Peran Informasi pada Pengendalian Komunikasi Organisasi

Langsung saja pada definisi, W. Charles Redding and George A. Sanborn (1964) mengatakan bahwa komunikasi dalam organisasi ialah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi nan rumit, bahkan lebih merumitkan.

Yang termasuk dalam kerumitan ini ialah komunikasi atas-bawah atau komunikasi dari atasan kebawahan, dan juga komunikasi bawah-atas atau komunikasi dari bawahan pada atasan, dan akhirnya komunikasi sisi dengan sisi, (horisontal), atau komunikasi dari orang-orang nan sama tingkatnya dalam organisasi.

Semuanya melibatkan elemen pada komunikasi dalam organisasi nan terdiri dari keterampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan komunikasi penilaian program.

Sementara, Goldhaber (1986) memberikan definisi komunikasi dalam organisasi sebagai proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam suatu jaringan interaksi nan saling bergantung satu sama lain buat mengatasi lingkungan nan tak niscaya atau selalu berubah.

Komunikasi dalam organisasi, dengan demikian akan berkaitan dengan apa nan dinamakan sebagai pengendalian manajemen. Tentu saja, fungsi pengendalian ini dipandang dari sudut pandang komunikasi sendiri.

Dengan adanya fungsi pengendalian nan dilakukan oleh seorang pimpinan, bisa dilakukan suatu tindakan apabila terjadi defleksi pada saat aplikasi maupun sesudah pelaksanaan. Pun, fungsi pengendalian bisa pula membantu dalam hal mengevaluasi terhadap aplikasi kerja nan telah dilakukan sehingga bisa dijadikan suatu panduan buat tindakan selanjutnya.

Menurut Arni Muhammad, (2000) dalam bukunya "Komunikasi Organisasi" menyatakan bahwa "Pimpinan sebagai orang nan bertanggung jawab dalam organisasi bisa memberikan kontribusi dalam membangkitkan iklim komunikasi nan baik dalam organisasinya".

Sementara bagi bawahan, makna pengendalian ialah juklak dan juknis nan di komunikasikan dengan jelas. Jadi, mereka dapat memberikan feedback nan memadai pada atasan.

Perusahaan, organisasi atau forum baik pemerintah maupun partikelir dibebani tanggung jawab terhadap segala kegiatan nan mempengaruhi setiap tindakan nan mengakibatkan tumbuhnya pemikiran dan lahirnya pendapat, sikap dan tingkah laku para karyawan. Dalam pengendalian suatu organisasi, perlu mempertimbangkan kondisi-kondisi sebagai berikut:

1. Pengendalian dalam organisasi dipengaruhi oleh lingkungan eksternal dan lingkungan internal.


2. Lingkungan eksternal nan mempengaruhinya misalnya persaingan, industri, kebijakan pemerintah, kondisi ekonomi dan sosial, serta kemajuan teknologi. Lingkungan internal nan mempengaruhinya misalnya dukungan manajemen terhadap baku pengendalian, pengendalian formal dalam organisasi, jenis aktivitas internal.


3. Kecenderungan organisasi atau bagian-bagiannya lepas kendali.


4. Kecenderungan ini berhubungan dengan karakter karyawan, luasnya tanggung jawab para manajer, struktur organisasi, kualitas kepemimpinan organisasi, pemahaman para karyawan terhadap tugasnya, sifat proses produksi, kepekaan organisasi terhadap peristiwa di luar organisasi, dan pertimbangan-pertimbangan lainnya.


5. Ketersediaan alat-alat dan teknik-teknik pengendalian nan memungkinkan mengobservasi, menilai, dan mengubah berbagai kesamaan organisasi nan gagal buat mencapai tujuannya.

Pengendalian pada komunikasi dalam organisasi mempunyai elemen-elemen nan sama dengan nan ada dalam sistem pengendalian nan telah diuraikan tersebut di atas, yaitu:

1. Detektor, tugasnya melaporkan apa nan sesungguhnya terjadi dalam organisasi.


2. Asesor, tugasnya membandingkan informasi mengenai nan sesungguhnya terjadi dalam organisasi dengan nan diharapkan nan merupakan implementasi strategi.


3. Efektor, tugasnya melaksanakan tindakan koreksi jika ada defleksi signifikan antara hasil nan sesumgguhnya dengan nan diharapkan.


4. Sistem komunikasi, memberikan informasi pada para anggota organisasi mengenai apa nan harus dikerjakannya.

Perusahaan sangat memerlukan adanya partisipasi dari para karyawannya. Karena sehebat apa pun baik itu kemajuan dari teknologi maupun secanggih apa pun alat nan dimiliki oleh suatu perusahaan, partisipasi karyawan tetap nan terpenting, mereka bagian dari stakeholder inti nan dapat tahu, apa nan diinginkan oleh masyarakat.

Karena mereka mampu menyerap keinginan masyarakat, satu hal nan tak dapat dirasakan oleh robot-robot dan mesin. Bahkan, ada anekdot, bisakah Charlie dalam Charlie and Chocolate Factory menyukseskan pabrik cokelatnya.

Padahal, dia tak memiliki elemen krusial semacam kemampuan komunikasi dalam organisasi dengan karyawannya, pun dengan sasaran pasarnya sendiri, di mana syahdan dia benci dengan anak-anak? Jawabannya, Charlie butuh karyawannya, tentu karyawan nan integrated dengan pabriknya dalam satu perbedaan makna komunikasi organisasi.

Karena Charlie nan small minded , dengan demikian memiliki karyawan nan sama-sama small minded sehingga komunikasi antar sesama small minded itu dapat menjalankan perusahaan dengan baik.

Pendekatan komunikasi dalam organisasi, ialah apa nan dapat ditarik dan disimpulkan dari kaitan antara komunikasi di dalam organisasi sendiri. Mengambil tiga definisi Muhamad (2002) ia menengarai adanya tiga pendekatan eksklusif pada komunikasi dalam organisasi, nan antara lain:

Pemdekatan makro organisasi nan dipandang sebagai suatu struktur dunia berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi ini organisasi melakukan aktivitas tertentu, seperti memproses informasi dari lingkungan, mengadakan identifikasi, melakukan integrasi, dan menentukan tujuan organisasi.

Pendekatan mikro utamanya memfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan subunit pada suatu organisasi. Komunikasi nan diperlukan pada taraf ini ialah komunikasi antara anggota kelompok, komunikasi pemberian orientasi dan latihan, komunikasi buat melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok, komunikasi buat menjaga iklim organisasi, komunikasi dalam mensupervisi, dan pengarahan pekerjaan dan komunikasi buat mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi.

Pendekatan individual berpusat pada tingkah laku komunikasi individual dalam organisasi. Bentuk komunikasi individual diantaranya berbicara dalam kelompok kerja,menghadiri dan berinteraksi dalam rapat, menulis dan mengonsep surat, berdebat buat suatu usulan, dan sebagainya.

Sadar akan kedudukan manusia sebagai sumber daya nan banyak menentukan terhadap jalannya mobilitas usaha atau sorganisasi, maka diperlukan cara buat menggerakkan orang-orang sehingga mereka mau bergerak sinkron dengan nan diinginkan. Dalam interaksi tersebut Onong Uchyana Effendy (1993) berpendapat bahwa :

"Hubungan dengan karyawan merupakan suatu kekuatan nan hayati dan dinamis, nan dibina dan diabadikan dalam interaksi dengan perorangan sehari-hari"

Pada umumnya, interaksi komunikasi dalam organisasi dengan para karyawan dititikberatkan pada kegiatan menciptakan, memelihara dan mewujudkan interaksi nan serasi antara pimpinan dengan para karyawan. Hal tersebut dimaksudkan agar tercipta adanya pengertian, kepercayaan dan kerjasama antara kedua belah pihak.

Bukan sekadar kolaborasi saja. Karena prinsip profesi pun mensyaratkan adanya kondisi stabil pada suatu lingkup perusahaan. Barangkali boleh saja dan syah saja dalam satu perusahaan, antara atasan dan bawahan tak ada jalinan 'personal' namun, pesan bagaimanapun juga harus sampai.

Dalam memahami peran informasi pada komunikasi dalam organisasi , Faules menambahkan hal ini:

"Salah satu tantangan besar dalam komunikasi ialah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi (karyawan) dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian informasi (karyawan)".

Informasi bagi pengendalian sangat krusial dalam sebuah organisasi, bahkan pengendalian bisa didefinisikan sebagai suatu struktur komunikasi. Oleh sebab itu pembinaan terhadap karyawan harus terus diupayakan oleh pihak pimpinan buat membentuk dan menumbuhkan motivasi kerja. Salah satu upayanya yaitu dengan memberikan informasi kepada karyawannya.

Ada beberapa cara nan bisa dilakukan oleh pimpinan buat menyebarkan informasi mengenai perusahaan, salah satunya yaitu mengadakan komunikasi secara lisan dan timbal balik. Komunikasi dua arah dan timbal balik nan dimaksudkan buat memberikan kepada karyawan informasi dan saran buat menyatakan pendapatnya tentang masalah perusahaan.

Dan nan semacam itu dapat pula dilakukan tanpa 'harfiah', dan dapat dilakukan dengan cara informal. Mengajak karyawan makan malam, membuat outbound training, membuat sunatan masal spesifik karyawan, dan banyak laiinya. Faules dan Pace menambahkan:

"Informasi tak mengalir secara harfiah. Kenyataannya, informasi sendiri tak bergerak. Yang sesungguhnya terlihat ialah penyampaian suatu pesan, interpretasi penyampaian tersebut, dan penciptaan penyampaian lainnya. Penciptaan, penyampaian, dan interpretasi pesan merupakan proses nan mendistribusikan pesan-pesan ke seluruh organisasi (karyawan)".

Pesan pada komunikasi dalam organisasi sendiri ternyata butuh proses intepretasi. Ini artinya, segala tindakan, manajerial buat membuka diri kepada karyawannya, ialah bentuk pesan. Medium is the message . Jika Anda tiba-tiba diajak makan oleh bos. Silakan intepretasikan sebab itu bermakna sesuatu, walau ngobrol ngalor ngidul , dan habis makan pulang.