Bagian-bagian Surat Resmi

Bagaimana contoh surat resmi bahasa Indonesia ? Manusia ialah makhluk sosial nan tentunya saling membutuhkan satu sama lain dan hayati dalam suatu masyarakat nan membentuk satu kesatuan, buat menjamin kehidupannya setiap manusia memerlukan pekerjaan dan kemampuan berkomunikasi. Hal tersebut bisa dilakukan secara lisan maupun secara tertulis.

Tinggal di Negara Indonesia nan mayoritas penduduknya berbahasa Indonesia, penggunaan bahasa Indonesia di berbagai keperluan tentunya bukan sesuatu nan mencengangkan, termasuk dalam membuat sebuah surat resmi. Surat resmi nan dibuat pun menggunakan bahasa Indonesia. Surat resmi bahasa Indonesia ini nantinya memudahkan siapa pun masyarakat Indonesia buat mengetahui maksud dari isi surat.

Informasi nan secara lisan dapat dilakukan ketika kedua belah pihak saling berhadapan secara langsung dan berjumpa di loka nan sama, ataupun saat ini dapat melalui media elektronik seperti telepon. Namun pemberian informasi secara lisan melalui telepon sangatlah terbatas sebab tak semua hal bisa dibicarakan.

Sehingga kita perlu menggunakan surat sebagai medianya, terlebih jika informasi nan dibutuhkan berkaitan dengan suatu lembaga/instansi eksklusif nan harus menggunakan surat sebagai alat komunikasi penyampai informasi resmi.
Surat ialah salah satu media komunikasi nan berguna buat menyampaikan informasi nan diperlukan seseorang dalam bentuk tulisan.

Adapun jenis-jenis surat terbagi menjadi 2 bagian, yaitu: Surat pribadi dan Surat resmi.

Surat Pribadi ialah surat nan ditulis oleh seseorang kepada orang lain nan semata-mata buat kepentingan pribadinya dan biasanya bersifat rahasia. Contoh: Surat nan dikirim Ayah kepada kakaknya.

Jadi intinya surat-surat nan diberikan seseorang kepada orang terdekatnya seperti surat buat teman, sahabat dan keluarga termasuk ke dalam jenis surat pribadi.

Surat Resmi ialah surat nan dikeluarkan oleh suatu lembaga/instansi, rerusahaan atau kelompok/organisasi eksklusif kepada pihak lain.

Surat Resmi dapat juga disebut sebagai Surat Dinas sebab surat dinas pun sebenarnya bersifat resmi dan memiliki fungsi serta format penulisan nan sama. Namun kedua surat tersebut memiliki sedikit perbedaan. Surat Dinas termasuk surat resmi sedangkan surat resmi belum tentu termasuk surat dinas, mengapa demikian?

Surat resmi secara spesifik lebih kepada surat nan ditulis seseorang atau lembaga/instansi kepada orang lain buat kepentingan nan bersifat resmi, seperti: surat undangan kedap resmi, surat undangan kedap perusahaan dan surat pemberitahuan.

Fungsi surat resmi ialah buat memberikan informasi nan berasal dari suatu lembaga/instansi eksklusif kepada orang lain buat hal-hal nan besifat resmi nan berkaitan dengan interaksi kedinasan.

Sedangkan surat dinas digunakan oleh instansi/lembaga eksklusif dengan tujuan buat kepentingan pekerjaan formal seperti surat tugas dari kantor/perusahaan dan surat-surat perjanjian.

Fungsi surat dinas ini ialah sebagai bukti seksama hitam di atas putih nan suatu saat dapat dibuka kembali pada saat diperlukan sehingga dapat berperan juga menjadi bukti sejarah di masa nan akan datang jikalau diperlukan lagi, selaiin itu juga dapat menjadi bukti catatan perkembangan serta perubahan nan terjadi pada suatu instansi/lembaga dan atau perusahaan tertentu. Jadi secara generik sebenarnya surat dinas dapat juga diartikan sebagai surat resmi.

Jenis surat resmi sangatlah berbeda dengan surat pribadi, surat pribadi memiliki kebebasan dalam menulis surat dan penulis pun bebas berekspresi. Lain halnya dengan surat resmi/surat dinas nan memiliki syarat-syarat eksklusif nan harus deperhatikan oleh seseorang, lembaga/instansi nan akan membuat surat tersebut.

Syarat-syarat surat resmi/dinas nan baik di antaranya:

1. Dibuat dengan format nan menarik;
2. Menggunakan ragam bahasa indonesia resmi,
3. Memakai bahasa nan digunakan tak terlalu panjang (singkat, padat dan jelas);
4. Memerhatikan penulisan EYD nan baik dan benar;
5. Menggunakan kop surat (instansi/lembaga, organisasi atau perusahaan);
6. Menyertakan cap/stempel;
7. Menggunakan format penulisan baku;

Dalam penulisan surat resmi nan ada di masyarakat ada beberapa format penulisan surat resmi nan bisa kita ketahui. Disparitas format/tata letek surat resmi ini disebabkan oleh disparitas lembaga/instansi dan perusahaan nan berbeda.

Misalnya penempatan tata letak penulisan alamat nan dituju pada instansi A ditulis di sebelah kanan atas dan pada instansi B ditulis di sebelah kiri atas. Begitupun tata letak pada penulisan salam epilog ada nan ditulis di sebelah kanan bawah ada juga nan ditulis di sebelah kanan atas.

Berikut beberapa format surat dinas nan lazim digunakan oleh berbagai instansi/lembaga atau perusahaan di Indonesia, di antaranya : 1) format lurus (block style), 2) format lurus penuh (full block style), 3) format setengah lurus (semi block style), dan 4) format bergerigi (indented style).

Nah, sekarang setelah mengetahui format surat resmi/dinas kita pun harus mengetahui bagian-bagian spesifik nan terdapat pada surat resmi/dinas sehingga membedakan surat resmi dengan surat pribadi.

Bagian-bagian surat resmi/dinas, yaitu:

1. Kepala Surat,

Kepala surat nan lengkap terdiri atas:

a. Nama Instansi/lembaga;
b. Alamat lengkap;
c. Nomor telepon;
d. Nomor kotak pos;
e. Lambang Instansi/logo

Jika perusahaan dalam bidang bisnis dalam kepala surat sebaiknya tercantum alamat kantor cabang, nama bank, jenis usaha.

2. Tanggal Surat,
3. Lampiran Surat,
4. Hal atau perihal surat,
5. Alamat nan dituju,
6. Salam pembuka,

7. Isi Surat,

a. Paragraf pembuka surat
b. Paragraf isi surat
c. Paragraf epilog surat

8. Salam penutup,
9. Tanda tangan,
10. Nama jelas penanda tangan,
11. Jabatan penanda tangan,
12. Tembusan, dan
13. Inisial.

Adapun hal-hal nan harus diperhatikan dalam menulis surat resmi bahasa Indonesia ialah dalam tata cara penulisan, sebaiknya ditulis dengan menggunakan ragam bahasa standar sehingga terhindar dari kesalahan global.

Pada penulisan kepala surat nan baik dan sahih adalah dengan menuliskan nama instansi/lembaga nan bersangkutan dengan huruf modal semua pada bagian atas kertas dengan simetris, kemudian logo/lambang instansi dicantumkan di sebelah kiri, nama departemen atau nama instansi pusat ditulis pada baris pertama, sedangkan nama unit organisasi pada baris kedua, dan nama sub-unit organisasi dicetak pada baris ketiga.

Alamat instansi ditulis lengkap termasuk nomor telepon, nomor teleks, dan kode pos. alamat instansi dituliskan dengan huruf-huruf awal kapital, kecuali kata tugas atau dengan huruf capital tapi ukurannya lebih kecil daripada huruf-huruf buat nama instansi/lembaga.

Penulisan alamat dipisahkan dengan koma, bukan dengan tanda hubung. Penulisan kata “jalan” sebaiknya tak disingkat menjadi Jl. atau Jln. tetapi tetap ditulis jalan jika kantor memiliki telepon, ditulis lengkap dengan ditulis “telepon” tak disingkat Telp. atau Tilp. Tuliskan pula Kotak Pos jika instansi tersebut memilikinya bukan ditulis dengan kata PO. Box.

Penulisan (perseroan Terbatas) ditulis tanpa titik PT (bukan P.T). penulisan tanggal surat diletakkan di sebelah kanan atas dengan terlebih dahulu ditulis nama kota dimana instansi/lembaga itu berada. Misalnya: Bandung, 13 April 2013. Semua ketentuan nan terdapat dalam surat resmi/dinas ini tak berlaku dalam penulisan surat pribadi.

Semua hal nan berkaitan dengan instansi/lembaga ini hendaknya dibuat dengan baik dan benar. Selain macam-macam surat nan telah dijelaskan di atas ada beberapa jenis surat nan juga bisa digolongkan ke dalam surat resmi, di antaranya: surat lamaran pekerjaan.

Semoga informasi tentang tata cara penulisan surat resmi bahasa Indonesia ini bisa bermanfaat bagi Anda!