1. Bagian-Bagian Pembentuk Surat

Surat merupakan media komunikasi secara tertulis nan digunakan buat menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak nan lain, baik dari diri perorangan ataupun secara kelompok (organisasi). Jadi, unsur nan terlibat dalam surat ialah pengirim surat, isi surat, penerima surat, serta saluran mediator pengirim dan penerima surat. Banyak sekali jenis dari surat berdasarkan informasi nan terkandung dalam surat, salah satu nan paling dibuat ialah surat pengajuan.

Banyak sekali kegiatan-kegiatan nan membutuhkan surat pengajuan dahulu buat dapat didapatkan atau dilakukan. Contohnya ialah surat nan diajukan guna mendapatkan beasiswa, demi mendapatkan kapital pinjaman, buat pengajuan loka magang, buat mendapatkan perlop akademik, buat menjadi agen, dll.

Sebenarnya apa sajakah bagian-bagian nan sine qua non pada surat tersebut dan bagaimna contoh penyusunannya. Agar Anda memahami bagaiman cara menyusunnya dengan baik, simaklah uraian di bawah ini.

Jenis surat ini ialah termasuk dalam surat resmi, yaitu surat nan diajukan buat kepentingan nan sifatnya resmi. Bagian-bagian nan sine qua non dalam surat, guna membentuk surat nan digunakan dalam pengajuan suatu hal ialah sebagai berikut.

Kop surat sine qua non jika nan mengajukan atau nan mengirim surat ialah kelompok (organisasi). Jadi pengajuan ini ialah atas nama organisasi bukan secara perseorangan. Jika nan mengajukan ialah orang pribadi, maka tak perlu dibuatkan kop surat.

Tanggal Pembuatan Surat

Tanggal pembuatan surat ditulis secara lengkap, tanggal dituliskan dengan simbol angka dituliskan dengan huruf nan diawali dengan huruf kapital, dan tahun nan dituliskan dengan angka.
Nomor, Lampiran dan Hal
Nomor diisi dengan nomor surat, ini ada jika nan mengeluarkan surat ialah sebuah instansi. Namun, jika nan mengeluarkan ialah orang pribadi maka tak perlu dicantumkan.

1. Lampiran diisi dengan jumlah dokumen terlampir nan digunakan sebagai syarat pengajuan suatu hal. Jumlah dokumen ini dituliskan dengan huruf bukan angka.

1. Hal diisi dengan pokok isi surat. Misalnya permohonan pengajuan beasiswa, surat pengalihan kuasa/wewenang, atau pengajuan pinjaman kapital dan sebagainya.

Kata Nomor (No.), Lampiran (Lamp.), dan Hal ditulis dengan diawali huruf modal kemudian diikuti dengan tAnda titik dua ( : ).

Alamat tujuan berisi pihak nan dituju serta alamat dari pihak nan dituju tersebut. Nama pihak tersebut hendaknya nama orang beserta nama jabatan nan disAndangnya. Namun, jika tak tahu namanya, boleh langsung menggunakan nama jabatan nan ada. Alamat dari pihak nan dituju dituliskan Jalan, No. Jalan dan Kota loka pihak nan dituju tersebut.

Salam pembuka merupakan awalan buat berkomunikasi pada pihak penerima surat. Salam pembuka biasanya menggunakan kata Assalamualaikum Wr. Wb., awal kata ditulis dengan huruf modal dan diakhiri dengan tAnda koma.

Secara generik isi surat ini dibagi menjadi tiga bagian yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, buat bagian kedua ialah paragraf isi dan bagian terakhir ialah paragraf penutup.

1. Paragraf pembuka berisi tentang pemberitahuaan, permintaan ataupun pertanyaan nan mengawali maksud primer dari inti pengajuan suatu hal.

1. Paragraf isi berisi inti atau maksud dari hal pengajuan nan akan disampaikan kepada orang nan menerima surat. Isi surat ini harus ditulis dengan jelas, singkat dan dan mudah buat dipahami.

1. Paragraf epilog berisi tentang konklusi dari isi surat. Selain itu juga disampaikan keinginan atau asa penulis serta ungkapan terima kasih nan ditujukan pada penerima surat.

Salam epilog ialah akhir kata dari penulis surat nan ditujukan kepada nan dikirim surat. Contoh salam epilog nan sering digunakan ialah Hormat saya, Hormat Kami ataupun Wassalam. Sama seperti salam pembuka, pada salam penutuf huruf pertama ditulis dengan huruf modal dan diakhiri dengan tAnda koma.

Pada umumnya, nama pengirim ditulis pada bagian bawah biasanya dijadikan sebagai salam penutup. Nama ini tak perlu ditulis dengan huruf modal semuanya, tetapi dapat ditulis dengan huruf modal di awal katanya saja. Nama pengirim ini juga tak perlu ditambahi tAnda baca kurung ataupun garis bawah.

Pada surat nan ditulis oleh kelompok atau organisasi biasanya terdapat tembusan. Jika tembusan tersebut buat beberapa tembusan, maka berilah nomor urut tembusan. Pihak nan dikirimi tembusan berupa nama orang atau nama jabatan, bukan nama organisasi.

Berikut ini akan disajikan contoh sistematika pembuatan surat agar Anda lebih memahami cara penyusunannya.

Contoh Format surat pengajuan beasiswa ialah sebagai berikut.

Hal: Pengajuan Sebagai Calon Penerima Beasiswa Tahun 20xx
Yth. Rektor
u.p Kepala Biro AAKPSI
Universitas Negeri
Yang bertAnda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap: ….
NIM/DNI: ….
Tempat/Tgl. Lahir: ….
Agama: ….
Fakultas: ….
Jenjang Prog/Jurusan: ….
Alama: ….
No. Rekening Bank: Bank …. No ….
Nomor telepon rumah: ….
Nomor HP: ….
Dengan ini aku mengajukan Beasiswa tahun 20xx, dengan melampirkan:

1. Fotokopi Kartu TAnda Mahasiswa (KTM)
2. Fotokopi Kartu TAnda Penduduk (KTP)
3. Fotokopi Kartu Keluarga (KK)
4. Fotokopi Kartu Hasil Studi (KHS) nan telah diperoleh tanpa dilegalisir
5. Fotokopi Bukti Pembayaran SPP terakhir
6. Fotokopi Surat Keterangan Aktif Ormawa/SK/Sertifikat (jika ada)
7. Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua (Ayah dan Ibu) Asli

Keterangan ini aku kirimkan dengan informasi nan valid, dan apabila ditemui kesalahan ke depannya aku bersedia menerima segala konsekuensinya.

Nama Kota,

Nama Pemohon (diisi tanda tangan di bawahnya)

Nama terang

Contoh Format Surat Pengajuan Pinjaman Kapital buat diajukan ke Bank ialah sebagai berikut.

PT. LUCKY PERDANA
Jl. Pemuda No. 5 Surabaya
No. Telp (0341) 112233
23 April 2013
Lamp : Satu Berkas
Hal : Pengajuan Pinjaman Modal
Yth. Pimpinan Bank ABC
Jalan Pemuda No. 31
Surabaya

Dengan hormat,

Dengan ini, kami melampirkan pengajuan pinjaman kapital sebesar Rp100.000.000,00. Uang tersebut akan dipergunakan buat modernisasi satu dari pabrik makanan ringan kami nan ada di kawasan industri Rungkut. Rincian biaya nan diajukan tercantum di lampiran dua dalam formulir lamaran nan telah terlampir.
Perusahaan kami memiliki kualitas nan cukup baik. Selama lima tahun lebih telah mencapai taraf pertumbuhan 220%. Dengan melakukan modernisasi pabrik, kami berharap taraf produktifitas akan meningkat dan lebih meningkat. Mempertimbangkan potensi produk kami nan sangat diminati masyarakat, maka kami konfiden bisa melunasi pinjaman dalam jangka waktu dua tahun. Perusahaan kami memiliki aset nan tetap senilai Rp400.000.000,00 nan bisa menjadi agunan jika dikemudian hari terjadi hal-hal nan tak diinginkan. Saldo keuangan kami tak pernah berada di bawah Rp150.000.000,00.
Kami telah menjadi klien Anda selama lebih dari dua tahun. Ini ialah pertama kalinya kami mengajukan pinjaman sebesar ini. Sehingga, kami harap Anda berkenan memberikan pinjaman modal.

Demikian surat pengajuan pinjaman kapital ini, kami ucapkan terimakasih nan sebesarbesarnya atas perhatian Anda.

Hormat kami,

Pimpinan PT. Lucky Perdana

Demikianlah uraian tentang bagaimana penyusunan surat guna mengajukan suatu hal dan contoh format dari surat tersebut. Semoga bisa menambah wawasan dan memberikan kegunaan bagi semua pembaca.