Format Penulisan Nomor Surat

Surat ialah salah satu alat komunikasi nan cukup krusial saat ini. Meski saat ini keberadaan surat sudah mulai tergerus dengan adanya media komunikasi lain nan lebih modern dan cepat, keberadaan surat masih belum tergantikan. Surat ialah salah satu media komunikasi nan dahulu sangat populer digunakan. Berikut ini akan dibahas bagian dari surat, yaitu cara penulisan nomor surat resmi.

Surat digunakan buat berkomunikasi dengan orang atau saudara nan berada di loka nan jauh buat mengetahui kabar atau hanya sekedar berkirim pesan.

Secara umum, surat bisa dibagi menjadi dua jenis, yakni surat formal dan non formal atau nan sering disebut dengan surat resmi dan surat pribadi. Surat resmi biasanya memiliki format dan anggaran eksklusif dalam penulisannya, seperti adanya kop surat, isi surat nan formal, dan penulisan nomor surat sinkron dengan ketentuan forum atau organisasi nan bersangkutan.

Meski setiap perusahaan atau organisasi memiliki ketentuan sendiri dalam membuat surat, tapi dalam bahasa Indonesia ada anggaran standar buat menulis surat nan bersifat formal atau resmi.

Tentu penulisan surat resmi ini sangat berbeda dengan surat pribadi. Surat pribadi tidak memiliki anggaran standar dalam penulisannya, isinya juga hal-hal nan bersifat pribadi dan bisa ditulis dengan bahasa dan ejaan sinkron selera penulisnya. Sedangkan surat resmi memiliki anggaran standar dan isinya juga ditulis dalam bahasa nan formal.

Meski saat ini surat mulai tergeser dengan alat komunikasi lain nan lebih canggih, sebut saja SMS (Short Message Service), instant messenger, electronic mail ( email ), dan pelbagai teknologi canggih lainnya nan lebih cepat.

Meski tergerus dengan kemajuan zaman dan teknologi, surat resmi masih digunakan oleh banyak perusahaan, organisasi, dan instansi pemerintah. Sedangkan surat pribadi memang mendapat pukulan nan cukup telak dengan kehadiran teknologi tersebut sebab kini banyak orang nan lebih memilih SMS atau email buat mengetahui kabar saudaranya di loka nan jauh dan tentu saja pesan dan balasannya lebih cepat dari surat.

Meski demikian, surat pribadi ini masih ada sebab masih banyak orang nan menikmati seni nan ada dalam surat menyurat tersebut, seperti menjadi filateli dengan mengumpulkan prangko atau bahagia memiliki sahabat pena. Mari kita kembali ke bahasan primer mengenai surat resmi dan bagaimana cara penulisannya.

Kita harus mengenal bagian-bagian dari surat resmi itu sendiri. Pada artikel ini akan dijelaskan mengenai anggaran dan format generik dalam penulisan surat resmi. Oke, langsung saja kenali bagian-bagian surat resmi berikut ini.

Kop surat atau kepala surat ialah bagian dari surat resmi nan biasanya terletak di bagian paling atas atau pada bagian header. Bagian kop surat ini biasanya memuat informasi krusial terkait identias dari perusahaan atau instansi nan membuat surat tersebut. Apa saja informasi nan dimuat di header atau kop surat ini?

Informasi nan terdapat pada kop surat pada surat resmi antara lain ialah lambang atau logo perusahaan atau instansi nan bersangkutan, nama lengkap atau nama organsisasi nan bersangkutan, alamat lengkap dari perusahaan atau organisasi termasuk nomor kotak pos, nomor kontak nan biasanya berupa nomor telepon kantor atau nomor ponsel, dan nomor faksimile.

Lalu, bagaimana cara dan anggaran penulisan kop surat ini? Hal nan perlu diperhatikan ialah penulisan nama instansi atau perusahaan nan harus diketik atau ditulis dengan huruf kapital.

Selain nama instansi atau perusahaan, semua informasi ditulis dengan huruf depan kapital, kecuali kata unggas nan meliputi semua informasi dalam kop surat. Beberapa sumber mengatakan bahwa semua informasi dalam kop surat bisa ditulis dengan huruf besar atau modal semua.

Perlu diperhatikan, nama perusahaan atau instansi dalam kop surat jangan disingkat, misalnya Depiknas, tetapi harus ditulis lengkap Departemen Pendidikan Nasional.

Pada bagian penulisan alamat, banyak nan galat dengan menyingkat kata Jalan menjadi Jln., Jl., Jlan. , atau telepon disingkat menjadi Tlp., Telp. , dan sebagainya, tetapi harus ditulis lengkap, yakni Jalan dan Telepon .

Selain itu, gunakanlah bahasa Indonesia nan baik dan benar, serta jangan dicampur dengan bahasa Inggris. Paling banyak terjadi kesalahan pada penulisan Kotak Pos nan ditulis dalam bahasa Inggris misalnya, P.O. Box, Post Office Box atau disingkat menjadi K. Pos, Kot P, tetapi harus ditulis lengkap, yakni Kotak Pos .

Tak hanya itu, pada penulisan telepon dan kotak pos tidak perlu diikuti tanda (:) sebagai tanda pemisah, tetapi cukup dipisahkan dengan spasi. Perlu diketahui, penulisan kode pos harus ditulis setelah nama kota dari alamat instansi atau perusahaan nan bersangkutan, contohnya sebagai berikut.

PT. MAJU MUNDUR SEJAHTERA
Pusat Pelatihan dan Bimbingan Belajar
Jalan Glatik 13, Banaran
Boyolali 57313
Kotak Pos 7272 Telepon 5645635, 8973625, 7346453

Penulisan tanggal pada surat resmi ini juga sering terjadi kesalahan. Hal ini disebabkan sebab kurangnya pengetahuan mengenai aturan-aturan standar dalam penulisan tanggal pada surat resmi.

Menurut anggaran nan berlaku pada bahasa Indonsia, penulisan tanggal pada surat resmi harus ditulis lengkap dengan format penulisan tanggal menggunakan angka, bulan ditulis menggunakan huruf dan bukan nomor bulan, dan terakhir, tahun juga harus ditulis dengan angka.

Jangan menyingkat nama bulan, misalnya Agt., Okt., Jan. , tetapi Agustus, Oktober, Januari . Perlu diperhatikan pada penulisan bulan Februari dan November ini bukan menggunakan huruf p , seperti Pebruari dan Nopember , tapi Februari dan November . Penulisan tanggal secara lengkap ini tak boleh diikuti tanda baca apa pun, contohnya sebagai berikut.

14 Februari 2013

Format penulisan isi nomor surat memang agak berbeda, sinkron dengan kebijakan perusahaan masing-masing. Namun, ada anggaran standar buat penulisan nomor, lampiran , dan hal .

Ketiga kata ini ( nomor, lampiran , dan hal ) ditulis dengan huruf awal modal dan diikuti dengan tanda titik dua. Penulisan kata Nomor dan Lampiran boleh ditulis secara utuh atau disingkat, tetapi harus seragam.

Jika nomor disingkat, maka lampiran juga disingkat, begitu juga sebaliknya. Sedangkan buat penulisan isi dari nomor surat, ini sinkron dengan anggaran perusahaan atau instansi masing-masing, contohnya sebagai berikut.

Nomor: 55/U/KHXL/2013 atau No. : 55/U/KHXL/2013

Contoh penulisan lampiran:

Lampiran: Sepuluh berkas atau Lamp: Sepuluh berkas

Contoh penulisan hal:

Hal: Permohonan donasi dana

Penulisan alamat surat juga memiliki beberapa anggaran baku. Secara generik penulisan alamat surat ini ada dua format, yakni ditulis di sebelah kiri atas dan terletak di bawa salam.

Sedangkan format kedua ialah ditulis di sebelah kanan atas surat dan di bawah bagian tanggal surat. Hal-hal nan perlu diperhatikan pada penulisan alamat surat ini ialah pada bagian nama penerima nan harus ditulis dengan lengkap dan ditulis dengan huruf modal pada setiap awal unsurnya saja, bukan seluruhnya.

Gelar nan ditulis di depan nama, tak dicantumkan pada penulisan nama penerima surat. Penulisan alamat penerima surat harus jelas, lengkap, dan informatif.

Sama dengan penulisan alamat pada kop surat, penulisan alamat pada penerima surat ini juga harus ditulis lengkap. Jalan harus ditulis lengkap dan tak disingkat dan setiap unsur pada alamat ditulis dengan huruf awal kapital.

Demikian uraian seputar cara penulisan surat resmi, terutama penulisan nomor surat. Semoga informasi tersebut bermanfaat dan menambah wawasan Anda. Selamat mencoba.