa ditunda aksesnya, tetapi tetap bisa disimpan informasinya.

Surat ialah suatu alat komunikasi manusia nan dibuat secara tertulis nan di dalamnya terdapat sebuah warta atau informasi buat disampaikan kepada orang lain dengan mengikuti anggaran dan bentuk tertentu.

Dalam membuat sebuah surat, terdapat beberapa kriteria nan harus dipenuhi oleh penulis surat, terutama surat-surat resmi, seperti surat perjanjian. Kriteria tersebut ialah sebagai berikut.

1. Dalam membuat sebuah surat harus menggunakan bahasa nan sinkron dengan etika, estetika, dan logika.

1. Isi surat harus menarik si pembaca dan padat, serta jelas.

1. Isi surat harus menggunakan bahasa nan bisa mewakili maksud dan tujuan dengan jelas.

Surat mempunyai fungsi nan sangat krusial bagi kehidupan manusia dalam berkomunikasi. Pada zaman dahulu, ketika seseorang ingin menyampaikan suatu maksud kepada orang lain nan jaraknya cukup jauh, maka alternatif nan digunakan ialah melalui surat.

Pada zaman sekarang ini, buat berkomunikasi dengan orang nan jauh jaraknya, cukup dengan menggunakan alat komunikasi berupa telepon genggam atau jaringan internet.

Namun, dengan perkembangan teknologi nan semakin canggih tersebut tak membuat fungsi sebuah surat menurun. Tetap saja surat mempunyai peranan penting. Fungsi surat tersebut ialah sebagai berikut.

1. Sebuah organisasi tentu saja memerlukan surat dalam urusan tertentu, sehingga surat berfungsi buat menggambarkan gambaran organisasi tersebut.

1. Surat juga berfungsi sebagai dokumen tertulis nan digunakan sebagai bukti konkret hitam di atas putih.

1. Surat berfungsi sebagai panduan kerja nan digunakan buat membuat keputusan atau kebijakan berikutnya.

1. Surat berfungsi sebagai sebuah alat pengingat atau peringatan, sehingga bisa diarsipkan dan dilihat kembali jika diperlukan.

1. Surat juga berfungsi sebagai bukti sebuah sejarah dengan menggambarkan perkembangan sebuah organisasi atau lembaga.

Di dalam surat perjanjian, kekuatan materai sangat berpengaruh. Surat perjanjian memang sudah telanjur identik dengan materai. Hal itulah nan secara otomatis menimbulkan asumsi bahwa surat tersebut tanpa materai dinilai tak sah. Lantas, benarkah demikian?

Menurut UU No. 13 Tahun 1985 mengenai Bea Materai, kekuatan materai terhadap sebuah perjanjian dan surat-surat lain digunakan sebagai alat verifikasi mengenai perbuatan, fenomena atau keadaan nan bersifat perdata. Untuk alasan itulah, dokumen tersebut perlu dibubuhi bea materai.

Perjanjian nan tak menyertakan materai di dalam suratnya tak lantas berarti perbuatan hukum dan perjanjian itu tak sah. Surat tersebut tetap dianggap sah, namun tak memenuhi syarat pembuktian. Dengan kata lain, surat tersebut didak dapat dianggap sebagai alat bukti.

Dengan demikian, perbuatan hukum dalam perjanjian, misalnya jual beli, tetap dianggap absah meskipun tanpa materai. Seperti nan telah disebutkan, materai berfungsi sebagai syarat pembuktian, bukan sebagai tolok ukur absah atau tidaknya sebuah perjanjian. Absah atau tidaknya perjanjian telah diatur dalam Pasal 1320 Kitab Undang-undang Hukum Perdata, bukan secarik materai.

Jadi, jika suatu saat Anda akan menggunakan surat di dalam perjanjian tanpa materai sebagai alat bukti di pengadilan, pemberian materainya bisa dilakukan belakangan. Pemberian materai “susulan” ini dikenal dengan istilah nazegelen.

Surat dalam bentuk nan baik merupakan cerminan dari pembuat surat. Surat dalam bentuk nan baik akan menciptakan kesan positif bagi penerima surat. Kelengkapan dari surat nan harus diperhatikan ialah sebagai berikut.

Biasanya kepala surat ini absolut diperlukan buat surat antar forum atau institusi formal. Kop surat menambah unsur kepercayaan terhadap siapa pengirim surat.

Di dalam surat, perlu dituliskan kembali alamat penerima surat sebab seringkali pada lembaga, surat tak langsung disampaikan kepada penerima surat, tetapi terlebih dahulu disortir oleh bagian penerimaan.

Salam pembuka sering disebut dengan salutation . Salam pembuka bertujuan buat mencairkan suasana dan bentuk hormat atau respek dari pengirim kepada penerima surat.

Tubuh surat atau body of letter merupakan inti dari surat. Informasi primer disampaikan melalui tubuh surat. Penyampaian informasi harus sistematis dan mengikuti kaidah penulisan pada umumnya.

Setiap paragraf harus mempunyai kejelasan ide. Perhatikan kesatuan informasi nan disampaikan dan hindari kesalahan dalam penyampaian informasi. Sampaikan dalam bentuk ringkas dan menggunakan bahasa resmi.

Seperti salam pembuka, salam epilog atau complimentary closing merupakan ungkapan hormat dan kesopanan dari pengirim kepada penerima surat.

Pada surat formal, kejelasan bukti diri pengirim sangat diperlukan, sehingga diperlukan tanda tangan atau signature nan akan menjadi bentuk pertanggungjawaban secara hukum.

Seperti tanda tangan, baris identifikasi penanggung jawab surat atau identification line berupa nama pengirim dan jabatan merupakan bagian dari bukti diri pengirim nan bisa menjadi bentuk pertanggungjawaban secara hukum.

Sebuah surat tak dibuat begitu saja. Ada anggaran atau format surat nan berlaku di masyarakat, sehingga ketika seseorang atau sebuah organisasi membuat sebuah surat, sudah ada anggaran atau format surat nan bisa diikuti. Perhatikan bentuk surat nan digunakan.

Bentuk surat akan bhineka buat setiap institusi atau lembaga, bahkan negara. Bentuk surat nan generik dikenal ialah full block style , block style, dan semiblock style . Sesuaikan gaya penulisan dengan baku nan diterapkan di satu tempat. Berikut ini beberapa bentuk surat nan berlaku di masyarakat.

1. Bentuk surat lurus penuh (full block style)

1. Bentuk surat lurus (block style)

1. Bentuk surat setengah lurus (semi block style)

1. Bentuk surat lekuk (indented style)

1. Bentuk surat paragraf menggantung (hanging paragraph)

Bentuk surat tersebut disesuaikan dengan keperluan surat itu sendiri. Jenis surat bisa dibedakan beberapa jenis. Berikut ini jenis-jenis surat sinkron dengan keperluannya, yaitu sebagai berikut.

1. Surat pribadi, yaitu surat nan dibuat dan dikirimkan oleh seseorang kepada orang lain nan berisi tentang kepentingan nan menyangkut urusan pribadi. Misalnya, surat keluarga, surat lamaran pekerjaan, dan surat perijinan.

1. Surat resmi, yaitu surat nan dibuat oleh sebuah organisasi atau instansi buat menyampaikan sesuatu hal kepada sebuah organisasi atau instansi. Misalnya, surat dinas pemerintah, surat niaga, dan surat sosial.

1. Memo ialah alat komunikasi berupa surat, tapi isinya lebih ringkas, singkat, dan padat.

1. Surat pemberitahuan

1. Surat keputusan

1. Surat perintah

1. Surat permintaan

1. Surat panggilan

1. Surat peringatan

1. Surat perjanjian

1. Surat laporan

1. Surat pengantar

1. Surat penawaran

1. Surat pemesanan

1. Surat undangan

1. Surat lamaran pekerjaan

1. Surat biasa, yaitu surat nan isi suratnya bisa diketahui oleh orang lain selain penerima surat.

1. Surat konfidensial atau terbatas, yaitu surat nan isinya hanya boleh diketahui oleh kalangan eksklusif saja nan terkait dengan surat tersebut.

1. Surat rahasia, yaitu surat nan isi suratnya hanya boleh diketahui oleh penerima surat tersebut.

1. Surat edaran

1. Surat pengumuman

1. Surat biasa

1. Surat kilat

1. Surat kilat khusus

1. Surat bersampul

1. Kartu pos

1. Warkat pos

1. Telegram

1. Teleks atau faksimile

1. Memo

1. Nota

1. Surat intern

1. Surat ekstern

Surat merupakan bentuk penyampaian informasi nan dituntut jelas dan efektif. Keterampilan menulis surat nan baik merupakan bagian dari penunjang keberhasilan karir di loka kerja. Semoga bermanfaat.