3. Unsur Surat Bisnis

Apa fungsi surat jenis penawaran ? Dalam berbisnis, istilah surat bisnis penawaran sudah tidak asing lagi. Meski kini perkembangan teknologi informasi dan komunikasi sudah sangat pesat, menulis surat dengan cara konvensional pun masih kerap dilakukan. Walaupun saat ini penyampaian pesan dapat melalui e-mail, namun cara konvensional masih sering dipaai guna memenuhi kebutuhan tertentu.

Bagi nan sedikit gaptek , sudah tentu cara konvensional lebih disukai dan menganggap bahwa lebih nyaman dengan cara tersebut. Sebab, bila melalui e-mail kita menjadi ragu apakah e-mail nan kita kirim telah sampai dan dibaca, atau telah diterima tapi belum dibuka. Salah satu penyebabnya dapat jadi ialah sebab tidak banyak nan secara rutin membuka e-mail hanya buat sekadar mengecek inbox .

Secara umum, pengertian surat bisnis yaitu surat nan dipakai oleh seseorang, forum organisasi, atau institusi nan menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan memakai media tertentu, baik pengiriman surat melalui pos, faksimili, telepon, maupun e-mail .

Ada dua hal nan perlu diperhatikan dalam penulisan sebuah surat, yaitu:

1. Bahasa nan digunakan haruslah nan mudah dipahami dan tak bertele-tele. Sehingga saat si pembaca pesan membacanya, mereka akan mengerti pesan nan kita maksud, juga pesan kita tersampaikan dengan baik. Bahasa nan sulit dimengerti akan memunculkan kesalahpahaman, dan pesan nan ditangkap oleh si pembaca pesan akan berbeda. Sedangkan gaya bahasa nan bertele-tele akan membuat pembaca pesan bosan dan memilih buat tidak melanjutkan sebab kebosanan tersebut.

2. Pilihlah ukuran kertas nan baik, bersih, dan sinkron dengan ukuran maksud dan tujuan nan mau dicapai oleh pengirim pesan.

Dalam membuat surat bisnis, ada beberapa hal nan mesti diperhatikan, antara lain:

1. Apabila format surat Anda tidak ada kop surat, maka nan pertama harus dilakukan ialah mencantumkan alamat pengirim (jalan, nama kota, kode pos/ZIP) satu baris di atas tanggal surat.

2. Tanggal surat

Tanggal surat ditulis pada satu baris di bawah alamat pengirim. Gunakan tanggal terakhir saat surat dibuat. Jika surat nan dibuat tersebut buat perusahaan atau klien luar, misal di Amerika Serikat, gunakanlah format tanggal Amerika yaitu bulan, kemudian tanggal dan tahun. Posisi bulan, tanggal, dan tahun pun kira-kira 2 inci dari tepi atas halaman.

3. Alamat penerima

Letak alamat penerima surat yaitu satu baris di bawah tanggal. Lebih baik bila surat nan dibuat ditujukan kepada seseorang dalam organisasi atau perusahaan. Tempatkan nama orang tersebut pada bagian teratas alamat penerima surat. Apabila Anda tidak punya nama individu nan dituju, buatlah suatu riset kecil atau hubungi karyawan perusahaan tersebut buat mencari tahu kepada siapa sebaiknya surat nan telah Anda tulis di alamatkan.

Cantumkan pula sapaan seperti Ms., Miss, Mrs., Mr., atau Dr. Gunakanlah sapaan nan lazim buat wanita seperti Miss, Ms., atau Mrs. Apabila kemungkinan orang nan dituju memiliki gelar Dr. atau memiliki gelar lain nan lebih tinggi, gunakanlah gelar tersebut. Dan gunakan pula format internasional buat penulisan alamat, yaitu nama negara seluruhnya diketik dalam huruf modal pada baris akhir alamat penerima.

4. Salam pembuka

Gunakanlah nama nan sama dengan nama pada alamat penerima, termasuk gelar atau sapaannya.

5. Isi surat

Untuk format block serta modified block -nya, gunakan spasi tunggal dan paragraf rata kiri pada batang tubuh surat bisnis. Antar paragraf berikanlah jeda secukupnya. Saat menulis surat bisnis atau surat lamaran, ingatlah selalu bahwa isinya ringkas dan jelas. Keterangan nan lebih panjang dan lengkap biasanya terdapat dalam resume .

6. Salam penutup

Letak salam epilog sejajar dengan tanggal surat dan satu baris baru setelah paragraf akhir isi surat. Apabila salam pembuka memakai tanda titik dua, maka akhiri salam epilog dengan tanda koma. Apabila salam pembuka tidak memakai tanda baca, maka salam epilog pun tidak pakai tanda baca.

7. Lampiran

Lampiran CV / resume , atau sampel kerja, dan dokumen lainnya sering disertakan dalam surat bisnis ataupun surat lamaran. Untuk menjelaskan bahwa Anda menyertakan sebuah lampiran, Anda cukup ketik kata Enclosure , atau Enclosures -- bila lampiran lebih dari 1 -- diikuti oleh tanda titik dua, kemudian nama dokumen lampiran. Biasanya letak lampiran berada di satu baris di bawah bagian epilog surat.

8. Inisial pengetik

Inisial pengetik perlu ditulis jika surat diketik oleh orang lain. Apabila Anda ialah orang nan mengirim surat, maka abaikan poin ini.

Secara garis besar ada empat unsur surat bisnis, yaitu:

1. Kepala surat

Kepala surat berisi kop surat nan menyatakan bukti diri di mana perusahaan loka Anda bekerja. Dalam kepala surat juga berisi tanggal dibuatnya surat tersebut, ditujukan kepada siapa surat tersebut atau alamat nan dituju dengan memasukkan nama penerima secara sahih dan lengkap, idealnya dengan menyebut jabatan instansi nan dituju. Tapi, pada surat bisnis modern jabatan penerima sporadis disebutkan.

2. Pendahuluan

Pendahuluan berisi sumber acuan surat nan dibuat, menyampaikan maksud serta tujuan daripada surat tersebut guna membantu penerima surat buat dapat memahaminya.

3. Isi surat

Pada isi surat berisi klarifikasi secara detail maksud dan tujuan surat nan dibuat. Dapat dalam bentuk data, informasi, permohonan, dan lain-lain sinkron dengan maksud dan tujuannya.

4. Penutup

Penutup memuat asa dan keinginan terhadap penerima surat dan disertai dengan salam penutup.

Sedikitnya ada tiga ragam surat bisnis penawaran, antara lain sebagai berikut:

1. Surat penawaran jasa

Berikut contoh surat penawaran jasa:

Bandung, Senin 2 Juli 2012

No : 3G/018/12

Hal : Penawaran

Lampiran : 1 (Satu) Proposal

Kepada Yth.

CEO/Dirut PT

Dengan hormat,

Kami ialah sebuah perusahaan nan bergerak dalam bidang Teknologi Informasi, spesifiknya dalam pengembangan web ( web development ) dan multimedia. Kami bermaksud buat menjelaskan layanan kami kepada perusahaan Bapak/Ibu, dengan asa bisa menjalin kolaborasi pada pengembangan Teknologi Informasi khususnya dalam pengembangan web ( web development ) dan multimedia sebagai media publikasi maupun promosi perusahaan Bapak/Ibu.

Besar asa kami buat dapat menjalin kolaborasi dengan perusahaan Bapak/Ibu. Atas perhatian dan kolaborasi nan baik kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Putra Adiutama

2. Surat penawaran barang

Surat penawaran barang ialah surat bisnis nan dikeluarkan bersamaan dengan penawaran suatu produk kepada calon pembeli potensial. Meski pembeli tersebut ialah langganan Anda, namun demi terciptanya kelancaran dan transedental interaksi Anda dengan pembeli (termasuk langganan Anda), atau antara supplier dengan agen , maka surat penawaran barang ialah wajib dan resmi.

Dalam surat penawaran barang, apabila ingin menawarkan sebuah produk, pada bagian isi mesti jelas produk apa nan akan ditawarkan, berikut harga dan kegunaan produk itu sendiri. Surat penawaran barang, formatnya hampir sama dengan surat penawaran jasa.

3. Surat penawaran naskah

Surat jenis penawaran naskah merupakan sebuah surat nan dikeluarkan bersamaan dengan penawaran suatu naskah kepada suatu penerbit tertentu. Berikut contoh surat penawaran naskah:

Hal: Penawaran Naskah

Bandung, 5 Februari 2012

Yth.

PlotPoint Publishing

Jl. Puri Mutiara II No. 7

Jakarta 12430

Dengan hormat,

Sebelumnya aku ingin memperkenalkan diri, nama saya:

Nama: Savitri

Pendidikan: Sarjana Pendidikan Bahasa Inggris

Alamat: Jl. Diponegoro No. 9 Bandung

HP: 0856-58425540

Selanjutnya, aku berkeinginan buat menawarkan naskah buku sekolah nan telah aku untuk pada penerbit Bapak/Ibu dengan judul Simple Learning, English for SMP Y. Naskah tersebut amat gres sebab aku baru saja menyelesaikannya dengan ketentuan nan merujuk pada kurikulum teranyar kini nan belum banyak beredar di pasaran.

Demikian surat penawaran naskah ini aku buat. Besar asa aku buat dapat diterima di penerbit nan Bapak/Ibu pimpin buat kemudian dijadikan bahan acuan bagi para pelajar di tanah air. Saya pun berharap bisa dihubungi segera berkenaan dengan naskah nan aku kirim ini. Atas perhatiannya, aku ucapkan banyak terima kasih.

Hormat saya,

Savitri, S.Pd

Tiga jenis surat penawaran di atas hanyalah tiga dari beberapa surat bisnis penawaran nan ada. Masih ada ragam surat penawaran lainnya, seperti surat penawaran kerja sama, penawaran harga produk, dan lain-lain. Semoga dengan tiga macam surat penawaran nan umumnya sering digunakan tersebut, (sedikit) bisa menghilangkan kebingungan Anda dalam membuat surat bisnis.