Yang Implisit dari Surat Dinas

Sudah tidak asing lagi istilah surat dinas di telinga pembaca, bukan? Surat nan menunjukkan tanggapan instansi terhadap tawaran atau tanggapan nan dari keterangan nan diminta oleh pihak lain. Misalnya, tawaran kolaborasi atau tawaran mengikuti acara pelatihan nan diadakan pihak instansi atau organisasi ain. Mau tak mau, kita mesti mempelajari mengenai surat dinas dan hal nan mesti dipahami dari surat tersebut.

Dikarenakan berhubungan dengan instansi, maka surat dinas menggunakan bahasa nan resmi. Tidak boleh di dalam surat dinas menggunakan bahasa daerah. Surat dinas mesti menggunakan bahasa resmi negara loka instansi berada. Atau membalas dengan bahasa nan diminta oleh pemberi tawaran.

Maksudnya, jika nan mengirim surat tawaran ialah perusahaan asing nan menggunakan bahasa Inggris, maka surat dinas nan dibuat juga harus menggunakan bahasa Inggris.Yang penting, bahasa nan digunakan bukan bahasa daerah nan ada di negera tersebut.

Sebelum dikupas mengenai ciri-ciri surat dinas, lebih baik jika melihat terlebih dahulu salah satu contoh surat dinas.

Medan, 03 Maret 2012

N0: 20/SMM/KL/2012

Lampiran: 2 (dua) Lembar

Kepada Yth,

Kepala Madrasah Tsanawiyah Muallimin UNIVA
Jl. SM. Raja KM, 5.5

Medan-Sumut

Hal: Tindak Lanjut Workshop

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Menindaklanjuti pembicaraan dengan Kepala Madrasah Tsanawiyah Muallimin UNIVA beberapa waktu lalu mengenai gagasan pelatihan menulis Cerita Pendek (Cerpen), maka dengan surat ini kami mengajukan permintaan tak lanjut Workshop bersama tersebut. Adapun planning jumlah peserta nan siap kami latih berjumlah 10 orang, dengan materi dasar penulisan Cerpen nan bertempat di Sekretariat Sekolah Menulis Medan.

Untuk itu, kami mohon konfirmasi lebih lanjut mengenai total biaya serta teknis aplikasi pelatihan menulis cerpen nan diadakan. Informasi lebih lanjut kami lampirkan dalam proposal pengajuan pelatihan Konfirmasi dari Kepala Madrasah Tsanawiyah Muallimi Medan sangat kami harapkan.

Atas perhatiannya kamu ucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.Koor.

Pelatihan dan Pengembangan Minat Bakat

Sekolah Menulis Medan

Heru Syahputra

Tembusan:

Direktur Primer (sebagai laporan)

Sejatinya, masih ada contoh surat dinas nan lain. Misalnya, contoh surat dinas buat menghadiri pelatihan, surat dinas undangan kedap nan kerap dilayangkan oleh pihak instansi pemerintah. Meski isi surat sedikit berbeda, tetap unsur krusial surat dinas sama.

Sebuah surat dikatakan sebagai surat dinas, apabila memiliki enam ciri, yaitu:

Sebuah surat bila menggunakan kop surat forum maka dinamakan surat dinas. Inilah nan membedakannya dengan surat-surat nan lain. Jika ada ajakan kerja sama, tapi tak menggunakan kop surat dinas, maka pihak penerima boleh menolaknya atau mengacuhkannya. Pasalnya, jika ingin bekerja sama dengan instansi mesti harus menggunakan kop surat instansi tersebut. Ini kode etik primer surat dinas.

Jika surat dinas , sine qua non stempel instansi nan terletak di atas tanda tangan. Stempelnya juga mesti diperhatikan. Jangan lantaran ada stempel lalu ditanggapi. Lihat dahulu sahih atau tak stempel nan digunakan. Pasalnya, jika tawaran kerjasama dan menggunakan aturan dana, jika instansi nan diajak kolaborasi fiktif maka dapat merusak gambaran kita. Karena itu, keterangan kalimat nan tercantum dalam dalam stempel harus sama dengan keterangan nan terdapat di kop surat.

Format surat dinas berbeda dengan format surat-surat lainnya. Jika format suratnya amburadul, tentu layak buat ditolak. Misalnya, letak tanda tangan sekretaris nan mestinya di kanan, berada di sebelah kiri.

Surat dinas mesti jelas keterangannya. Yaitu, harus tanggalnya tepat dan benar, sine qua non nomor suratnya, sine qua non lampirannya, harus jelas halnya buat apa. Bila dikatakan surat dinas tapi tak ada ketiga hal tersebut, surat tersebut layak ditolak. Karena kerjasama dalam instansi mesti jelas maksud dan tujuan suratnya. Plus, surat nan dilayangkan mesti terdokumentasi.

Kesopanan dalam surat dinas juga mesti terlihat. Surat dinas nan sahih harus diiringi dengan salam, baik pada bagian pembuka maupun bagian epilog isi surat dinas. Karena salam menjadi penunjuk bahwa surat dinas nan dilayangkan benar-benar surat nan mematuhi anggaran tata krama.

Seperti nan sudah disinggung di awal, surat dinas mesti menggunakan bahasa resmi. Maka tak boleh ada bahasa gaul atau bahasa slank masuk dalam surat dinas. Sekalipun ada bahasa asing nan dimasukkan di dalam surat dinas, meski dimiringkan. Tujuannya, menunjukkan bahasa nan digunakan bukanlah bahasa resmi di negara tersebut. Ini jika surat dinas nan dilayangkan ialah bahasa resmi negara.

Sejatinya, banyak orang melihat surat dinas hanya salah sebatas surat tanggapan atau surat tugas. Padahal ada hal lain nan terkadang kurang dipahami. Surat dinas sejatinya memiliki tiga hal nan tersirat.

Banyak instansi hanya melihat maksud surat dinas, tanpa memperhatikan struktur bahasanya. Padahal, struktur bahasanya juga penting. Makanya, setiap surat dinas nan berupa tawaran kerjasama diterima mesti diarsipkan. Karena bukan tak mungkin, jika kita melakukan tawaran kolaborasi dengan orang lain nan modelnya mirip dengan tawaran kerjasama nan diterima saat ini.

Jadi, jika kita ingin melakukan kolaborasi dengan orang lain kita tinggal meniru format bahasanya dan mengganti jenis tawaran kerjasamanya. Tentunya, hal ini mempermudah kita dalam bekerja. Tak perlu susah-susah memikirkan diksi atau merangkai katanya, tinggal meniru dan mengganti nan layak buat diganti.

Surat dinas juga terkadang bukan hanya surat tawaran kolaborasi seperti nan kami tampil di atas. Surat dinas ada juga nan bersifat surat tugas buat mengikuti suatu kegiatan. Bagi nan mendapat surat dinas seperti ini, ia dapat belajar mengenai kegiatan nan diminta dirinya buat menghadiri atau dapat melihat kelebihan peserta lain nan mungkin diaplikasikannya di loka ia bekerja.

Misalnya, Anda diminta menghadiri seminar tentang penggunaan media dalam pembelajaran. Dapat jadi, ada peserta nan sudah mahir dalam media. Anda dapat melihat bagaimana kepintaran dan kecakapannya dalam menggunakan media. Anda dapat ‘mencuri’ cara cepatnya menggunakan media atau Anda dapat menjadikannya kenalan dan berdiskusi di luar seminar.

Jadi, membawa surat dinas buat mengikuti workshop atau pelatihan bukanlah sekadar memenuhi tugas dan mendapatkan sertifikat, tapi juga harus menjadi media buat mendapatkan informasi dan ilmu-ilmu baru nan belum didapat selama ini.

Ikut workshop dengan membawa surat dinas, juga dapat menjadi pelajaran buat meniru, jika instansi loka Anda bekerja ingin melakukan hal nan sama. Atau, Anda dapat menilai di mana letak kekurangan panitia workshop dan menjadi catatan Anda jika ingin melakukan workshop sejenis, pihak instansi Anda harus menambahkan hal nan menurut Anda ditambah atau merevisi nan menurut Anda kurang tepat.

Sejatinya, surat dinas bukanlah sekadar surat tanggapan, tapi juga surat buat belajar. Belajar meniru, jika ada surat dinas dari pihak lain nan lebih baik. Dan untuk nan diutus menghadiri acara dengan membawa surat dinas dapat mempelajari bagaimana konsep dan acara membuat workshop atau pelatihan.

Intinya, surat dinas bukan sekadar surat nan dikeluarkan instansi. Tapi, ia memiliki hal nan tersirat. Seharusnya, pemegang surat dinas dapat memahami nan tidak terlihat dibalik dikeluarkannya surat dinas. Meski cuma satu lembar, tapi ia dapat memberikan majemuk ilmu.

Ilmu nan memang harus dipelajari di lapangan. Makanya nan diutus buat menghadiri workshop dengan membawa surat dinas seharusnya orang nan memiliki rasa cinta ilmu, bukan orang nan sekadar melepaskan amanah nan diberikan kepadanya.