Macam – macam surat penawaran

Apa saja macam macam surat penawaran ? Suatu bisnis niscaya selalu berhubungan dengan pihak lain. Pihak lain ini ialah pihak nan diminta melakukan kerjasama dengan seorang pelaku bisnis dalam suatu perusahaan. Maka mau tidak mau, ada suatu komunikasi nan harus terjalin dalam kasus tersebut. Bukan sekedar komunikasi nan biasa, tetapi komunikasi antar personal/ kelompok/ kelembagaan secara resmi. Perkembangan teknologi dan informasi memang secara luas banyak berhubungan dengan komunikasi. Komunikasi bisa mudah tersalurkan secara cepat melalui telepon, email atau sekedar sms. Namun pada kasus di atas, sistem komunikasi bisnis nan dijalin berbentuk lebih formal yakni dengan menggunakan surat . Surat seperti nan telah diketahui ialah suatu alat komunikasi berbentuk tulisan nan disengaja buat dibuat buat memberikan informasi secara tertulis, baik tentang suatu keterangan tertentu, perintah terhadap sesuatu ataupun penawaran kerjasama.

Fungsi surat tetap tak digantikan fungsinya dengan sistem komunikasi nan lebih canggih buat beberapa hal. Fungsi surat itu sendiri meliputi:

- Suatu bukti tertulis
Dalam suatu perjanjian usaha, penawaran kerjasama atau kontrak, surat harus dibuat bahkan berlampirkan materai. Surat ini bisa dijadikan sebagai bukti tulis buat kedua pihak nan terlibat.

- Surat sebagai media komunikasi
Surat sebagai fungsi primer ialah media komunikasi antar personal, misal saja surat pribadi atau suatu surat perintah atasan kepada bawahan.

- Surat sebagai panduan kerja buat melakukan tugas
Beberapa jenis surat menerangkan tentang ketentuan – ketentuan dalam suatu tugas nan diembankan, misalkan saja surat kerjasama kontrak proyek, maka ada ketentuan nan dijelaskan. Ketentuan tersebut sebagai acuan dalam melakukan tugas nan diberikan oleh pemberi tugas kepada pihak nan diajak kerjasama, nan sifatnya ialah mengikat.

- Surat sebagai alat pengingat
Dalam surat perjanjian hutang, surat dimaknai sebagai pengingat. Boleh jadi orang nan berhutang sudah melunasi hutang namun dalam fenomena belum.

- Surat sebagai kekuatan hukum
Surat bisa pula berlaku hukum jika dalam nota kesepahamannya dilampiri dengan materai dan tertulis sebagai kekuatan hukum, misal saja surat kerjasama proyek , surat perjanjian hutang, dan jenis surat nan lain.

Surat nan beredar dalam masyarakat dibedakan menjadi 3 jenis, antara lain:

1. Surat pribadi
Berdasarkan namanya, maka surat ini bersifat pribadi nan dikirim antar personal terhadap personal lain atau forum lain. Segi bahasa pun akan berbeda, jika hubungannya ialah antar individu, misal saja dengan mitra dan kerabat meskipun sekarang fungsi ini telah tergantikan dengan sms. Jika hubungannya personal dengan kelembagaan, maka bahasa nan ditampilkan pun akan berbeda, yakni lebih resmi. Contoh surat ini ialah surat lamaran pekerjaan.

2. Surat Dinas/ resmi
Surat dinas ialah surat nan resmi nan dikeluarkan oleh instansi atau forum nan diakui dan memiliki badan hukum buat sebuah kepentingan, misalkan saja buat administrasi. Surat dinas dikeluarkan dengan memakai nomor urut kepada personel atau kepada suatu lembaga. Hal nan menyangkut dalam surat dinas biasanya berisi tentang pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan penawaran baik dari instansi kepada instansi atau instansi kepada perseorangan. Contoh dari surat ini misalkan surat edaran, surat pemberitahuan, surat perjalanan dinas, surat perintah dinas, surat instruksi dan sebagainya.

3. Surat Niaga/ surat bisnis
Surat niaga ialah surat nan dibuat buat menyampaikan informasi tentang penyelenggaraan bisnis dari suatu forum atau badan nan menyelenggarakan kegiatan bisnis. Surat niaga biasanya memiliki kekuatan hukum nan lebih besar sebab hampir selalu dibubuhkan materai dan memiliki nota kesepahaman antara dua kelompok nan dibuktikan dengan tanda tangan kedua belah pihak nan terlibat. Contoh dari surat niaga ini antara lain: surat penawaran, surat perjanjian kontrak, surat permintaan pesanan, surat pengaduan dan sebagainya.

Dalam pembuatan surat ini, ada hal – hal nan perlu diperhatikan dalam proses pembuatannya, yakni:

1. Bahasa nan ditampilkan dalam surat harus resmi, terhadap surat nan hubungannya dengan kelembagaan bukan surat pribadi (keluarga). Kosakata nan standar dan struktur kalimat nan terperinci dan lengkap wajib digunakan sebab hubungannya bukan terhadap individu per individu namun menyangkut pada interaksi individu terhadap suatu kelompok.
2. Bahasa nan digunakan dalam surat tak terlalu berbasa basi. Padat, baku, mengandung nilai etika dan keindahan serta logis.
3. Bahasa nan digunakan mewakili isi dan tujuan pembuatan surat
4. Pada surat resmi, maka wajib menampilkan kop surat nan berisi tentang informasi lembaga/ instansi pengirim surat, juga nomor surat nan berisi tentang dikeluarkannya surat dan tahun pembuatan. Ini dimaksudkan buat memudahkan proses administrasi.
5. Pada surat resmi dan niaga, wajib pula membubuhkan cap nan menunjukkan keresmian lembaga
6. Untuk surat niaga, materai menjadi hal nan primer sebab terkadang terdapat perselisihan pada interaksi pekerjaan (kerjasama). Fungsi materai sebagai pengikat interaksi tersebut dan bisa dijadikan sebagai kekuatan hukum buat menyelesaikan permasalahan pada ranah hukum

Salah satu jenis surat niaga ialah surat penawaran. Surat penawaran dibuat oleh forum atau instansi nan melakukan suatu unit usaha/ kegiatan bisnis terhadap rekan kerja berkaitan sesuatu hal. Biasanya surat penawaran dilampirkan proposal dan keterangan tentang perusahaan nan menawarkan suatu produk atau jasa. Jenis surat ini ialah surat nan tak bisa digantikan oleh sekedar sms namun bisa digantikan dengan surat elektronik (email). Macam – macam surat penawaran antara lain:

1. Surat penawaran barang
Surat penawaran jenis ini ialah surat nan dibuat oleh perusahaan nan memiliki kegiatan usaha berupa produksi suatu barang (produk) kepada suatu rekan kerja atau kelompok dalam menawarkan barang nan diproduksi. Penawaran ini tak mengikat antara kedua belah pihak. Pihak pertama sebagai produsen hanya sekedar menawarkan barang dan rekan kerja nan menjadi partner kerja tak diharuskan buat menerima penawaran barang tersebut. Isi dari surat penawaran barang ialah jenis produk/ barang nan ditawarkan, kualitas barang nan ditawarkan, harga dari barang tersebut, potongan dan cara pemesanan barang, syarat pemesanan barang, layanan purna jual barang (garansi) dan contoh barang nan ditawarkan. Biasanya pula surat penawaran barang berdasarkan atas permintaan pihak lain pada suatu iklan atau memang melakukan tembusan terhadap produsen.

2. Surat penawaran jasa
Surat penawaran jasa ialah jenis surat penawaran nan dibuat oleh perusahaan nan bergerak dalam bidang jasa, misalkan saja jasa travel, jasa perakitan komputer dan web design, jasa instalasi pemasangan listrik dan jaringan dan sebagainya. Bentuk penawaran jasa nan diberikan ialah dalam bentuk kerjasama antara dua personal.

3. Surat penawaran harga
Bentuk surat penawaran harga hampir sama dengan surat penawaran jasa akan tetapi telah terjadi kesepakatan terlebih dahulu antara pihak pemberi jasa dengan pihak pemakai jasa, meskipun sebenarnya dala surat penawaran jasa diberikan pula rincian harga jasa nan ditawarkan

4. Surat penawaran kerjasama
Surat penawaran kerjasama biasanya dilakukan oleh dua pihak nan produsen. Salah satu pihak produsen melakukan penawaran kerjasama kepada produsen lain buat membantu kegiatan usahanya. Biasanya dalam surat penawaran kerjasama, dituliskan kesepakatan antara kedua belah pihak tentang merk dagang, penulisan pelabelan dan pembagian keuntungan.

Demikianlah sekelumit tentang macam macam surat penawaran. Semoga dapat menambah ilmu kita dan menjadi wahana buat mempermudah dalam menjalankan sebuah usaha.