Menulis Surat Resmi

Bagaimana cara menulis surat resmi ? Sebelum membahasnya, kita bahas sedikit tentang sejarah surat. Pada zaman dahulu, manusia berkomunikasi dengan surat nan berisi simbol-simbol memanfaatkan media tanah, dinding gua, pohon, dan sebagainya. Seiring perkembangan zaman, manusia mulai mengoptimalkan media nan bisa dikirim seperti daun, kulit binatang, kulit pohon hingga batu pipih. Pada akhirnya surat konvensional memasuki masa kejayaannya saat isi surat dituangkan dalam selembar kertas menggunakan huruf-huruf nan mengganti bahasa lisan.

Surat konvensional menjadi barang langka ditengah arus peradaban nan berjalan semakin modern. Ketersediaan fasilitas surat elektronik (e-mail), surat pendek (short message), dan media jejaring sosial secara cepat menggeser peranan surat konvensional nan sudah bertahun-tahun lamanya. Namun, surat konvensional tak serta merta dengan mudahnya ditinggalkan sebagai alat komunikasi antara satu individu atau kelompok dengan lainnya.

Secara khusus, surat konvensional resmi tetap memegang posisi paling tinggi buat menjalankan roda kegiatan dalam suatu forum atau instansi. Surat resmi masih banyak dipakai sebagai media pemberitahuan keputusan, petunjuk teknis aplikasi kerja, pengumuman, perintah tugas, dan sebagainya.

Surat konvensional juga melaksanakan fungsinya sebagai alat komunikasi dua arah. Mengingat surat nan diterima oleh penerima surat bisa dibalas sebagai bentuk timbal balik komunikasi secara tertulis. Fungsi komunikasi ke segala arah bisa diperankan dengan baik oleh surat konvensional buat transfer informasi ke berbagai individu maupun forum secara bersamaan.

Fungsi lain surat konvensional adalah mewakili pengirim agar tak perlu berjumpa dengan orang nan menjadi tujuan surat. Dari segi waktu, komunikasi via surat bisa menghemat waktu, mempersingkat jarak, dan tak terlalu menguras tenaga. Terakhir, surat konvensional bisa dijadikan bukti tertulis acuan dalam membenarkan kekeliruan dan disimpan dalam jangka waktu lama sebagai dokumen arsip.

Kemajuan teknologi telah mendorong penyebaran informasi berjalan sangat cepat dari satu loka ke loka lain. Saat ini, orang-orang tak perlu berpindah loka duduk agar informasi sampai pada tujuannya. Proses transfer bisa dilakukan dengan media komputer atau perangkat genggam nan terkoneksi dengan jaringan internet.

Surat nan ditulis di media kertas memiliki banyak jenis nan membedakannya menurut berbagai aspek surat. Dari sudut pandang penulis surat maka surat bisa dibedakan menjadi surat resmi dan surat pribadi. Surat pribadi dibuat oleh seorang individu demi kepentingan pribadinya nan ditujukan kepada forum atau institusi resmi. Sedangkan menulis surat resmi biasanya ditujukan kepada instansi atau forum maupun individu nan dibuat oleh kelompok atau forum eksklusif sinkron keperluan kedinasan.

Menulis surat nan resmi hendaknya menggunakan bahasa Indonesia dengan kaidah bahasa nan standar berlaku di Indonesia. Penulisannya dilakukan secara hati-hati agar terhindar dari kesalahan nan mempengaruhi evaluasi penerima surat. Kesalahan fundamental pada saat menulis surat nan resmi akan mengurangi nilai profesionalitas forum atau instansi nan membuat surat resmi tersebut.
Penulisan surat resmi secara sahih mengacu pada bagian-bagian nan terdapat didalam mulai dari bagian atas surat.

Di bagian ini, terdapat kepala surat nan terdiri atas logo atau lambang, nama, alamat beserta nomor kontak forum atau instansi. Selanjutnya ditulis titimangsa surat nan mengandung poin-poin yaitu tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat serta nomor surat nan berisi kode nomor surat-surat dan nomor urut surat keluar.

Surat resmi juga mencantumkan sifat surat nan berarti tindak lanjut surat bagi penerimanya nan dikategorikan dalam surat biasa, segera, penting, dan rahasia. Surat terkadang berisi informasi nan membutuhkan beberapa lembar kertas sehingga perlu dituliskan jumlah lampiran surat nan menyertai lembar primer surat. Misi surat bisa dilihat pada bagian perihal surat sebagai informasi awal bagi pembaca surat seperti undangan atau pemberitahuan.

Nama penerima sebaiknya ditulis dengan tepat dalam setiap ejaannya begitu pula gelarnya. Alamat bisa berupa nama instansi atau forum maupun alamat kantor nan menjadi tujuan pengiriman surat. Selanjutnya salam pembuka menjadi awal menyapa penerima surat dengan kata-kata nan secara generik digunakan yaitu salam sejahtera atau dengan hormat.

Bagian isi surat terdiri atas bagian pembukaan sebagai pengantar sebelum memasuki bagian inti surat. Bagian inti memegang peranan krusial dalam mengkomunikasikan tujuan nan hendak disampaikan dan diakhiri dengan penutup. Bagian isi memegang peranan krusial dalam penyampaian informasi sehingga pemilihan kalimat harus mudah dimengerti dan khusus mengacu pada tujuan.

Bagian terakhir dalam menulis surat adalah mencantumkan nama, jabatan, dan nomor induk pegawai (jika ada) pembuat surat. Sebagai tanda ratifikasi dan validasi maka dibubuhkan tanda tangan dan stempel lembaga. Catatan lain nan ada dibagian terakhir surat adalah tembusan surat nan diarahkan kepada pimpinan forum terkait meskipun secara teknis tak terlibat langsung dalam kegiatan nan tertera di surat.

Dilihat dari sudut pandang isi, surat memiliki ciri nan bervariasi menurut tujuan nan ingin disampaikan. Surat pribadi sering dipakai buat keperluan memberitahukan kepentingan pribadi kepada individu lainnya. Lain halnya dengan surat keluarga nan dikirim kepada anggota keluarga dengan misi membagi informasi nan menyangkut keluarga.

Secara substansi, surat dikenal juga dengan surat niaga nan berisi penawaran barang atau jasa, pesanan barang, pelelangan barang, dan sebagainya. Surat lamaran kerja dan surat ijin perlop kerja termasuk kedalam surat setengah resmi nan dibuat oleh individu kepada lembaga.

Sebuah surat biasanya memiliki kekhususan dengan strata keamanan nan digolongkan sebagai surat sangat rahasia, surat rahasia, surat konfidensial, dan surat biasa. Keterangan sifat surat sinkron aspek keamanannya tampak pada bagian sampul surat. Dengan begitu, penerima bisa langsung memahami bagaimana kepentingan nan dibawa oleh sebuah surat.

Surat sangat misteri merupakan dokumen nan tak boleh dibaca oleh orang nan tak berkepentingan sebab menyangkut ancaman terhadap negara. Secara fisik, surat sangat misteri dimasukkan kedalam sampul berlapis tiga dimana sampul pertama dicantumkan tulisan SR nan berarti sangat rahasia. Pada sampul kedua dituliskan SRS nan artinya sangat misteri sekali dan sampul disegel atau dilak, sedangkan sampul paling luar tak terdapat keterangan dan tak ada pengelakkan.

Surat misteri sendiri berupa dokumen forum atau instansi daerah nan isinya tak diketahui oleh orang nan tak terkait. Surat misteri memiliki sampul berlapis dua, dimana sampul pertama dilak dengan kode R nan mewakili misteri atau SR nan berarti sangat rahasia. Sampul terluar tak memiliki tulisan apapun dan tak dilakukan penyegelan.

Apabila surat tak ada keterangan sangat misteri maupun misteri maka bisa disimpulkan bahwa surat termasuk kedalam surat biasa. Kebocoran isi surat tak akan menyebabkan kerugian dan masalah nan fatal. Hanya saja, demi menjaga keasliannya, surat biasa juga harus dijaga secara baik.

Perkembangan media jejaring sosial nan telah mewabah seperti halnya virus epidemik seakan membuat orang satu sama lain saling berdekatan padahal terpisah jeda dan waktu nan berbeda. Kenyataan ini seakan mengalihkan pandangan setiap orang buat mulai meninggalkan Norma menulis surat dengan media kertas. Namun, bagi beberapa orang nan masih getol menulis surat resmi di dalam secarik kertas merasakan ‘cita rasa’ nan berbeda ditengah gencarnya arus informasi via internet .