3. Sampaikan Keistimewaan Produk nan Ditawarkan

Surat penawaran niscaya tak asing bagi orang nan memiliki bisnis atau usaha. Surat ini biasanya dibuat buat menawarkan suatu produk tertentu, baik itu barang atau jasa, kepada calon pelanggan maupun pada perusahaan lain nan ditawari kerja sama.

Jenis-jenis dari surat penawaran itu bermacam-macam, bahkan tak ada patokan spesifik buat membuat sebuah surat itu. Yang paling krusial ialah bahwa maksud dari penawaran tersebut jelas disebutkan di dalam isi dari surat itu sendiri.

Sebenarnya, bukan hanya sebuah perusahaan saja nan dapat mengirimkan surat penawaran. Banyak orang secara individual pun sering melakukan penawaran berupa barang maupun jasa nan mereka punya kepada orang lain.

Misalnya, seorang penulis, saat memiliki naskah nan ingin dia terbitkan, namun belum ada perusahaan penerbit nan bersedia, dia dapat saja membuat banyak surat penawaran naskah pada beberapa penerbit buat menerbitkan naskahnya itu.

Lain lagi dengan seorang ibu rumah tangga nan baru membuat bisnis kecil-kecilan berupa katering di rumahnya. Dia dapat juga membuat surat penawaran kepada kantor-kantor di sekitar loka tinggalnya berupa paket lunch box buat para karyawannya.

Jadi, surat penawaran ini sebenarnya idak hanya terbatas pada perusahaan perusahaan besar saja. Hanya saja, terkadang orang masih bingung dan tak tahu bagaimana membuat surat tersebut nan baik dan dapat diterima.

Seperti nan dijelaskan di atas bahwa sebenarnya tak ada patokan standar buat sebuah surat penawaran. Surat hanya diwajibkan memiliki bahasa nan jelas hingga dengan mudah bisa ditangkap maksudnya oleh si penerima surat tersebut.

Mengenai isi, tergantung dari bagaimana si pembuat surat menulisnya dengan bahasanya sendiri. Namun demikian, ada beberapa tips nan mungkin dapat dijadikan pegangan dalam menulis surat tersebut. Tips-tips itu antara lain:

Meskipun dilakukan dengan tertulis, membuat surat harus pula memperhatikan kesopanan dan kesantunan sinkron dengan etika nan ada. Tidak menyombongkan diri dan merendahkan orang lain, itu kunci primer agar surat Anda dipertimbangkan. Jangan pernah menulis misalnya; “ Sehubungan dengan belum adanya AC di kantor Bapak, maka dengan ini kami menawarkan paket ac istimewa dengan harga nan sangat ekonomis …”

Bisakah bayangkan bagaimana jika Anda nan membaca surat berbahasa seperti itu? Tentu saja orang nan Anda tawari akan sangat terhina dan merasa sangat dilecehkan kemampuannya dalam berbelanja. Dan bagaimana orang akan membeli produk nan Anda tawarkan jika mereka saja sudah merasa Anda remehkan.

Melanjutkan membaca surat Anda pun kemungkinan tak akan mereka lakukan. Karena bahasa merupakan inti dari setiap media tertulis, maka Anda harus sangat berhati-hati dalam membuat kalimat-kalimat nan akan Anda pakai dalam surat penawaran Anda. Jika diperlukan, kata-kata sanjungan, pujian, serta penghormatan terhadap orang atau perusahaan nan Anda tawari dapat Anda sampaikan di dalam surat tersebut.

Selain disampaikan secara bahasa di dalam tulisan, rasa hormat anda pada orang atau perusahaan nan Anda tawari sangat bergantung pada kondisi surat nan Anda kirim. Tidak mungkin sebuah perusahaan besar, misalnya, mau menerima surat nan ditulis tangan dengan tulisan nan sangat jelek, amplop sobek disana-sini, atau tinta meleleh kemana-mana.

Sebisa mungkin Anda harus membuat tampilan surat Anda rapi, diketik, gunakan amplop dan kertas nan higienis jika ada menggunakan kop surat dan nama perusahaan anda, dan lain sebagainya. Dengan begitu, orang nan Anda tawaripun merasa Anda hargai.

Selayaknya orang jualan, isi dalam surat penawaran Anda harus menjelaskan secara detail tentang produk nan Anda tawarkan, entah itu barang atau pun jasa. Untuk lebih menarik minat calon pelanggan, kelebihan dan keistimewaan produk Anda pun harus jelas tersebut di dalam surat.

Tidak akan ada orang nan tertarik pada sebuah produk jika hanya sama saja dengan produk-produk lainnya di pasaran. Harga nan murah, diskon nan ada, promo-promo, atau keunggulan produk merupakan alat pancing buat menjaring konsumen anda.

Pada epilog surat atau bagian akhir dari surat, dapat Anda jelaskan rincian kolaborasi nan Anda tawarkan jika Anda menawarkan suatu kerja sama. Ingat, produk nan menarik ialah nan memberi laba kedua belah pihak, bukan hanya nada sebagai pedagang, namun juga calon konsumen atau klien Anda.

Jika surat memahami langkah-langkah nan baik dalam menulis surat penawaran , berikut ialah beberapa contoh nan dapat Anda jadikan sebagai acuan dalam membuat surat tersebut:

Kepada Yth: Bpk. Sony Hendrawan, S.Pd, M.Pd
Kepala Sekolah Angkasa
Lampiran: 1 buah Proposal, 1 lembar gambar sampel, 1 kaos/bahan sampel

Dengan hormat,

Bersama surat ini kami mengajukan penawaran kolaborasi dalam pembuatan produk garment buat keperluan baju seragam olahraga bagi siswa-siswi bapak.

Sebagai pertimbangan Bapak. Kami ialah perusahaan garment nan berdiri sejak tahun 2000 dan telah berpengalaman dalam memproduksi garment termasuk di dalamnya barang-barang garment sebagai alat keperluan buat berpromosi bagi perusahaan atau instansi terkait. Produk kami telah bekerja sama dengan banyak perusahaan partikelir kecil sampai perusahaan-perusahaan nan membawahi brand-brand ternama.

Untuk itu, dengan segala hormat kami pada instansi nan Bapak pimpin, kami berniat mengajukan penawaran produk garment dengan rincianseperti di bawah ini:

1. Tshirt Print standard dpn-blkg dari bahan Cotton 100%.

1. Harga per item Rp. 30.000.

1. Design dapat menyesuaikan sinkron permintaan.

1. Minimum order 300 items dengan ketentian rabat 5% per minimum order.

Bersama surat ini pula, kami sertakan sebuah contoh t-shirt dan bahan nan kami tawarkan.

Demikian surat penawaran ini kami ajukan, dan atas kerja samanya nan baik kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Asisten Marketing Manager

Hal : Penawaran naskah Solo, 5 Mei 2012

Yth.
Penerbit PT Media Pustaka
Jalan Pelem No. 2 Solo

Assalaamu’alaikum wr.wb.

Sebelumnya aku ingin memperkenalkan diri, nama saya:

Nama : Rin Purnani Wibowo
Pendidikan : Sarjana pendidikan Bahasa Inggris
Alamat : Perum Graha Harmoni C 19 Solo
HP : 08567891011

Selanjutnya, aku berkeinginan buat menawarkan naskah buku sekolah nan sudah aku untuk pada penerbit Bapak dengan judul Simple Learning, English for SMU X. Naskah tersebut sangat baru sebab aku baru saja menyelesaikannya dengan ketentuan nan mengacu pada kurikulum terbaru saat ini nan belum banyak beredar di pasaran.

Demikian surat penawaran naskah ini aku buat. Besar asa aku buat bisa diterima di penerbit nan Bapak pimpin buat kemudian dijadikan bahan surat keterangan bagi para pelajar kita di tanah air. Saya juga berharap dapat dihubungi segera berkaitan dengan naskah nan aku untuk ini. Atas perhatiannya, aku ucapkan banyak terima kasih.

Wassalaamu’alaikum wr.wb.

Hormat saya,

Rin Purnani Wibowo, S.Pd

Dengan beberapa contoh di atas, mudah-mudahan Anda dapat lebih mengembangkan surat penawaran nan ingin Anda untuk semenarik mungkin. Yang jelas, surat ini merupakan alat Anda buat berpromosi, maka sampaikan segala kelebihan dari produk-produk nan Anda tawarkan sehingga calon konsumen atau klien setidaknya memiliki niat dulu buat menghubungi Anda membicarakan kolaborasi lebih lanjut.

Setelah itu, barulah kemampuan komunikasi langsung Anda dipertaruhkan. Setelah membuat surat tersebut, bukan berarti Anda selesai, sebab setelah itu, bukti dari nan Anda tawarkan akan membunjukkan keseriusan Anda. selamat memulai perjuangan dengan surat penawaran.